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采购流程和报销制度

企业日常运营中，采购与费用报销是资金管理的核心环节，直接影响成本控制、财务合规及业务效率。为规范经济行为，明确操作标准，防范管理风险，结合公司实际业务场景，现就采购全流程操作规范及费用报销管理要求作出如下具体规定：

一、采购全流程操作规范

本规范适用于公司各部门因日常办公、生产经营、项目实施等需求产生的物资（含办公用品、设备、原材料、低值易耗品等）及服务（含咨询、外包、技术服务等）采购行为，涵盖从需求发起至款项支付的完整闭环。

（一）需求发起与确认

1.需求提报

各部门须通过公司OA系统提交《采购需求申请表》（以下简称“需求表”），严禁线下口头提报或事后补单。需求表须包含以下必填信息：

-采购类别（物资/服务）、名称、规格型号（技术参数）、数量、用途说明；

-预计单价及总金额（需附市场调研依据，如电商平台截图、历史采购记录等）；

-需求紧急程度（一般/紧急/特急）及最晚交付时间；

-具体使用部门及对接人（需签字确认需求真实性）。

2.需求审核

需求表提交后，依次由以下节点审核：

-部门负责人：审核需求合理性（是否重复采购、是否符合部门年度预算）、技术参数准确性（涉及专业设备时需技术主管复核）；

-预算管理岗（财务部门）：核对年度预算执行情况，确认采购金额在可用预算范围内（超预算需求须额外提交《预算调整申请》并经分管副总审批）；

-采购部门：审核需求描述完整性（避免模糊表述如“一批”“若干”）、交付时间可行性（特急需求需评估供应商供货周期）。

（二）供应商管理

1.供应商准入

所有采购须优先从公司《合格供应商名录》（以下简称“名录”）中选择，新增供应商须履行准入审批：

-基础资质核查：营业执照（需在有效期内）、税务登记证、行业许可证（如特种设备需提供生产许可证）、银行资信证明；

-信用记录核查：通过国家企业信用信息公示系统查询是否存在经营异常、失信被执行记录；

-实力评估：近3年同类项目业绩（需提供合同关键页或验收证明）、产能证明（如工厂规模、库存能力）、质量保证体系（ISO认证等）；

-准入审批：采购部门汇总核查资料，提交分管副总审批后纳入名录，有效期1年。

2.供应商动态管理

-季度评估：采购部门联合使用部门、质量部门按《供应商评估表》评分，指标包括：交货及时率（权重30%）、质量合格率（权重40%）、售后响应时效（权重20%）、价格竞争力（权重10%）；

-分级管理：A类（90分以上）为战略供应商，优先合作并给予付款账期优惠；B类（70-89分）为合格供应商，正常合作但需关注改进项；C类（60-69分）为观察供应商，限制单次采购金额；D类（60分以下）列入黑名单，禁止合作；

-名录更新：每季度末根据评估结果更新名录，黑名单供应商3年内不得重新准入。

（三）采购执行

1.采购方式选择

-小额采购（单批次≤1万元）：由采购部门从名录中选择2家以上供应商比价，留存报价单（需加盖供应商公章）及比价记录，经采购主管审批后直接下单；

-中额采购（1万元＜单批次≤10万元）：采用询价采购，需获取3家以上供应商报价，编制《比价分析报告》（含价格对比、质量差异、交货周期对比），经分管副总审批后确定供应商；

-大额采购（单批次＞10万元）：须采用招标采购，流程如下：

（1）编制招标文件：明确采购需求、技术标准、评标办法（综合评分法，商务分占40%、技术分占40%、服务分占20%）、付款条件、履约保证金要求（合同金额的5%-10%）；

（2）发布招标公告：在公司官网及行业平台公示，报名截止前至少5个工作日；

（3）评标会议：由采购部门、技术部门、财务部门、审计部门组成5人以上评标小组，当场封存投标文件，按评分标准打分，形成《评标报告》；

（4）结果公示：中标结果在公司内部公示3个工作日，无异议后签订合同。

2.合同签订

所有采购金额≥5000元须签订书面合同（框架协议可覆盖年度内多批次采购），合同须包含以下条款：

-标的信息（名称、规格、数量）、单价及总金额（含税费说明）；

-交付时间、地点及运输责任（明确运费承担方、验收前风险转移节点）；

-质量标准（国标/行标/企标，需注明具体编号）、验收方式及不合格品处理（退换货期限、违约金比例）；

-付款方式（预付款比例≤30%，验收合格后付至95%，质保金5%满1年无质量问题后支付）；

-违约责任（延迟交货按日0.5‰支付违约金，质量不达标赔偿实际损失）；

-争议解决条款（优先协商，协商不成提交合同签订地法院诉讼）。

合同须经法务部门审