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采购管理物资分类与供应商评估工具指南

一、适用工作情境与目标

本工具适用于企业采购部门开展日常物资管理及供应商合作全流程，具体场景包括：

新采购体系搭建：企业首次系统化梳理物资类别，构建标准化分类框架；

供应商准入与优化：对潜在供应商进行资质审核与能力评估，筛选优质合作方；

现有供应商绩效复盘：定期对合作中的供应商进行多维度考核，动态调整供应商库；

采购成本与效率提升：通过科学分类明确管理重点，结合供应商评估优化采购策略，降低综合成本。

核心目标：实现物资分类标准化、供应商评估客观化，支撑采购决策精细化，提升供应链稳定性与采购效益。

二、详细操作流程指引

（一）物资分类操作流程

步骤1：基础数据收集与梳理

收集企业现有全部物资清单，包括物资名称、规格型号、用途、年采购量、采购金额、使用部门等基础信息；

核对数据准确性，剔除重复或已淘汰物资项，形成《物资基础台账》。

步骤2：确定分类维度与层级

核心维度：结合管理需求选择分类标准，常用维度包括：

按用途：生产原料、办公用品、设备备件、劳保用品等；

按采购金额：高价值（年采购≥50万元）、中价值（10万-50万元）、低价值（＜10万元）；

按重要性：关键物资（影响生产安全或产品质量）、重要物资（影响生产进度）、一般物资（日常消耗）；

按供应商类型：单一来源物资、多家竞争物资、定制化物资等。

层级设计：采用“大类-中类-小类”三级分类法，例如“生产原料-金属材料-钢材”层级结构，保证分类逻辑清晰、无交叉重叠。

步骤3：制定分类标准与编码规则

明确每个大类、中类、小类的定义及范围，例如“关键物资”定义为“断供将导致生产停线超过24小时或重大质量风险的物资”；

物资编码需唯一，可采用“分类代码+流水号”格式（如“P-01-001”表示“生产原料-金属材料-钢材001号”），便于系统化管理。

步骤4：分类结果审核与发布

由采购部牵头，联合财务部、生产部、仓储部等相关部门对分类结果进行评审，保证分类符合各部门实际需求；

审核通过后发布《物资分类标准手册》，同步更新采购管理系统，组织相关人员培训。

（二）供应商评估操作流程

步骤1：明确评估范围与周期

评估对象：所有潜在合作供应商（新准入）、现有合格供应商（年度/半年度评估）；

评估周期：新供应商在首次合作前完成评估，现有供应商每年6月、12月各开展一次全面评估。

步骤2：收集供应商基础信息

要求供应商提供资质文件（营业执照、行业许可证、体系认证等）、生产能力（产能、设备、工艺）、过往合作案例（客户名称、合作年限、供货记录）、财务状况（资产负债表、利润表）等材料；

通过实地考察、第三方验证等方式核实信息真实性，形成《供应商信息档案》。

步骤3：设定评估指标与权重

根据物资类别调整指标权重，例如：

关键物资（如生产原料）：质量表现（40%）、交付及时性（30%）、服务响应（20%）、价格竞争力（10%）；

一般物资（如办公用品）：价格竞争力（40%）、交付及时性（25%）、质量表现（20%）、服务响应（15%）。

评估指标定义：

质量表现：产品合格率、质量问题整改率、质量认证等级；

价格竞争力：同行业比价优势、价格稳定性、成本控制能力；

交付及时性：订单准时完成率、平均交付周期、应急响应速度；

服务响应：问题解决及时率、沟通配合度、增值服务提供（如技术支持）；

合作稳定性：合作年限、续约意愿、合同履约率。

步骤4：开展多维度评估打分

成立评估小组（采购部、质量部、使用部门、财务部共同参与），依据《供应商评估评分表》独立打分；

汇总各成员评分，计算加权平均分（去除最高分、最低分后取均值），保证结果客观公正。

步骤5：确定评估等级与应用策略

等级划分：优秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（70-79分）、不合格（＜70分）；

应用策略：

优秀供应商：优先分配订单，开展战略合作，给予付款账期优惠；

良好供应商：保持稳定合作，针对薄弱环节提出改进建议；

合格供应商：限制订单份额，要求提交整改计划，3个月后复评；

不合格供应商：暂停合作，从合格供应商名录中移除。

步骤6：结果反馈与持续改进

向供应商反馈评估结果，优秀供应商发放《优秀供应商证书》，合格及以下供应商明确改进项及时限；

跟踪供应商整改情况，对复评仍不合格的供应商终止合作，同步更新《合格供应商名录》。

三、核心模板工具表单

表1：物资分类标准表

分类代码

大类名称

中类名称

小类名称

分类维度说明

适用物资示例

管理责任人

更新日期

P-01

生产原料

金属材料

钢材

按用途+材质

热轧卷板、H型钢

张*

2024-06-01

P-02

生产原料

化工原料

塑料粒子

按用途+化学性质

PP粒子、ABS粒子

李*

2024-06-01

O-01

办公用品

文具耗材

纸类制品

按用途+功能

A