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财务报销制度和流程

为规范公司财务管理，明确费用报销标准与操作流程，确保资金使用的真实性、合理性及合规性，结合国家财经法规与公司实际经营需求，制定本制度。本制度适用于公司全体在职员工（含试用期员工、实习生）及因工作需要产生费用的外部协作人员（需经部门负责人及财务部门双重确认），涵盖日常经营活动中产生的各项费用报销事项，具体内容如下：

一、报销类别及标准

（一）日常办公费用

指为维持公司日常运营所需的消耗性支出，包括但不限于：

1.办公耗材：笔、纸张、文件夹等低值易耗品，单次采购金额500元以下由部门负责人审批，500元（含）以上需经财务部门审核后报分管副总审批；

2.印刷/复印费：因工作需要产生的文件印刷、资料复印费用，需附具体明细清单（含内容、数量、单价），单张发票金额超过300元需提供供应商报价单；

3.快递费：因公产生的文件、样品寄送费用，需在报销单中注明收件人、内容及寄送原因，私人快递费用不予报销；

4.办公设备维护费：电脑、打印机等设备的维修保养费用，需附维修工单（含故障描述、更换配件明细及单价），单次维修金额超过2000元需提前提交《设备维修申请单》，经技术部门确认必要性后审批。

（二）差旅费用

指员工因公务出差产生的交通、住宿、餐饮及其他相关费用，具体标准如下：

1.交通工具：

-高铁/动车：部门负责人及以下员工限二等座，总监级（含）以上可乘坐一等座；

-飞机：普通员工限经济舱（需提前3天订票，特殊情况紧急购票需说明原因），总监级（含）以上可乘坐公务舱（单程票价不超过经济舱全价的1.5倍）；

-长途汽车/轮船：普通员工限二等舱（座），管理层不限；

-市内交通：出差地公共交通费用实报实销，需提供票据；如需乘坐出租车，需在报销单中注明起止地点及事由，单日限额200元（一线城市300元）。

2.住宿费：

-一线城市（北京、上海、广州、深圳）：普通员工350元/天，部门负责人500元/天，总监级700元/天；

-二线城市（省会及计划单列市）：普通员工280元/天，部门负责人400元/天，总监级550元/天；

-三线及以下城市：普通员工200元/天，部门负责人300元/天，总监级400元/天；

-同性员工出差需合住的，按单人标准的1.5倍报销；与客户/合作伙伴共同住宿的，需提供对方单位证明并经分管副总审批。

3.餐饮补贴：

-不分职级，按出差自然天数计算，一线城市150元/天，二线城市120元/天，三线及以下城市100元/天；

-已由客户/合作方安排餐饮的，需在报销单中注明并扣除当日补贴。

4.其他费用：

-出差期间因工作需要产生的资料复印、样品邮寄等费用，需附相关说明及票据，与差旅费合并报销；

-出差地至机场/车站的接驳费用（如机场大巴、地铁）实报实销，出租车费用参照市内交通标准执行。

（三）业务招待费用

指为维护客户关系、推进业务合作产生的餐饮、礼品、娱乐等费用，需遵循“必要、合理、节约”原则：

1.餐饮招待：

-单次招待人数不超过5人（含我方人员），人均标准200元（含酒水）；

-招待人数超过5人的，需提前提交《业务招待申请单》，注明招待对象、人数、事由及预计金额，经部门负责人、财务负责人、分管副总逐级审批；

-需附消费明细清单（含菜品、酒水名称及单价），发票需注明“餐饮费”，不得开具“食品”“日用品”等模糊类目。

2.礼品赠送：

-单次礼品金额不超过1000元，需注明受赠人姓名、单位及礼品用途；

-金额1000元（含）至5000元的，需经分管副总审批；超过5000元的，需总经理审批；

-禁止赠送现金、购物卡及奢侈品，礼品需留存签收记录（电子版或纸质版）。

3.娱乐活动：

-仅限客户年度庆典、合作签约等特殊场景，需提供活动方案（含参与人员、预算明细），经总经理审批后方可执行；

-单次费用不超过20000元，且需附活动现场照片（含参与人员）及费用明细。

（四）会议费用

指公司组织或参与的各类会议、培训产生的场地租赁、资料印刷、住宿餐饮等费用：

1.内部会议：

-部门会议费用（如会议室布置、茶歇）单次不超过2000元，由部门负责人审批；

-公司级会议（如年度总结会）需提前提交《会议预算表》，注明会议时间、地点、参与人数、议程及各项费用明细，经总经理审批；

-需附会议签到表、场地租赁合同（或酒店结账单）、费用明细清单。

2.外部会议/培训：