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养老院行政会议制度

为规范养老院日常行政管理，保障决策科学、执行高效、沟通顺畅，结合机构实际运营需求，制定本行政会议制度。本制度适用于养老院内部所有行政类会议的组织、召开及后续管理工作，涵盖院务会、行政办公会、部门联席会、月度总结会四类常规会议及临时会议。

一、会议分类与基本要求

（一）会议分类及定位

1.院务会：养老院最高决策会议，负责机构战略规划、重大事项决策及核心管理制度审定，体现管理层集体意志。

2.行政办公会：日常运营协调会议，聚焦阶段性工作部署、跨部门问题解决及执行进度督导，确保管理层与执行层信息同步。

3.部门联席会：专项工作推进会议，针对特定业务领域（如安全管理、服务质量提升、信息化建设）开展专题研讨，形成可落地的行动方案。

4.月度总结会：全员性工作复盘会议，总结上月运营数据、服务质量、安全指标完成情况，分析问题并明确下月重点任务，强化团队目标共识。

5.临时会议：因突发事件（如重大安全事故、紧急政策调整）或紧急事项（如突发舆情处理、重要合作谈判）临时召开的专项会议，需快速决策并启动应急响应。

（二）基本要求

所有会议需遵循“会前充分准备、会中聚焦高效、会后跟踪落实”原则，严格控制会议时长（常规会议不超过2小时，临时会议不超过1小时），避免形式化讨论。会议组织部门需提前24小时（临时会议提前2小时）向参会人员发送会议通知（含议题、议程、背景材料），确保信息对称。

二、各类会议具体规则

（一）院务会

1.召开频率：每月最后一个周五召开（遇节假日顺延至次工作日），特殊情况经院长批准可临时召开。

2.参会人员：固定成员为院长、副院长、各部门负责人（护理部、后勤部、医疗部、财务部、行政部）；根据议题需要，可邀请职工代表（不超过3人）、外聘专家（如法律顾问、医疗顾问）列席，列席人员无表决权。

3.议事范围：

-审议机构年度工作计划、中长期发展规划（3-5年）及调整方案；

-审定年度财务预算、决算报告及单笔5万元以上（含）的非预算支出；

-讨论并决策中层及以上管理人员任免、薪酬体系调整、重大奖惩事项；

-审议重大服务项目引入（如失智症照护专项、医养结合新模块）、设施改造方案（单次投入10万元以上）；

-审定涉及全体员工权益的管理制度（如考勤制度、绩效考核办法）及服务标准（如护理等级评定细则）；

-其他需集体决策的重大事项（由院长或2名以上副院长提议）。

4.议事程序：

-议题征集：每月20日前，各部门将需提交院务会审议的议题（附背景说明、方案建议、风险评估）报送行政部；行政部汇总后，于22日前提交院长审核，确定最终议题清单。

-材料准备：行政部于会前3个工作日将会议材料（含议题清单、相关方案、数据支撑）发送至全体参会人员；涉及财务、人事等敏感议题的材料，需标注“内部机密”并限制传阅范围。

-会议召开：由院长主持，按议题顺序逐项讨论；每项议题先由提案部门负责人汇报（限时10分钟），参会人员充分发表意见（单人次发言不超过5分钟）；院长可根据讨论情况进行总结，若意见分歧较大，可暂缓表决并指定专人调研后下次会议再议。

-表决与决议：需表决的议题采用举手表决（赞成票超过应到固定成员2/3为通过）；决议内容需明确责任部门、完成时限及验收标准，形成《院务会决议纪要》。

-归档备案：会议记录由行政部专人负责（需记录发言要点、表决结果），纪要经院长签字后，于会后2个工作日内下发至相关部门，并抄送财务部、行政部存档（电子档加密存储，纸质档专柜保管，保存期10年）。

（二）行政办公会

1.召开频率：每周一上午9:00召开（遇节假日顺延）。

2.参会人员：院长、副院长、各部门负责人（必须列席）；根据议题需要，可要求具体业务主管（如护理组组长、后勤维修主管）参会说明情况。

3.议事范围：

-通报上周重点工作完成情况（按部门汇报，需对照《周任务清单》说明进度、未完成事项原因及改进措施）；

-部署本周重点任务（结合院务会决议、月度计划分解，明确责任部门、完成标准、时间节点）；

-协调跨部门协作问题（如护理部与后勤部关于物资配送时效的争议、医疗部与行政部关于档案管理权限的界定）；

-分析运营数据异常（如本周投诉量环比上升30%、药品库存周转率低于预警值），提出即时改进措施；

-传达上级主管部门最新通知（如民政部门关于消防检查的新要求、医保政策调整），明确落实方案。

4.议事程序：

-会前准备：各部门于上周五17:00前将《上周工作完成情况表》《本周重点任务申报单》提交行政部；行政部汇总后形成会议议程，经副院长审核，于周五18:00前发送至参会人员。

-会议召开：由常务副院长