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学员档案管理制度

学员档案是记录学员学习经历、培训成果及综合表现的重要载体，是机构开展教学管理、质量评估及学员服务的基础依据。为规范学员档案管理流程，保障档案信息的完整性、准确性和安全性，结合机构实际业务需求，制定本制度。

一、档案分类与归档范围

学员档案按内容性质及管理阶段分为以下五类，具体归档范围如下：

（一）学籍档案

1.基础信息类：学员入学登记表（含姓名、性别、身份证号、联系方式、学历/职称等基本信息）、身份证复印件、最高学历/学位证书复印件、职业资格证书复印件（如有）、免冠证件照（1寸、2寸各2张）。

2.入学审核类：入学申请表（含报名渠道、报名时间、课程选择等信息）、入学测试成绩（如有）、面试评估报告（如有）、前置培训结业证明（如为进阶课程学员）。

3.学籍变动类：休学申请及审批材料、复学申请及审批材料、转班申请及审批材料、退学申请及审批材料（含退费协议）、开除学籍决定书（如有）。

（二）培训档案

1.过程记录类：课程表（含课程名称、授课教师、课时安排）、考勤记录表（含每日签到/签退时间、请假记录及证明材料）、课堂笔记复印件（学员自愿提交部分）、小组讨论记录（由授课教师整理）、实践操作记录（含实验/实训项目名称、操作时间、指导教师评价）。

2.教学反馈类：教师授课评价表（学员填写）、学员学习情况反馈表（教师填写，含学习态度、知识掌握程度、进步点及改进建议）、教学改进建议（学员集中反馈汇总）。

3.成果材料类：课程作业（含论文、设计方案、调研报告等，需标注批改分数及教师评语）、项目成果（如创业计划书、技术方案等，附评审意见）、课堂展示材料（PPT、视频等电子文件需转换为PDF或MP4格式归档）。

（三）考核档案

1.日常考核：单元测试卷（含客观题得分、主观题评语）、阶段性测验成绩汇总表（按课程模块统计）、实操考核评分表（含操作规范、完成度、创新性等维度评分）。

2.综合考核：结课考试试卷（含闭卷笔试、开卷考核等形式，需密封保存）、综合评分表（平时成绩占比30%、作业成绩占比20%、考试成绩占比50%，附计算明细）、技能等级证书（如机构颁发的结业证、行业认证证书等）。

3.特殊考核：免修申请及审批材料（附相关资质证明）、补考申请及审批材料（含补考试卷、成绩记录）、重考申请及审批材料（仅限规定次数内）。

（四）奖惩档案

1.奖励材料：优秀学员评选文件（含评选标准、投票记录、获奖名单）、表彰决定书（含奖励等级、表彰事由）、荣誉证书复印件、奖学金发放记录（含金额、发放时间、银行转账凭证）、竞赛获奖证明（含赛事名称、奖项等级、主办方盖章）。

2.惩戒材料：违纪行为调查报告（含时间、地点、经过、证人证言）、违规处理决定书（含处理依据、处理结果、申诉期限）、申诉材料及复核意见（如学员提出申诉）、处分解除决定书（如处分期满后解除）。

（五）其他材料

1.学员服务类：满意度调查表（含教学、服务、设施等维度评分）、个性化需求记录（如特殊教具申请、课程调整建议）、学员互助活动记录（如学习小组组建、经验分享会纪要）。

2.关联材料：第三方推荐函（如企业委托培训的推荐信）、跨机构学习证明（如联合办学的学分互认材料）、学员重要活动照片（需标注时间、地点、参与人员）。

二、归档要求与流程

（一）归档时间要求

1.学籍档案：学员完成报名缴费后15个工作日内，由招生部门整理并移交档案管理部门；学籍变动材料需在审批通过后5个工作日内归档。

2.培训档案：课程作业、考勤记录等过程性材料按教学周期（如每月）由教学部门整理，课程结束后10个工作日内移交；教学反馈类材料在课程结课后7个工作日内归档。

3.考核档案：日常测试卷在批阅完成后3个工作日内归档，结课考试试卷在成绩核定后5个工作日内归档，证书类材料在学员领取原件后3个工作日内归档复印件。

4.奖惩档案：奖励材料在表彰文件下发后3个工作日内归档，惩戒材料在处理决定书送达学员后5个工作日内归档，申诉及复核材料在复核完成后2个工作日内补充归档。

5.其他材料：按事件发生时间，由相关责任部门在事件结束后7个工作日内整理归档。

（二）归档质量要求

1.材料完整性：归档材料需为原始文件或加盖机构公章的有效复印件（如身份证、学历证书等），复印件需注明“与原件一致”及核对人签名；电子文件需同时归档纸质件（如作业需学员手写签字）。

2.内容准确性：档案信息需与实际情况一致，如姓名、身份证号等关键信息需经双人核对；教师评语、考核分数等主观内容需注明评价依据（如“课堂表现活跃，作业完成率100%”）。

3.格式规范性：纸质档案统一使用A4纸，左侧装订（需留2cm装订线），破损材料需修复或复制后归档；电子档案命名规则为“学员姓名+档案类别+日期”（如“张三-培训档案-