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机关物品管理制度

一、物品分类与定义

机关物品实行分类管理，根据使用属性、价值及耐用性划分为以下四类，分类标准与管理要求如下：

1.固定资产：指单位价值在1000元以上（含1000元），使用期限超过1年，且在使用过程中基本保持原有物质形态的物品。包括但不限于办公设备（电脑、打印机、复印机）、办公家具（办公桌、文件柜）、专用设备（会议音响、监控系统）、运输工具（公务车辆）等。单价虽未达到1000元但使用期限超过1年的大批同类物资（如办公桌椅批量采购），也纳入固定资产管理。

2.低值易耗品：指单位价值在100元（含）至1000元以下，使用期限在1年以内或虽超过1年但易损耗的物品。包括工具类（计算器、装订机）、器皿类（茶杯、托盘）、小型办公设备（U盘、移动硬盘）等。

3.消耗性物资：指一次性使用或使用期限短、价值低（100元以下），无法重复使用的物品。主要包括办公耗材（纸张、墨盒、笔、回形针）、清洁用品（纸巾、消毒液、垃圾袋）、日常消耗品（茶叶、饮用水）等。

4.专用物资：指因特定工作需要配置，具有特殊用途或管理要求的物品。包括保密文件柜、档案盒（涉及涉密管理）、应急物资（灭火器、急救箱）、活动物资（宣传展板、会议横幅）等。专用物资需结合其使用场景制定专项管理细则。

二、采购管理

物品采购严格遵循“按需申请、预算控制、规范流程、节约高效”原则，具体流程如下：

1.需求申报：各部门需于每月25日前提交下月《物品采购申请表》，注明物品名称、规格型号、数量、预算金额及用途。临时紧急采购（如突发会议所需物资）需填写《紧急采购审批单》，经部门负责人签字确认后报资产管理部门。

2.审核审批：资产管理部门负责汇总各部门采购需求，核对现有库存（固定资产需核查使用状态，低值易耗品及消耗品需核对近3个月领用数据），剔除重复或超量需求后，编制《月度采购计划》。财务部门对采购计划进行预算审核，重点核查是否超年度预算、单价是否符合市场公允价（参考近期采购记录或电商平台比价）。《月度采购计划》经分管领导审批后执行，单次采购金额超过5000元的需报主要领导审批。

3.采购执行：

-单次采购金额5000元以下（含）的，由资产管理部门通过定点供应商（需提前通过公开比选确定3家以上备选供应商）采购，优先选择节能、环保产品；

-5000元至2万元（含）的，需组织至少3家供应商比价，留存比价记录；

-2万元以上的，按政府采购相关规定执行公开询价或招标程序；

-应急采购（金额5000元以下）可由申请部门先行采购，但需在3个工作日内补办审批手续并提供发票、购物清单及情况说明。

4.验收与登记：物品到货后，由资产管理部门、使用部门及供应商三方共同验收。验收内容包括：核对数量、规格与采购清单是否一致；检查外观是否完好（如设备无划痕、包装无破损）；测试功能是否正常（如电脑开机运行、打印机试打）；核对发票与实物信息是否匹配。验收合格后填写《物品验收单》，由三方签字确认；不合格的当场拒收并要求供应商更换。验收完成后，资产管理部门需在2个工作日内完成入库登记，固定资产同步录入固定资产管理系统。

三、入库与保管

1.入库登记：所有物品入库前需完成验收，资产管理部门根据《物品验收单》登记《物品入库台账》。台账内容包括：物品名称、规格型号、数量、单价、金额、供应商、入库日期、存放地点（具体到楼层、房间）。固定资产需单独建立《固定资产卡片》，注明使用部门、使用人、原值、折旧年限（按财务制度规定，电子设备3年、家具5年、车辆4年）等信息。

2.分类保管：

-固定资产：由使用部门指定专人保管，存放于固定位置，避免随意移动；

-低值易耗品：存放于部门物资柜（需加锁），钥匙由部门资产管理员保管；

-消耗性物资：集中存放于机关仓库（需通风、防潮、防火），仓库管理员每日检查温湿度并记录；

-专用物资：涉密物资（如保密文件柜）存放于保密室，由保密员管理；应急物资存放于指定应急仓库，严禁挪作他用；活动物资使用后需及时清点、清洁，入库保存。

四、领用与使用管理

1.领用申请：

-消耗性物资：使用人填写《消耗品领用单》，注明物品名称、数量、用途，经部门负责人签字后到仓库领取。原则上按“以旧换新”管理（如笔芯换空笔杆、墨盒换空壳），特殊消耗品（如消毒液）按实际需求领用，单次领用量不超过1个月用量。

-低值易耗品：使用人填写《低值易耗品领用单》，经部门资产管理员审核（核查是否已有同类物品未报废）、部门负责人审批后领取。领用后由使用人签字确认保管责任。

-固定资产：使用人填写《固定资产领用单》，注明