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采购部部门制度流程

采购业务覆盖公司生产经营所需的原材料、设备、辅料、办公物资及服务类采购全流程，具体包括需求提报与确认、供应商开发与管理、采购计划制定、订单执行与跟单、到货验收与质量管控、结算付款与档案管理六大核心环节。各环节需严格遵循合规性、成本最优性、交付及时性及质量稳定性原则，确保采购活动与公司整体运营目标高度协同。

一、需求提报与确认管理

需求提报是采购活动的起点，由使用部门负责发起。使用部门需在每月25日前通过公司ERP系统提交下月《采购需求申请表》，特殊定制类或长周期物料（采购周期≥60天）需提前90天提报。申请表须完整填写以下信息：物料/服务名称、规格型号（技术参数需附技术协议或图纸）、数量、质量标准（参照国标/行标/企标需明确编号）、预计使用时间（精确到日）、收货地址（具体到仓库或使用场地）、紧急程度（分常规/紧急/特急三级，特急需总经理签字确认）。

提报后，采购部需在3个工作日内完成形式审核（信息完整性、提报时间合规性），审核不通过的需求单退回并注明原因；形式审核通过后，转交技术部门进行技术符合性确认（3个工作日内完成），重点核查规格型号与生产工艺匹配度、技术参数可实现性，技术确认不通过的需求需使用部门重新修订。

紧急需求（指因生产中断、客户急单等突发情况需48小时内完成采购的）由使用部门填写《紧急采购审批单》，经部门负责人、生产总监（或业务分管领导）签字后直接提交采购部，无需进入月度计划流程，但需在采购完成后3个工作日内补录ERP系统并说明紧急原因。

二、供应商开发与动态管理

供应商管理实行准入-评审-分级-淘汰的全周期管控。新供应商开发需满足基础资质要求：营业执照（经营范围内含相关品类）、税务登记证、ISO9001（或行业强制认证）、生产许可证（若适用）、近三年无重大质量事故或法律纠纷（需提供第三方信用报告）。

开发流程分为初审、现场考察、样品测试三阶段：

1.初审：采购部收集供应商资质文件，通过“国家企业信用信息公示系统”核查工商信息，通过“中国裁判文书网”核查法律纠纷，形成《供应商初审报告》，初审不通过的直接淘汰；

2.现场考察：初审通过后，由采购部牵头，联合技术部、质量部组成3人以上考察组，对供应商生产场地、设备能力、质量管理体系（查看检验记录、不合格品处理流程）、产能负荷（近3个月订单完成率）进行实地评估，填写《供应商现场考察表》（满分100分，80分以上进入样品测试）；

3.样品测试：供应商提供3-5件样品（定制类需10件以上），技术部进行性能测试（记录测试数据），质量部进行外观/尺寸检验（按AQL抽样标准），使用部门进行适用性验证（模拟生产环境），测试通过后形成《样品测试报告》，综合得分≥90分的纳入合格供应商名录。

合格供应商实行季度动态评估，评估指标包括：质量合格率（到货合格数/到货总数×100%，权重40%）、交货准时率（按时交货订单数/总订单数×100%，权重30%）、服务响应速度（问题反馈24小时内响应率，权重20%）、成本竞争力（同类物料价格对比偏差率，权重10%）。评估结果分为四级：

-A级（90分以上）：核心供应商，优先分配订单，签订年度框架协议（给予10%-15%价格优惠）；

-B级（80-89分）：合格供应商，正常合作，每半年复评；

-C级（70-79分）：观察供应商，限制新增订单量（不超过总采购额10%），需提交整改计划（15日内完成）；

-D级（70分以下）：淘汰供应商，终止合作并从名录中移除，2年内不得重新申请。

供应商日常管理中，采购部需建立《供应商档案》（含资质文件、考察记录、测试报告、订单记录、质量问题台账），电子档案同步至公司云盘，纸质档案按年度归档保存5年。

三、采购计划制定与执行

采购计划分为年度战略计划、季度滚动计划、月度执行计划三级。年度计划由采购部联合生产部、销售部于每年12月制定，基于下一年度销售预测（销售部提供）、生产排期（生产部提供）、安全库存标准（库存周转率≥4次/年，原材料安全库存为月均消耗量×1.5）编制，经总经理审批后作为全年采购预算依据。

季度滚动计划在每季度首月5日前调整，重点修正年度计划中的市场波动因素（如原材料价格上涨超10%、客户订单增减20%以上），调整幅度不超过年度计划的30%，需分管副总审批。

月度执行计划以ERP系统中确认的《采购需求申请表》为基础，结合库存动态（系统实时抓取可用库存、在途订单）编制，由采购主管在每月28日前完成，明确每个物料的供应商选择（优先A级供应商，占比≥60%）、采购数量（需求数量+安全库存-可用库存）、交货日期（需求日期-物流在途时间，常规物流3天，跨省5天）、预算单价（参考历史采购价与近期市场行情，偏差±5%需说明