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某跑步俱乐部办公设备使用规定

第一章总则

第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）办公设备使用管理，提高设备使用效率，保障日常运营及会员服务工作有序开展，避免资源浪费与资产流失，结合俱乐部实际情况，制定本规定。

第二条本规定所称“办公设备”，指俱乐部为满足日常办公、活动组织、会员服务等需求配置的电子及机械类设备，包括但不限于：电脑（含笔记本电脑）、打印机（含多功能一体机）、扫描仪、投影仪、碎纸机、电话机、空调、饮水机等。

第三条本规定适用于俱乐部全体工作人员（含专职、兼职及实习人员）及临时借用设备的合作单位人员。

第四条办公设备使用管理遵循“统一规划、责任到人、合理使用、定期维护”原则，兼顾效率与节约，确保设备安全、稳定运行，为俱乐部高质量发展提供基础保障。

第二章管理职责划分

第五条行政部为俱乐部办公设备管理的统筹部门，负责以下工作：

（一）制定设备采购计划，组织采购、验收及登记；

（二）建立设备台账，记录设备名称、型号、编号、购置时间、使用部门/人员、维护记录等信息；

（三）监督各部门设备使用情况，定期开展检查；

（四）协调设备维修、报废及处置事宜；

（五）组织设备使用培训，普及操作规范与安全知识。

第六条各部门负责人为所在部门办公设备管理的第一责任人，负责：

（一）落实本部门设备使用规范，监督人员按章操作；

（二）定期检查设备运行状态，发现异常及时上报行政部；

（三）配合行政部完成设备盘点、维护及处置等工作。

第七条设备使用人（含直接使用与保管人员）为设备管理的直接责任人，承担以下义务：

（一）熟悉设备操作流程，严格按说明书或培训要求使用；

（二）做好设备日常清洁、保养，避免因人为疏忽导致损坏；

（三）设备使用完毕及时归位，共享设备需按预约顺序交接；

（四）发现设备故障或异常立即停止使用并上报部门负责人；

（五）调离原岗位或离职时，须与接任人员完成设备交接手续。

第三章设备采购与登记管理

第八条办公设备采购实行“需求申报—审批—采购—验收—登记”流程：

（一）需求申报：各部门根据实际工作需要，于每季度首月5日前提交《办公设备采购申请表》，注明设备名称、型号、数量及用途；

（二）审批：行政部汇总需求后，结合设备存量、使用效率及年度预算，提出审核意见，报俱乐部负责人审批；

（三）采购：经审批通过后，行政部通过公开比价或定点采购方式完成采购，优先选择节能、耐用、售后服务完善的品牌；

（四）验收：设备到货后，行政部联合使用部门共同验收，核对型号、配件及功能，留存发票、保修卡等凭证；

（五）登记：验收合格后，行政部为设备编制唯一编号，录入电子台账，并同步更新纸质档案。

第九条严禁未经审批擅自采购办公设备。特殊情况下（如设备突发损坏需紧急替换），使用部门须电话请示俱乐部负责人同意后先行采购，3个工作日内补办审批手续。

第四章设备使用规范

第十条通用使用要求：

（一）严禁将办公设备用于与工作无关的事项（如私人打印、娱乐游戏等）；

（二）非授权人员不得操作精密设备（如投影仪、扫描仪等）；

（三）设备使用过程中需注意用电安全，避免超负荷运转或违规接线；

（四）共享设备（如打印机、投影仪）须通过俱乐部内部系统预约使用，注明使用时间、用途，按预约顺序使用；

（五）设备使用完毕后，须关闭电源、归置配件（如投影仪遥控器、打印机纸盒），保持环境整洁。

第十一条专用设备操作细则：

（一）电脑（含笔记本电脑）：

1.开机须设置登录密码，重要文件需加密存储或备份至俱乐部云盘，禁止存储违规或敏感信息；

2.安装软件须经部门负责人审批，严禁安装与工作无关的程序（如游戏、直播软件）；

3.外接移动存储设备（U盘、硬盘）需先进行病毒检测，避免感染系统；

4.长时间不使用时（超过1小时）须关闭显示器，下班时须关闭主机电源；

5.笔记本电脑随身携带时需妥善保管，禁止遗落或交非授权人员使用。

（二）打印机/多功能一体机：

1.打印前需核对纸张规格（默认A4纸）、打印份数及内容，避免错打、漏打；

2.提倡双面打印，非正式文件优先使用废纸反面；

3.耗材（墨盒、硒鼓）更换需联系行政部，禁止自行拆卸；

4.设备卡纸时，须先关闭电源，按说明书指示缓慢取出纸张，避免强行拉扯；

5.每月统计各部门打印量，超量使用需提交说明（标准由行政部根据历史数据制定）。

（三）投影仪：

1.使用前检查连接线（HDMI线、VGA线）是否完好，调试画面亮度、焦距至合适状态；

2.投影时间连续不超过4小时（大型活动除外），中途需关闭散热30分钟；

3.关闭设备后，须待风扇停止运转（约5分钟）再切断电源，避免灯泡过热损坏；

4.镜头需定期用专用清洁布擦拭，禁止用手或粗糙物品触碰。

（四）碎纸机：

1.单次碎纸量不得超过设备标注的最大容量，避免卡纸或电机过载；

2.碎纸过程中禁止将手或其他物品伸入