QP-06 采购管理程序 A0.docVIP

第

第PAGE1页共NUMPAGES4页

文件名称

采购管理程序

文件编号

QP-06

版/次

A/0

文件类别

程序文件

生效日期

2022.06.30

页数

4

编制

质量体系小组

审核

批准

目的：

为了明确采购相关职责及权限、规范采购工作流程，以保障生产供应、控制采购成本，特制定本程序。

适用范围：

适用于公司原材料、设备仪器、生产辅料、劳保用品、办公用品、消毒剂、杀虫剂、实验试剂和耗材的采购过程控制。

职责权限：

企业负责人：负责采购合同、采购订单的评审；负责采购申请单的审批。

采购部：

负责原料、包材、消毒剂的采购，及其供应商选择、评估和管理。

负责生产辅料的采购。

人事部：

负责劳保用品、办公用品的采购；

负责实验室试剂、培养基和实验耗材的采购，及其供应商的选择、评估和管理；

负责杀虫剂的采购，及其供应商的选择、评估和管理。

各部门：负责各自部门所需生产设备或检测仪器的采购。

程序内容：

原料和包装材料的采购：

计划部依据《物料需求计划管理制度》制定物料需求计划。需求计划注明物料名称、规格型号、数量、需求日期，经企业负责人审批后交由采购部。物料紧急请购，计划部应在物料需求计划表注明原因，需求日期，并通知采购部加急采购。

采购部根据物料需求计划，从《合格供应商一览表》中选出（2家以上）供应商，进行询价、比价后，最终确定合适的供应商。

首次供货的供应商，由采购部与其需签订《购销合同》并附上采购技术文件（规格说明或质量协议）。合同内容需包含以下内容：

供应商公司全名、法人代表，双方联络人的电话、邮箱；

采购货品名称、代码编号、型号和规格，采购数量和价格；

交货期、交付方式和交货地点；

质量标准和验收方法，以及不合格品处理方式，当另订有质量协议时，应在采购合同中写明见“质量协议”；

购销合同需明确注明“未经我司书面许可，一律不得转包”相关内容；

约定双方质量责任及违约需承担的责任等内容。

采购部新拟定或重新修改《购销合同》内容的，必须经过财务部与企业负责人审批，必要时咨询法律顾问，就合同中的条款提出建议或意见，采购部人员据此修订合同并与供应商协商确定。

长期供货且质量稳定的供应商，由采购部编制《采购订单》，经财务和企业负责人审批后执行，采购订单需包含以下内容：

采购货品名称、代码编号、型号和规格，采购数量和价格；

交货期、交付方式和交货地点；

需明确注明“未经我司书面许可，一律不得转包”相关内容。

新原料或包材首次采购，或更换供应商首次供货的：

原料：应要求供方先提供样板，经质量部检验，研发部测试评估合格后，方可进行采购。

包材：应要求供方先提供样板，经客户市场及设计人员确认签板；经公司研发部评估（仅限内包材）、质量检测合格后方可通知供方生产。

采购人员按照采购的先后顺序安排《物料送货计划》，并跟进采购和送货进度，防止因出现延期供货而影响生产进度的情况。

物料到货并验收合格后，采购部门与供应商对账，通知供应商开具发票，收到发票后由财务部门进行货款核算、结算。若采购来的物料数量缺失，则按照实际数量进行付款。

采购部制定《物料采购进出台账》，记录每次购入的情况，内容包括：名称、规格、数量、生产日期／批号、保质期限、产地、购进价格、购货日期、到货日期、供应商名称及联系方式等信息；

生产辅料的采购：

生产辅料如：收缩膜、喷码耗材由生产部按照生产需求确定采购数量，填写《采购申请单》经企业负责人审批后交由采购部进行采购。

采购回的生产辅料由生产部负责验收、保管和发放。

消毒剂的采购：

消毒剂由采购部按照危险化学品仓安全库存情况确定采购数量并提出采购申请，经企业负责人审批号由采购部进行采购；

消毒剂的供应商需从已确认的《合格供应商一览表》中选取，新供应商需收集相关资质证明，并经要求评估、批准纳入《合格供应商一览表》后方可采购。具体按照《供应商管理程序》执行。

采购回的杀虫剂由仓储部接收，按照危险化学品进行管理。具体参照《危险化学品管理制度》执行。

劳保用品、办公用品的采购：

劳保、办公用品由使用部门按照需求确定采购数量，填写《采购申请单》经企业负责人审批后交人事行政部进行采购。

采购回的劳保用品、办公用品由申购部门验收、保管和发放。

试剂、培养基、实验耗材的采购：

试剂、培养基和实验耗材由质量部按检测需求确定采购数量，填写《采购申请单》经企业负责人审批后交人事行政部进行采购。

试剂、培养基供应商需从已确认的《合格供应商一览表》中选取，新供应商需按《供应商管理程序》要求评估、批准纳入《合格供应商一览表》后方可采购。

采购回的试剂、培养基、实验耗材由实验室负责验收和保管。

杀虫剂的采购：

杀虫剂的采购有人事部按照消杀需求确定采购数量，填写《采购申请单》经企业负责人审批后由人事行政部进行采购。

试剂、培养基的