企业办公物资采购申请审批表.docVIP

适用场景说明

在企业日常运营中，办公物资（如文具、设备耗材、清洁用品等）的采购需求频繁出现。本审批表适用于以下场景：

常规补充采购：当部门办公物资（如A4纸、签字笔、文件夹等）库存不足，需按计划申请补充时；

新增部门/项目需求：新成立部门或启动临时项目，需配置基础办公物资时；

损坏/报废物资替换：现有办公物资因损坏、老化无法继续使用，需申请同规格替换时；

临时紧急需求：突发会议、活动或临时任务，需紧急采购少量应急物资时。

通过规范审批流程，可保证采购需求合理、预算可控，同时避免物资浪费和管理混乱。

操作流程详解

第一步：申请人填写申请信息

操作人：需求部门申请人（如行政专员、项目负责人等）

操作内容：

填写基本信息：包括申请人姓名（*）、所属部门、联系方式、申请日期、紧急程度（如“紧急”“常规”“不急”）。

列明物资清单：逐项填写需采购物资的名称（如“A4复印纸”）、规格型号（如“80g500张/包”）、单位（如“包”）、数量（如“10”）、预估单价（如“30元”）、预估总价（如“300元”），并简要说明用途（如“部门日常打印使用”）。

提交申请：检查信息完整无误后，将表格提交至部门负责人审批。

注意事项：

物资名称需具体，避免模糊表述（如“文具”需明确为“签字笔”“笔记本”等）；

预估单价需参考近期采购价格或市场均价，保证与实际预算偏差不超过10%；

紧急需求需在“紧急程度”栏标注，并说明紧急原因（如“今日下午客户会议需使用”）。

第二步：部门负责人审批

操作人：申请人所在部门负责人（如市场部经理、行政主管等）

操作内容：

审核需求合理性：核对物资清单是否为部门工作必需，数量是否合理（如避免过量采购导致闲置）。

审批签字：确认无误后，在“部门负责人审批”栏签字，并注明日期。

退回或转交：若需求不合理，注明原因退回申请人修改；若合理，将表格转交至行政部。

注意事项：

部门负责人需对需求的必要性负责，避免为“备用采购”或“非工作相关需求”签字；

对于跨部门共享物资（如会议室投影仪），需协调相关部门共同确认需求。

第三步：行政部审核

操作人：行政部物资管理人员（如行政专员）

操作内容：

核对库存与标准：查询公司现有库存，确认是否需采购（如库存充足则建议使用现有物资）；核对物资是否符合公司《办公物资采购目录》（如禁止采购高端品牌签字笔等非必需品）。

审核预算与规格：对比预估总价与部门月度采购预算，保证不超支；规格型号是否符合公司通用标准（如电脑设备需匹配公司IT系统要求）。

审批签字：审核通过后，在“行政部审核”栏签字并注明日期；若不通过，注明原因（如“库存充足，请领用现有物资”“超预算，请调整数量”）退回部门。

注意事项：

行政部需定期更新库存台账，保证数据准确；

对于首次采购的物资，需确认用途合规性（如是否为工作必需，避免私人用途）。

第四步：财务部复核

操作人：财务部预算管理人员（如财务专员）

操作内容：

复核预算与费用：检查部门剩余采购预算是否充足，预估总价是否准确；若涉及大额采购（如单次超过2000元），需确认是否已提前报备年度预算。

审批签字：复核通过后，在“财务部复核”栏签字并注明日期；若预算不足或价格异常，要求申请人补充说明或调整采购方案。

注意事项：

财务部需严格把控预算执行，避免超预算采购；

对于紧急采购，可先通过口头沟通确认预算，事后补签审批流程。

第五步：总经理审批（根据金额分级）

操作人：公司总经理（或授权分管领导）

操作内容：

分级审批：根据采购金额分级处理——

金额≤1000元：由部门负责人、行政部、财务部审批即可生效；

1000元＜金额≤5000元：需总经理审批；

金额＞5000元：需总经理办公会集体讨论审批。

最终签字：确认审批流程完整、需求合规后，在“总经理审批”栏签字并注明日期。

注意事项：

总经理重点审核大额采购的必要性及成本效益；

授权分管领导审批需提前在公司制度中明确权限范围。

第六步：采购执行与反馈

操作人：行政部（或采购专员）

操作内容：

执行采购：审批通过后，行政部根据物资清单进行采购（优先选择合作供应商，保证质量与价格合理）。

物资发放与登记：采购完成后，通知申请人领取物资，更新库存台账，并将采购凭证（如供应商收据）交财务部存档。

反馈结果：在“备注”栏注明采购完成日期、实际采购金额及领取人信息，同步反馈给申请人。

注意事项：

采购需在3个工作日内完成（紧急需求需在24小时内完成）；

实际采购金额与预估金额偏差超过10%时，需补报财务部备案。

采购申请审批表模板

公司办公物资采购申请审批表

基本信息

公司名称

××××有限公司

表格编号××-采购-2024-×××

申请人姓名*

所属部门行政部

联系方式5678

申请日期2024年×月×日

紧急程度□常规□紧急（原因