QP-09 合同订单管理程序 A0.docVIP

第

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目的：

文件名称

合同订单管理程序

文件编号

QP-09

版/次

A/0

文件类别

程序文件

生效日期

2022.06.30

页数

4

编制

质量体系小组

审核

批准

规范加工合同、生产订单管理的有序性、规范性；明确客户要求并形成文件，通过评审和沟通，及时有效的满足客户订单需求。

范围：

适用于公司OEM客户加工合同、生产订单的评审及管理。

职责权限：

销售部负责业务的洽谈和客户的对接，负责合同的审批和签订；负责跟进客户产品架构、包装设计的确认，以及产前样板的提供（如有）。

研发部：负责产品配方的研发，负责配方表和料体BOM的提供。

计划部：负责组织开展销售订单交期评审，负责制定生产计划，负责销售订单的跟进；负责灌装和包装BOM的提供。

各部门：负责各自职责范围内对销售订单进行评审；负责配合计划部完成生产计划。

定义：

OEM客户：客户拥有产品所有权，产品由客户设计，并委托我司进行生产的客户；

代理商：通过代理、经销、购买等形式，采购我司自主设计和生产的产品的客户。

程序内容：

合同管理：

客户经过打版、确样、询价后确定代理购买或委托加工后，销售部与客户沟通确定具体需求，包括数量、价格、交期、产品类型、产品组成、包装方式、备案形式、其他特殊要求等内容。

销售部对顾客需求进行评估，必要时可咨询相关部门，确认可满足客户需求的情况下，由销售部拟定“委托加工合同”或“购销合同”，合同需约定以下内容：

合作事项、合同期限、双方的质量安全责任；

双方合作方式、违约职责、结算方式等内容。

物料采购、进货查验、产品检验、贮存与运输、记录保存等方面的责任分工。

合同拟定后由销售部依次提交质量部、生产部、财务部审核，最终由企业负责人批准。合同审核内容包括单部限于以下内容：

产品是否在我司生产许可范围内；

产品委托加工、购货方式、备案形式是否符合法律法规要求；

我司现有技术和资源是否能满足客户需求；

价格和成本、结算方式是否符合公司财务规定。

委托加工合同经批准盖章后发给客户确认，必要时经双方协商一致后对合同条款进行修订，修订后的合同需重新审批，合同经双方确认盖章后正式生效。

订单管理：

合同生效后，销售部和客户确认详细订单需求，和计划表部沟通确认物料库存情况以及初步预计可供货时间，内外协调沟通一致后编制《销售订单》。订单需包含产品名称、代码、配方号、包材、价格、预计交货日期等详细信息。

计划部组织生产部、质量部等相关部门对销售订单进行产前评估，相关内容记录在《订单交期评估表》中。产前评估内容如下：

产品开发部评审架构表、包装设计、产前样板完成情况；

研发部评审配方、工艺、标样、标准完成及提供情况。

采购部评审包材打样及确板完成情况。

PMC部评审物料代码编制及包装BOM和灌装BOM的完成情况。

质量管理部评审备案完成情况。

生产部评估生产设备满足情况。

财务部评审产品成本及报价情况。

订单评估中提出的问题和建议可和销售部进行沟通协调，必要时对销售订单进行修订，评审通过后由PMC正式开始排产工作。

订单跟进：

计划部根据销售订单和BOM表核算物料需求，并下达物料采购需求给到采购部，同时综合各部门订单完成的承诺时间，确定计划交货时间。

采购部根据计划部的物料采购需求进行采购相应的物料，并及时反馈物料的到货时间，销售部需及时反馈客供物料的到货时间；物料采购数量或客供数量需包含合理的损耗量，以避免物料短缺。

计划部根据物料到货时间来安排产品排产计划，如有异常导致计划变动的，需及时将情况反馈给相关部门，并及时更新排产计划。

生产部根据计划部的排产计划进行生产，首批生产的物料损耗率如与预计损耗不符时，需视实际情况调整，并反馈计划部对BOM表进行修改。

生产完成并经质量部检验放行后，仓库安排发货，并反馈物流信息给销售部。

各相关部门需按下表规定任务节点及时限要求，紧密配合PMC部对销售订单进行跟进，及时处理并配合其他部门完成生产任务，以满足客户需求。

相关文件：

无

相关记录：

《销售订单》

《订单交期评估表》

修订记录

日期

版本号

修改内容

编制人

2022.06.30

A/0

建立新程序

质量体系小组