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费用预算与申请流程规范手册

一、手册说明

本手册旨在规范公司各项费用的预算编制与申请管理，保证资金使用合理、透明，提高预算执行效率，保障业务活动有序开展。适用于公司各部门、全体员工在涉及费用预算申报、申请支付等场景时的操作，涵盖日常办公、业务开展、专项活动等各类费用类型。

二、适用范围与场景

（一）适用主体

公司各部门（含分支机构）、全体正式员工及因公开展业务的临时人员。

（二）适用费用类型

日常运营费用：办公用品采购、通讯费、快递费、物业管理费等；

业务活动费用：差旅费、客户接待费、市场推广费、会议费等；

专项项目费用：特定项目开展所需的物料采购、服务外包、设备租赁等；

其他经批准的合规费用。

（三）核心目标

实现费用预算的全流程管控，避免资源浪费；

明确各环节职责分工，提高审批效率；

保证费用支出与业务目标匹配，保障资金使用效益。

三、费用预算与申请全流程操作指引

（一）费用预算编制流程

步骤1：需求收集与目标明确

各部门根据年度/季度工作计划，梳理下一周期业务需求，明确费用用途（如“2024年Q3市场部展会推广费用”）、预计发生时间及规模；

部门负责人组织内部讨论，保证费用需求与部门目标一致，避免预算申报盲目性。

步骤2：预算数据测算与申报

依据历史费用数据、市场行情、业务规模变化等因素，逐项测算费用金额（如差旅费需参考人均交通成本、住宿标准及出行天数）；

填写《部门费用预算表》（见模板一），经部门负责人*审核签字后，在规定时间内提交至财务部。

步骤3：预算汇总与平衡审核

财务部收集各部门预算表，汇总公司整体预算，结合年度经营目标、资金状况进行初审；

对预算金额异常或依据不充分的部门，财务部反馈意见，要求补充说明或调整后重新申报。

步骤4：预算审批与下达

汇总后的整体预算报总经理*审批，重大预算事项需提交公司管理层会议审议；

审批通过后，财务部向各部门下达正式预算额度，同步明确预算执行周期及调整规则。

（二）费用申请与支付流程

步骤1：发起费用申请

员工根据实际业务需求（如“采购部门A4纸100包”），填写《费用申请单》（见模板二），详细注明费用类型、金额、用途、发生时间、关联项目等信息；

附上必要的支持性材料（如报价单、会议通知、行程单等），保证材料真实、完整。

步骤2：部门内部审核

员工将《费用申请单》及附件提交至部门负责人*，负责人审核费用是否符合部门预算、事由是否合理、材料是否齐全；

审核通过后签字确认，若超出部门预算或存在疑问，需退回员工修改或说明情况。

步骤3：财务合规性审核

财务部收到申请材料后，重点审核：

（1）费用是否符合公司费用标准（如差旅住宿上限、招待费人均标准）；

（2）预算额度是否充足（若需跨部门使用预算，需附预算调整说明）；

（3）票据类型与费用是否匹配（如办公用品需提供采购清单）。

审核通过后转交下一级审批，不通过则注明原因并退回。

步骤4：分级审批与授权

根据费用金额分级审批：

金额≤5000元：由部门负责人及财务经理审批；

5000元＜金额≤20000元：需增加分管副总*审批；

金额＞20000元：由总经理*最终审批。

审批人需在1-2个工作日内完成审批，紧急事项可启动加急流程（需注明“加急”并由申请人上级同步确认）。

步骤5：费用支付与执行

审批通过后，财务部根据《费用申请单》安排支付（对公转账或备用金借款）；

员工收到款项后，需在3个工作日内完成费用执行，并将执行结果（如采购合同、服务验收单）反馈至财务部备案。

步骤6：费用报销与核销

费用发生后，员工在5个工作日内填写《费用报销单》，粘贴合规费用凭证（如合规票据、验收证明），经部门负责人*审核后提交财务部；

财务部核对报销金额与申请审批是否一致、凭证是否合规，无误后安排支付报销款；若有差异，需与员工沟通调整。

四、相关模板示例

模板一：部门费用预算表

预算周期

部门名称

费用项目

预算金额（元）

测算依据

备注

2024年Q3

市场部

展会推广费

50000

参照2023年同期支出（45000元），结合今年展会规模增长10%

需提前15天提交专项申请

2024年Q3

行政部

办公用品采购

8000

历史月均支出约2667元，季度合计8000元

按需申领，避免囤积

编制人：某某审核人：某某日期：2024年X月X日

模板二：费用申请单

申请部门

申请人

申请日期

市场部

*某某

2024-07-01

费用类型：□差旅费□业务招待费□办公费□市场推广费□其他（请注明：______）

费用用途：参加2024年行业展会，展位搭建及宣传物料制作

申请金额：人民币（大写）伍仟元整；（小写）￥5000.00

预算科目：市场部-展会推广费（2024年Q3预算）

明细说明：1.展位搭建费：3000元；2.宣传海报制作：1500元；3.