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公司资质证书管理办法

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司各类资质证书的获取、保管、使用、变更、延续、注销等全流程管理，保障资质证书的合法性、有效性和安全性，维护公司合法权益，支撑公司业务持续健康开展，依据国家相关法律法规及行业管理规定，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司及各部门、各分支机构所涉及的全部资质证书，包括但不限于：营业执照、组织机构代码证、税务登记证（已“三证合一”的按合并后证书管理）、行业准入许可证、等级资质证书、体系认证证书、荣誉资质证书、特种设备使用登记证、从业人员执业资格证书等由政府部门、行业协会或权威机构颁发的，能够证明公司资质、能力或信誉的各类证明文件及相关附件。

第三条管理原则

资质证书管理遵循“统一管理、分级负责、全程追溯、安全规范”的原则。实行归口管理与业务部门协同配合的管理模式，确保资质证书全生命周期管理有序、可控。

第二章管理职责

第四条归口管理部门

公司行政部为资质证书的归口管理部门，主要职责包括：

统筹规划资质证书管理工作，制定和完善相关管理制度及流程；

负责各类资质证书的统一登记、归档、保管和日常维护；

协调各业务部门开展资质证书的申请、变更、延续、年检、注销等工作；

监督检查各部门资质证书使用情况，纠正违规使用行为；

建立资质证书管理台账，及时更新证书信息，确保信息真实、准确、完整；

负责资质证书到期提醒，提前组织相关部门做好延续或更换准备工作。

第五条业务部门职责

各业务部门为相关资质证书的责任部门，根据业务分工承担以下职责：

负责本部门业务相关资质证书的需求提出、申请材料的准备和提交；

配合归口管理部门开展资质证书的年检、延续、变更、注销等工作，提供相关资料和信息；

负责本部门使用资质证书的申请和规范使用，确保使用范围符合规定；

及时向归口管理部门反馈本部门相关资质证书的变更、失效等信息；

配合归口管理部门做好资质证书管理的监督检查工作。

第六条其他相关部门职责

财务部负责资质证书申请、维护过程中相关费用的审核和支付；法务部负责对资质证书管理过程中的法律风险进行把控，提供法律支持；人力资源部负责从业人员执业资格证书的收集、审核及相关人员的培训管理，配合行政部做好此类证书的归档和使用监督。

第三章资质证书的获取与初始管理

第七条资质证书获取

各业务部门根据业务发展需要，如需获取新的资质证书，应向归口管理部门（行政部）提交《资质证书申请需求表》，说明申请证书的名称、等级、颁发机构、申请目的、预计使用期限等信息。行政部对申请需求进行审核，审核通过后，协调相关部门成立专项申请小组，由业务部门负责准备申请材料，行政部负责材料的汇总、审核和提交，并跟进申请进度，及时与颁发机构沟通协调，确保资质证书顺利获取。

第八条初始登记与归档

资质证书获取后，行政部应在3个工作日内完成以下工作：

对资质证书原件及附件进行核对，确认证书信息（如公司名称、证书编号、有效期、颁发机构等）准确无误；

建立《公司资质证书管理台账》，详细记录证书名称、证书编号、颁发机构、有效期、获取日期、保管人、使用部门、登记日期等信息；

对资质证书原件进行扫描存档，形成电子档案，电子档案应与原件保持一致，并进行加密备份；

将资质证书原件按照档案管理规定进行分类归档，存入专用档案柜妥善保管。

第四章资质证书的日常保管

第九条保管要求

行政部应指定专人作为资质证书保管人，负责资质证书原件的日常保管工作。保管环境应符合防火、防潮、防虫、防盗、防暴晒的要求，确保证书完好无损。专用档案柜应加锁管理，钥匙由保管人专人保管，严禁擅自交由他人保管或使用。

第十条保管人职责

资质证书保管人应履行以下职责：

妥善保管资质证书原件，定期对证书进行检查，发现损坏、遗失等情况及时向行政部负责人报告；

严格遵守资质证书借阅、使用流程，无相关审批手续，不得擅自将证书原件借出或提供给他人使用；

配合行政部及时更新资质证书管理台账，确保台账信息与实际情况一致；

保管人工作变动时，应办理资质证书保管交接手续，填写《资质证书保管交接清单》，明确交接内容、责任划分，经交接双方签字确认后，报行政部负责人备案。

第十一条定期核查

行政部应每季度对所有资质证书进行一次全面核查，核对证书原件与管理台账、电子档案的一致性，检查证书有效期、信息完整性等情况，对核查中发现的问题及时整改，并形成《资质证书定期核查报告》，报公司管理层备案。

第五章资质证书的使用管理

第十二条使用申请与审批

各部门因业务需要使用资质证书原件或复印件时，应向行政部提交《资质证书使用申请表》，说明使用用途、使用范围、使用期限、使用形式（原件/复印件）等信息，并加盖部门公章。行政部对申请材料进行审核，审核通过后，报部门负责人审批；涉及重大业务或重要