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酒店应收账款管理条例

为规范酒店应收账款管理流程，防范信用风险，保障资金安全与运营效率，结合酒店实际经营情况，制定本管理规范。本规范适用于酒店所有因提供住宿、餐饮、会议、娱乐等服务产生的应收账款管理，涵盖客户信用评估、账单确认、款项催收、坏账处理及责任监督等全流程环节。

一、客户信用管理

（一）客户分类与准入

酒店客户分为协议单位客户、散客及临时团队客户三类。协议单位客户指与酒店签订长期合作协议，约定信用结算方式的企业、机构或组织；散客指未签订协议，以个人或临时团体形式消费的客户；临时团队客户指因会议、活动等临时入住，消费金额超过一定阈值（单场活动消费预计5万元及以上）的团体。

协议单位客户需通过信用评估方可享受挂账结算服务。散客及临时团队客户原则上需在入住或消费前支付押金（押金标准为预计消费金额的120%）或通过预授权锁定支付额度，特殊情况需挂账的，需经销售部门负责人及财务总监双重审批。

（二）信用评估流程

1.资料收集：新申请协议挂账的客户需提交以下资料：营业执照（或事业单位法人证书）复印件、近一年度财务报表（含资产负债表、利润表）、开户银行出具的信用记录证明、法定代表人身份证明及联系方式、过往与其他企业合作的信用履约证明（如有）。

2.评估标准：由财务部门联合销售部门组成信用评估小组，从经营稳定性、偿债能力、历史信用三个维度进行评分（总分100分）。经营稳定性（30分）：企业成立年限≥3年（10分）、年营收≥500万元（10分）、无重大法律纠纷（10分）；偿债能力（40分）：资产负债率≤60%（20分）、流动比率≥1.5（20分）；历史信用（30分）：近2年无逾期付款记录（20分）、与其他合作方履约率100%（10分）。

3.分级管理：根据评分结果，客户信用等级分为AAA级（90分及以上）、AA级（80-89分）、A级（70-79分）、B级（60-69分）、C级（60分以下）。AAA级客户信用额度为月均预计消费的200%，账期45天；AA级额度为月均预计消费的150%，账期30天；A级额度为月均预计消费的100%，账期15天；B级额度为月均预计消费的50%，账期7天；C级客户不得享受挂账服务，需现款结算。

4.动态调整：信用评估小组每季度对协议客户进行复核，根据客户经营状况变化（如营收下降20%以上、出现逾期记录）或外部环境变动（如行业政策调整）调整信用等级及额度，调整结果需书面通知客户并留存备案。

二、应收账款确认与账单管理

（一）消费确认

1.协议客户：入住或消费时，需由授权联系人（需在协议中明确并提供签字样本）在消费单据（如房费单、餐饮点菜单、会议服务确认单）上签字确认，单据需注明客户名称、消费时间、项目、数量、单价及金额。

2.散客及临时团队：入住时需填写《入住登记表》并签署《消费确认书》，明确押金金额、预计离店时间及费用承担方式；离店时需核对账单并签字确认，若存在未结清费用，需出具书面欠款说明（含还款时间承诺）并由客户本人签字。

（二）账单生成与传递

1.账单内容：应收账款账单需包含客户名称、账单周期（如202X年X月X日-X月X日）、消费明细（项目、时间、数量、单价、金额）、总金额、已付金额（如有）、未付金额、账期截止日、收款账户信息（仅协议客户）等要素，确保数据与原始消费单据一一对应。

2.生成时间：协议客户账单按月生成，每月5日前完成上月账单制作；临时团队客户在活动结束后24小时内生成账单；散客离店时当场生成结算账单，若有挂账需在离店后3个工作日内补制账单。

3.传递方式：协议客户账单通过企业邮箱（需与协议预留邮箱一致）发送，同时邮寄纸质账单（加盖财务专用章）至协议约定地址，需留存邮件发送记录及邮寄回执；临时团队客户账单由销售代表当面送达并取得签收单；散客挂账账单通过预留手机号发送短信通知（内容包含账单链接，链接仅限查看不可修改），并同步邮件至客户提供的邮箱（如有）。

（三）账单核对与异议处理

1.客户需在收到账单后5个工作日内完成核对，若有异议需以书面形式（加盖公章或客户本人签字）提交酒店财务部门，说明异议内容及依据（如消费单据缺失、金额计算错误）。

2.财务部门收到异议后3个工作日内完成核查，若确属酒店错误，需重新制作账单并书面致歉；若异议不成立，需提供原始消费单据复印件（隐去无关信息）作为证明，客户无进一步异议的，按原账单执行。

三、应收账款催收管理

（一）催收责任分工

财务部门设立应收账款专员（简称“应收专员”），负责全量应收账款的监控与催收；销售部门指定客户经理为对应客户的第一催收责任人，协助应收专员与客户沟通；财务总监及销售总监为最终催收协调人，负责超期30天以上账款的介入处理。

（二）