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银行财务员工谈心谈话记录内容一对一

谈话时间：2024年3月15日14:30-16:20

谈话地点：XX支行三楼会议室（财务部门独立洽谈室）

谈话人：王莉（财务运营部经理，从业12年）

被谈话人：张敏（财务核算岗员工，2021年入行，主责费用审核、预算执行跟踪）

王莉：张敏，今天找你来主要是想聊聊最近的工作状态和遇到的具体问题。你入职快三年了，从刚开始接手基础报销审核到现在独立负责支行12个部门的预算执行分析，成长挺明显的。不过最近月底关账时我看你加班频率变高了，是工作量有变化，还是遇到了什么卡壳的地方？

张敏：王经理，确实最近有点吃力。首先是费用审核的标准在调整，总行1月份下发了新的《公务接待费用管理细则》，对餐费、差旅补贴的附件要求更严了，比如本地接待需要提前报备审批单，以前只需要事后补说明就行。但部分部门同事不太适应，有时候拿过来的报销单附件不全，我退回去他们就着急，说“以前都能过”，沟通成本变高了。

王莉：这个我理解，政策衔接期最容易出矛盾。上周我参加分行财务条线会议，也提到了新细则的落地难点。你具体遇到过哪些典型问题？比如是附件格式不规范，还是审批流程没走完？

张敏：主要是两类。一类是“时间差”问题，比如业务部门月底集中报销，有些接待是月初发生的，当时没提前报备，现在补审批单需要部门负责人重新签字，个别负责人出差，就卡在这儿了。另一类是“标准争议”，比如细则里说“本地接待陪餐人数不超过3人”，但有次公司部接待重要客户，实际陪餐4人，他们解释说客户方来了5人，按对等原则需要增加，但细则里没写“特殊情况”的处理流程，我不敢松口，最后还是你帮忙协调的。

王莉：这说明细则的实操性确实需要补充。下周我会整理各岗位反馈的典型案例，向分行提交《新费用细则执行问题汇总表》，重点提“特殊情形备案”和“跨月补审批”的操作指引。对了，除了外部沟通，你自己的工作流程有没有优化空间？比如能不能把政策宣导前置？

张敏：其实我最近在试“预审”机制，每月5号前主动联系各部门财务联络人，提醒当月重点费用的注意事项，比如季度末的会议费、营销活动费。但效果不一，有的部门配合，有的觉得“多此一举”。另外，预算执行跟踪的压力也大——支行今年要求预算偏差率控制在2%以内，我需要每周核对系统数据，还要和业务部门确认未入账的合同进度。上周零售部有笔20万的广告投放，合同签了但发票还没到，系统里没显示，导致我周报里的预算执行率少算了3个百分点，被分管行长问了。

王莉：预算跟踪的“预估偏差”确实是个老问题。总行上个月上线了“合同管理-财务联动模块”，你试过没有？里面可以录入未执行完毕的合同信息，系统会自动生成“待确认支出”预警。我让IT部给你做个操作培训，以后这类问题可以提前在系统里标注，周报里也能注明“预估未入账金额”，避免信息不对称。

张敏：好的，这个模块我听说过，但还没深入研究。另外，最近财务系统在升级，从旧的NC系统切换到新的SAP系统，我负责的费用审核模块需要重新配置审批流。上周测试时，有笔报销单因为新旧系统字段映射错误（比如旧系统“费用类型”是三级分类，新系统是四级），导致审批被卡住，我花了两天才和科技部一起调好。切换期工作量翻倍，有时候下班前要同时核对旧系统的关账数据和新系统的测试数据，脑子有点转不过来。

王莉：系统切换是今年的重点工程，分行专门成立了项目组，我们部门是核心参与方。你提到的字段映射问题，我昨天刚和科技部开了协调会，他们承诺本周内完成所有常用费用类型的对照表，明天会发个操作手册给你，里面有常见问题的解决步骤。另外，我和人力部申请了临时支援，下周会有个实习生来帮你整理旧系统的历史数据，你可以把核对旧数据的工作分一部分给他，集中精力处理新系统的测试和日常审核。

张敏：谢谢王经理，其实我最担心的不是工作量，而是怕出错。新系统的权限设置更严格了，比如超过5万的费用需要分管行长线上审批，但有时候业务部门急着付款，催着我“先点提交”，我要是松口，就违反了“逐级审批”的内控要求；不松口，又怕影响业务进度。上周五公司部有笔5.8万的材料采购款，对方是紧急供应商，晚付一天要收滞纳金，部门负责人直接打电话给我，说“你先提交，我让行长补签”，我没敢答应，最后还是你和行长沟通才解决的。

王莉：这种“特事特办”的压力我完全理解，但财务的底线是合规。你做得对，因为一旦“先斩后奏”，如果后续审批不通过，责任全在我们。不过可以优化沟通方式——下次遇到这种情况，你可以当场联系部门负责人，让他同步给分管行长发个微信说明情况，你截图作为“紧急审批记录”附在系统里，这样既留痕又能推进流程。我之前和几个分管行长打过招呼，他们对这种“线上补确认”的方式是认可的。

张敏：这个方法好，我记下来了。另外，关于个人发展，我最近在考