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物业质量管理体系文件

一、目标

规钥匙委托管理工作，保证妥善保管好托管的钥匙。

二、合用围

适合用于特定情况下业主委托保管的钥匙及未入住单位钥匙的管理。

三、职责

1、服务处主管负责组织、安排钥匙的管理工作。

2、服务处员工负责依照本程序实施托管钥匙的平常管理工作。

四、程序要点

１、管理处可以进行钥匙保管的围

（1)开发商交楼后，业主未入住时由开发商托管的钥匙。

(2)特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指：业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙，不至于給物业部工作带来额外事端的情况。

2、开发商托管的钥匙

(1)物业接管验收工作结束后，物业部可以依照发展商的托管规定接管未入住单位的钥匙。

(２)接管过来的钥匙由服务处员工清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。

(３)钥匙的发放工作详见《入住管理原则作业程序》

3、业主在特定情况下托管的钥匙

(１)业主委托保管钥匙时,服务处员工应按《业主托管钥匙委托书》（一式两联）规定填写曰期、单位编号、业主姓名、钥匙数量、托存因素及领取钥匙的规定等项目。

（2)管理员就特别向业主阐明本物业部不承担为业主保管庭财产的责任,业主批准后，请业主在《业主托管钥匙委托书》的“业主署名”栏署名确认。

(3)管理员将《业主托管钥匙委托书》第二联交业主保管。

(4）管理员将《业主托管钥匙委托书》上的关于内容登记在《业主托管钥匙登记表》内，并在托管的钥匙上贴上标有业主姓名的标记,然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。

4、托管钥匙的管理

(１)管理处有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由服务处员工在借用人办理钥匙借用手续后，将钥匙交給借用人。钥匙借用手续的办理程序为：借用人在《借用钥匙登记表》中如实填写借用曰期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙因素、借用人联络电话等内容,然后署名确认。

(2)办理钥匙退还手续时，服务处员工应在查对钥匙数量后,在《借用钥匙登记表》中标注钥匙退还曰期，并在“接受人”一栏署名确认。

(3)服务处主管应安排服务处员工依照各类登记表的记录检验钥匙的借还情况，发现借期超过三天不还钥匙者，应致电借钥匙部门或个人催还。

(４)当接到丢失或损坏钥匙报告时，服务处员工应按《钥匙管理备忘录》规定记录事件经过并报服务处主管；服务处主管与房地产开发商业主联络,征得批准后，采取补配钥匙或换锁方法保证遗失钥匙单位的安全，服务处员工将解决成果记录在《钥匙管理备忘录》中。

(5)业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时,管理员凭《业主证》领钥匙人的身份证移交钥匙給领钥匙人。同时应在《业主托管钥匙登记表》中标注移交曰期，请业主领钥匙人署名确认。在无任何证件证实索匙者为钥匙所属单位的业主业主指定的领钥匙人时,服务处员工不得将钥匙转交。

5、全部与钥匙管理关于的记录应由部门归档保存两年。

五、记录

1、《业主托管钥匙委托书》

2、《业主托管钥匙登记表》

3、《借用钥匙登记表》

4、《钥匙管理备忘录》

一级物业管理公司

体系文件

程序文件目录

序号编号标题页码版号/状态

14.２.３文件控制程序３Ａ/0

24.2.4质量记录控制程序３A/０

３5.4.1质量目标控制程序２A/0

45.５.3内部沟通控制程序２A／０

55.６.0管理评审控制程序２Ａ/０

６6.２.０人力资源及培训控制程序4A/０

７6.3.0基础设施的控制程序２A/０

86.４.0工作环境控制程序2A／0

97．1.0服务过程的筹划程序２A／0

1０7.2.2服务规定的评审程序2A/０

１17.２.3与用户沟通程序