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车辆档案操作规范协议

甲方：[甲方名称]

地址：[甲方地址]

法定代表人/负责人：[甲方法定代表人/负责人姓名]

乙方：[乙方名称]

地址：[乙方地址]

法定代表人/负责人：[乙方法定代表人/负责人姓名]

鉴于甲方拥有或管理一定数量的车辆，并需要规范化的车辆档案管理服务；乙方具备相应的车辆档案管理能力和资源，愿意为甲方提供相关服务。甲乙双方本着平等自愿、诚实信用的原则，经友好协商，就车辆档案操作规范事宜达成以下协议，以兹共同遵守。

第一条定义与范围

1.1本协议所称“车辆档案”是指甲方名下或由甲方管理的车辆，从购置开始直至处置完毕的全过程中形成的，能够反映车辆状况、权利归属、使用管理、维修保养、保险税务等信息的各类文件、记录及相关电子数据。

1.2车辆档案包括但不限于：车辆购置发票、购车合同、机动车登记证书、机动车行驶证、机动车强制保险凭证、车船税纳税证明、车辆年检合格标志及检验报告、车辆维修保养记录、事故处理证明、车辆过户/转让/报废证明文件、其他与车辆管理相关的政府批文或证明等。

1.3本协议规范的车辆档案范围涵盖甲方指定的所有或特定类型的车辆档案。

第二条档案管理基本原则

2.1甲方及乙方在车辆档案管理活动中，应遵守国家有关法律法规，包括但不限于《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国道路交通安全法》及其实施条例、《机动车登记规定》等。

2.2档案管理应确保完整性，保证档案内容齐全，反映车辆管理活动全貌。

2.3档案管理应确保准确性，保证档案信息真实、准确、与车辆实际状况一致。

2.4档案管理应确保安全性，采取必要的技术和管理措施，防止档案丢失、被盗、损毁或被非法访问、篡改。

2.5档案管理应确保保密性，对涉及国家秘密、商业秘密、个人信息等敏感信息依法依规进行保密。

2.6档案管理应确保及时性，按照规定时限完成档案的收集、整理、归档、更新和提供利用工作。

2.7档案管理应确保有序性，对档案进行系统分类、编号、登记、存放，便于管理和利用。

第三条档案操作流程规范

3.1建档：新登记车辆档案的建立应在车辆注册登记完成后及时进行，包含所有初始法定文件。档案编号应遵循甲方或双方约定的规则。

3.2收集与整理：甲方负责及时向乙方提供应由甲方持有的档案文件原件或符合要求的复印件/电子件。乙方负责接收、核对、整理档案，进行分类、编目、标注，并建立档案目录。

3.3归档与存储：

3.3.1纸质档案应由乙方保存在符合档案保管要求的专用库房或档案柜中，确保存放环境安全、整洁、具备防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬等条件。

3.3.2电子档案应由乙方存储在安全可靠的服务器或存储介质上，建立完善的备份机制，定期进行数据备份并异地存放。采取必要的安全防护措施，如访问控制、数据加密等。

3.4更新与维护：甲方应及时通知乙方车辆档案信息发生变更（如保险变更、年检、过户等）的情况，并提供变更后的相关文件。乙方应在收到文件后，按照规定流程及时更新档案信息。

3.5查阅与借阅：甲方或经甲方授权的人员因工作需要查阅或借阅车辆档案的，应向乙方档案管理部门提出书面申请，说明查阅/借阅目的、范围和期限。乙方审核批准后，方可提供查阅或按约定借阅，并做好登记。涉及保密信息的档案，乙方有权采取额外的保密措施。

3.6传递与交接：档案在甲方内部不同部门或乙方内部流转时，应办理规范的交接手续，明确交接时间、内容、责任人，并做好记录。

3.7销毁：对于达到保管期限或无需继续保存的档案，应依据国家档案销毁规定及双方约定，由甲方授权人员会同乙方共同进行清点、鉴定，并办理审批手续后，进行安全销毁。销毁过程应有记录，销毁后双方应在记录上签字确认。

第四条信息安全与保密

4.1乙方应建立严格的车辆档案信息安全管理制度，对接触、管理车辆档案的员工进行保密教育和培训。

4.2乙方应设置访问控制机制，根据甲方的授权，为不同人员分配相应的档案访问权限，并记录所有访问和操作日志。

4.3乙方应采取技术手段保障电子档案的安全，包括但不限于防火墙、入侵检测、数据加密、定期安全扫描等。

4.4任何一方不得泄露、篡改、损毁或非法利用对方的车辆档案信息。违反保密义务的一方应承担相应的法律责任。

4.5乙方应定期对档案管理系统的安全性进行评估，并根据评估结果采取改进措施。

第五条职责分配

5.1甲方职责：

5.1.1负责提供车辆档案管理所需的必要文件和信息，并保证其真实性、准确性。

5.1.2负责指定档案信息的联络人员和审批流程。

5.1.3负责对乙方提供的档案管理服务进行监督和检查。

5.1.4负责遵守本协议约定的保密义务。

5.2乙方职责：

5.2.1严格按照本协议及甲方要求，建立、