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公司行政管理制度

为规范公司日常运营管理，提升行政服务效能，保障各项工作有序开展，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司全体员工及因工作需要进入办公区域的外部人员，涵盖办公环境、物资管理、会议组织、车辆调度、印章使用、档案管理、差旅规范、考勤管理及安全保障等核心环节。

办公环境管理以“整洁、有序、安全、舒适”为原则。办公区域实行责任分区制，各部门负责人为所辖区域第一责任人，行政部负责统筹监督。员工工位须保持桌面文件归类整齐，私人物品限置于抽屉或指定储物格内，电脑、打印机等设备按固定位置摆放，电源线、网线需理直束齐，避免缠绕或裸露。公共区域（含会议室、茶水间、卫生间等）由保洁人员每日早、中、晚三次定时清洁，重点区域（如门把手、电梯按钮）每2小时消毒一次，行政部每周五组织各部门代表进行联合检查，检查结果纳入部门月度考核。办公设备（空调、照明、饮水装置等）需按规定开启，夏季空调温度不低于26℃，冬季不高于20℃，非工作时间（18:00至次日8:00，法定节假日）须关闭电源，因特殊原因需延时使用的，须提前2小时向行政部提交《设备延时使用申请单》，经行政总监审批后执行。办公区域装修或改造需由需求部门提交方案，包含施工范围、工期、预算及安全防护措施，经行政部审核、总经理审批后，由行政部统一委托具备资质的施工单位实施，施工期间需设置隔离带及警示标识，非施工人员不得进入。

物资管理实行“按需采购、定点存放、严格领用、定期盘点”全流程管控。物资分为消耗类（笔、纸张、墨盒等）、设备类（电脑、打印机、投影仪等）及低值耐用品（文件夹、计算器、剪刀等）。消耗类物资由各部门每月25日前提交《月度物资需求表》，注明名称、规格、数量及用途，经部门负责人签字后报行政部；设备类及低值耐用品需求需单独提交《固定资产/低值耐用品申请单》，说明现有设备使用状况及新增必要性，经行政部核查库存、技术部确认配置要求后，统一汇总至《月度采购计划》，报总经理审批。采购执行时，消耗类物资选择3家以上供应商比价，优先与长期合作供应商签订框架协议；设备类物资须提供至少2种品牌型号的技术参数对比表，经技术部确认后采购。物资到货后，由行政部、使用部门及供应商三方共同验收，消耗类核对数量、规格及质量，设备类需通电测试功能并核查出厂证明、保修卡等文件，验收合格后填写《物资验收单》，设备类同步录入固定资产管理系统，生成唯一编号标签。物资领用实行登记制，消耗类由领用人在《物资领用登记本》签字确认，单次领用数量不得超过2个月用量；设备类需填写《设备领用单》，经部门负责人审批后领取，使用人须妥善保管，因保管不当造成遗失或损坏的，按原值的30%-80%承担赔偿责任（具体比例根据损坏程度由行政部核定）。每月最后一个工作日，行政部组织物资盘点，消耗类核对库存与领用记录，设备类核查实物与系统台账，盘点差异需在3个工作日内提交书面说明，经行政总监审批后调整。设备报废需由技术部出具《设备报废鉴定报告》，确认无维修价值后，填写《资产报废申请单》，经总经理审批后，由行政部委托有资质的回收机构处理，留存回收凭证备查。

会议组织分为常规会议、专题会议及临时会议三类。常规会议包括周例会、月总结会及季度经营分析会，周例会定于每周一9:00召开，由各部门汇报上周工作完成情况及本周计划，时长不超过2小时；月总结会定于每月最后一个工作日14:00召开，重点分析月度目标达成率及存在问题，时长不超过3小时；季度经营分析会由总经理主持，财务、运营、市场等核心部门汇报季度数据，邀请外部顾问或客户代表参与时需提前5个工作日报备行政部。专题会议由需求部门发起，需提前3个工作日提交《会议申请单》，注明会议主题、时间、时长、参会人员及需协调事项（如投影、录音设备等），经分管领导审批后，行政部负责场地布置（座位按“U”型或“回”型摆放，主位面向投影屏）、设备调试（提前1小时开启电脑、投影仪并测试音效）及材料打印（按参会人数+2份备用）。临时会议指因紧急事项需临时召开的会议，发起人需提前1小时通知行政部，说明参会人员及所需支持，行政部优先协调空闲会议室，若无可用场地，可使用开放办公区临时会议桌（需设置“会议中”标识）。会议纪律要求：参会人员需提前5分钟入场，手机调至静音或震动模式，不得随意走动或交头接耳；会议记录由行政部指定专人负责，记录内容包括时间、地点、主持人、参会人员、发言要点及决议事项，记录稿需在会议结束后2小时内整理完成，经主持人签字确认后，24小时内通过OA系统发送至全体参会人员及相关部门；决议事项由行政部编制《会议督办表》，明确责任部门、完成时限及验收标准，每周五跟进进度并向总经理汇报，未按时完成且无合理理由的，责任部门负责人需在周例会上说明情况。

车辆管理针对公司自有车辆（含轿车、商务车）及租赁车辆。车辆由行政部统一调度，设