接待巡检制度.docxVIP

接待巡检制度

为规范公司接待巡检工作流程，提升服务质量与管理效能，确保各类巡检活动有序、高效开展，切实保障巡检目标达成，同时维护公司良好形象，结合实际运营需求，制定本制度。

一、适用范围

本制度适用于公司范围内所有因外部机构（包括但不限于上级主管单位、行业监管部门、合作方、第三方评估机构）开展的检查、调研、评估等巡检活动的接待工作。内部审计、专项督查等内部巡检接待参照本制度执行，特殊情形需经公司分管领导审批后调整执行。

二、职责划分

（一）综合管理部为接待巡检工作的统筹责任部门，负责：

1.接收巡检通知并确认关键信息（时间、人数、巡检主题、参与人员职务及专业背景、行程要求等）；

2.组织召开接待准备会议，协调各相关部门分工；

3.审核接待方案，监督准备工作进度；

4.全程参与接待实施，协调突发问题处理；

5.汇总巡检反馈，跟踪整改落实情况；

6.建立接待巡检档案，定期分析优化流程。

（二）业务相关部门为配合责任部门，负责：

1.按巡检主题提供专业资料（含制度文件、操作记录、数据报表、佐证材料等），确保内容真实、完整、更新及时；

2.安排熟悉业务的人员参与现场讲解或答疑；

3.对巡检中提出的业务问题制定整改措施并落实；

4.配合综合管理部完成接待方案中涉及本部门的具体事项（如现场布置、路线引导等）。

（三）接待小组为执行主体，由综合管理部牵头组建，成员包括但不限于综合管理部接待专员、业务部门联络人、后勤保障人员，负责：

1.落实接待方案中的具体执行工作（如场地布置、物料准备、车辆安排等）；

2.全程陪同巡检，记录巡检过程中的重点问题、建议及意见；

3.及时反馈现场突发情况并协助处理；

4.完成接待后物资清点及场地复原。

三、工作流程

（一）准备阶段（接到通知后至巡检前1日）

1.信息确认与传递

综合管理部在收到巡检通知后24小时内，通过书面或邮件形式向发出方确认以下信息：

-巡检时间（精确到小时）、预计时长；

-巡检人员名单（姓名、职务、联系方式、专业领域）；

-巡检重点（如制度执行、现场操作、数据核查等具体方向）；

-需提前准备的资料清单（若有）；

-特殊需求（如无障碍设施、饮食禁忌、车辆接送等）。

确认后，综合管理部应在12小时内将信息同步至公司分管领导、相关业务部门及接待小组成员。

2.接待方案制定

综合管理部牵头，组织相关部门在收到完整信息后48小时内制定《接待巡检方案》，内容包括：

-接待目标：明确本次巡检需重点展示的工作成果或需验证的管理要点；

-人员分工：接待小组组长及成员名单、职责（如主陪人员、记录员、后勤保障员）；

-行程安排：细化时间节点（如签到、开场介绍、现场检查、座谈交流、总结反馈）、路线规划（需标注关键点位停留时长）；

-资料准备清单：按业务模块分类整理（基础类：公司简介、组织架构；业务类：制度文件、操作记录；佐证类：照片、视频、签字表单），标注责任部门及提交时限；

-现场布置要求：根据巡检主题确定重点展示区域（如生产车间、实验室、档案库房），明确卫生标准（无杂物、无积灰）、设备状态（投影仪、音响调试正常）、物料摆放（宣传资料、桌牌、纸笔按统一规格摆放）；

-应急预案：针对时间变更、人员调整、设备故障、突发状况（如访客身体不适）等制定应对措施（如备用会议室、备用讲解人员、急救箱位置及联系人）。

方案需经分管领导审批后执行，若遇突击巡检（提前24小时内通知），可简化流程但需同步报备。

3.现场准备与预演

各责任部门按方案要求在巡检前24小时完成资料提交，综合管理部负责汇总审核，确保资料逻辑连贯、数据一致；后勤保障人员在巡检前4小时完成场地布置，重点检查：

-公共区域：走廊、卫生间清洁度，指示标识清晰性（如“巡检路线”“休息区”引导牌）；

-会议室：桌牌摆放（按职务从左至右排列）、座椅间距（不少于60cm）、空调温度（24-26℃）、茶水杯具（无指纹、配茶包/矿泉水）；

-现场点位：设备运行状态（如生产线是否正常运转）、操作记录是否按时间顺序摆放、安全警示标识是否齐全。

接待小组在巡检前2小时进行全流程预演，重点检查时间把控（各环节时长误差不超过5分钟）、人员衔接（讲解人员提前10分钟到位）、设备试用（投影仪播放测试、麦克风收音测试），预演问题需立即整改并记录。

（二）实施阶段（巡检当日）

1.迎检与签到

接待小组组长提前