机要室管理制度.docxVIP

机要室管理制度

第一章总则

1.1制定目的

为规范机要室管理工作，强化机要文件、涉密信息及核心资料的安全管控，保障信息传递、存储、使用的保密性、完整性与安全性，防范失泄密风险，维护体检中心（或医疗机构）正常运营秩序与合法权益，结合中心（或机构）实际，制定本制度。

1.2制定依据

依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》《医疗卫生机构信息安全管理规范》等国家相关法律法规及行业标准，遵循“安全第一、预防为主、严格管理、责任到人”的原则制定。

1.3适用范围

本制度适用于机要室的日常管理、机要文件（含电子文件）的全生命周期管理、涉密信息处理及相关人员管理；覆盖机要室管理人员、文件收发人员、涉密信息处理人员及所有接触机要文件、涉密信息的相关人员。

1.4核心定义

本制度所称机要文件，是指涉及国家秘密、中心（或机构）核心商业秘密、重要决策、敏感医疗信息、人事财务核心数据等具有保密价值的各类纸质文件、电子文件及其他载体资料；机要室，是指专门用于存放、处理机要文件和涉密信息的专用场所。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理层职责

主任办公会负责审批机要室管理制度、重大涉密事项、机要设备采购及失泄密事件处置方案；分管副主任牵头统筹机要室管理工作，监督制度落实，协调解决机要管理中的重大问题。

2.2机要室管理人员职责

1.严格执行机要室管理规定，负责机要室的日常值守、环境维护、安全巡查，确保机要室环境整洁、安全可控；2.负责机要文件的接收、登记、传阅、归档、销毁等全流程管理，建立完整的机要文件管理台账，确保文件可追溯；3.负责机要设备（如涉密计算机、打印机、碎纸机、保险柜等）的日常维护与管理，确保设备正常运行、安全可控；4.严格管控机要室出入人员，核实出入人员身份，登记出入信息，禁止无关人员进入机要室；5.及时发现并处置机要管理中的安全隐患，发生失泄密风险或事件时，立即上报分管副主任及主任办公会；6.定期对机要文件管理情况进行梳理，向管理层汇报机要室管理工作情况。

2.3机要文件使用人员职责

1.严格遵守机要文件使用规定，仅限在授权范围内查阅、使用机要文件，不得擅自扩大知悉范围；2.查阅、借阅机要文件时，按规定办理登记手续，妥善保管借阅的文件，严禁转借他人或带出指定使用区域；3.使用完毕后，及时将机要文件归还机要室，确保文件完整无缺；4.发现机要文件丢失、损毁或存在失泄密风险时，立即停止相关操作，保护现场，并第一时间向机要室管理人员及所在科室负责人报告。

2.4信息管理部门协同职责

负责机要电子文件存储系统、涉密信息系统的技术维护与安全保障，定期开展安全检测与升级；协助机要室管理人员开展电子文件的加密、备份、销毁等工作；指导机要人员掌握涉密信息系统的安全使用方法。

第三章机要室日常管理规范

3.1出入管理

1.机要室实行封闭式管理，设置门禁系统，钥匙（或门禁权限）由机要室管理人员专人保管，严禁私自配制或转借他人；2.进入机要室需出示有效证件，经管理人员核实身份并登记《机要室出入登记表》（含出入时间、事由、人员信息、陪同人员等）后方可进入；3.非机要管理人员因工作需要进入机要室的，需经分管副主任批准，由机要室管理人员全程陪同，严禁独自在机要室内停留或操作相关设备、文件；4.严禁无关人员进入机要室，严禁在机要室内接待访客、会客或开展与机要工作无关的活动。

3.2环境与安全管理

1.机要室内保持整洁、干燥、通风，严禁存放易燃易爆、易腐蚀、有毒有害等危险物品，严禁堆放杂物；2.配备必要的消防设施（如灭火器、应急照明等），管理人员需熟悉消防设施使用方法，定期检查设施完好情况，确保应急可用；3.安装视频监控系统，覆盖机要室出入口、文件存放区域及设备操作区域，监控录像保存期限不少于90天，管理人员定期检查监控系统运行状态；4.每日下班前，管理人员需对机要室进行全面巡查，检查门窗是否锁闭、设备是否关闭、文件是否归位、消防设施是否完好，确认无安全隐患后，方可离开。

3.3设备管理

1.机要室内设备（涉密计算机、打印机、复印机、碎纸机、保险柜等）均需专人管理，建立设备台账，记录设备采购、安装、维护、报废等信息；2.涉密设备与非涉密设备严格区分使用，严禁将涉密设备接入非涉密网络，严禁使用非涉密设备处理涉密信息；3.设备操作人员需经专业培训合格后上岗，严格按照操作规程使用设备，使用后及时关闭设备电源，做好设备清洁与维护记录；4.设备出现故障时，由信息管理部门专业人员或授权的第三方机构进行维修，维修前需清空设备内涉密信息或由机要人员全程监督，防止信息泄露；报废设备前，需彻底销毁设备内存储的涉密信息，确保无法恢复。

第四