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2025年财务档案保管自查报告

为全面落实《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）及《企业文件材料归档范围和保管期限规定》（国家档案局令第10号）要求，切实加强财务档案规范化管理，我单位于2025年6月至8月组织专项工作组，对2018年1月至2024年12月期间形成的财务档案开展全面自查。本次自查以“查制度、看执行，查基础、看规范，查安全、看保障”为核心，覆盖档案收集、整理、归档、保管、利用、销毁全流程，现将自查情况报告如下：

一、自查工作开展情况

为确保自查工作有序推进，单位成立由总会计师任组长，财务部门负责人、档案管理部门负责人及3名业务骨干组成的专项工作组，制定《2025年财务档案保管自查方案》，明确自查范围、标准及责任分工。自查范围涵盖会计凭证（含原始凭证、记账凭证）、会计账簿（含总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿）、财务会计报告（含月度、季度、年度报告及相关文字分析材料）、其他会计资料（含银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等），共计涉及12个会计年度、15个业务部门形成的档案资料。

自查方法采取“全面普查+重点抽查”模式：首先由各业务部门对本部门形成的财务档案进行初步整理和自核，提交《部门财务档案自查表》；工作组在此基础上，抽取2020-2024年形成的档案（占总量的60%）进行现场核查，重点检查归档完整性、整理规范性、保管安全性；同时调取档案管理信息系统数据，比对电子档案与纸质档案的一致性，核查借阅登记、备份记录等管理台账。

二、财务档案管理现状

（一）制度建设与执行情况

单位现行《财务档案管理制度》于2023年修订，明确了财务档案的归档范围、保管期限、移交流程、借阅规则及销毁程序，内容符合《会计档案管理办法》要求。制度中细化了“谁经办、谁整理”的归档责任，规定业务部门需在会计年度终了后3个月内将档案移交财务部门，财务部门整理完毕后于次年6月底前移交综合档案室。2023年以来，共组织3次制度培训，覆盖财务、档案及相关业务部门人员120人次，确保制度执行到位。通过核查移交清册，2018-2024年应移交财务档案1286盒（册），实际移交1286盒（册），移交及时率100%。

（二）基础设施与保管条件

单位设有独立财务档案库房1间，面积60㎡，配备电动密集架8组（容量12000盒）、恒温恒湿机2台（温度控制14-24℃，湿度45-60%）、消防自动喷淋系统1套、监控摄像头4个（24小时实时录像）、防虫防霉药剂柜1个。库房内档案按“年度-类别-保管期限”分类存放，标识清晰，无混存、乱存现象。经现场检测，2025年6-8月库房温湿度平均值分别为20.5℃、52%，符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）要求；消防系统月度检测记录、温湿度每日登记本、监控设备维护台账均完整留存，近3年未发生档案受潮、虫蛀或安全事故。

（三）归档质量与整理规范

1.完整性核查：抽查2020-2024年会计凭证120册（占同期总量的20%），均包含原始凭证、记账凭证及凭证汇总表，无缺页、漏号现象；会计账簿抽查25本（含总账5本、明细账15本、日记账5本），均有启用表、目录及经管人员签章，页码连续；财务会计报告抽查30份（含年度报告10份、季度报告20份），包含文字分析材料及相关附表，符合“报告-分析-附表”三位一体要求；其他会计资料中，银行对账单、余额调节表与凭证一一对应，纳税申报表与税务系统数据一致，移交、保管、销毁清册要素齐全（含档案名称、数量、移交/保管/销毁日期、责任人签字）。

2.规范性核查：会计凭证装订采用线装+封皮密封方式，封皮注明单位名称、凭证类别、年度月份、起止号码，厚度控制在2-3cm（符合《会计基础工作规范》要求）；会计账簿封面标注清晰，扉页“经管人员一览表”随人员变动及时更新；财务会计报告按年度装订成册，封面加盖单位公章及财务专用章；电子档案方面，2020年起形成的记账凭证、财务报表已实现电子化归档，采用PDF+OFD双格式存储，元数据包含文件名称、生成时间、责任人、关联业务单号等信息，存储于单位专用服务器（容量2TB，剩余空间1.2TB），并按季度异机备份至本地云存储（备份成功率100%）。

（四）利用与安全管理

档案借阅实行“申请-审批-登记-归还”闭环管理，设置《财务档案借阅登记簿》，记录借阅人、部门、用途、时间、归还时间等信息。2023-2024年共办理借阅42次，均为内部审计、税务检查等合规用途，所有档案均在7个工作日内归还，无逾期或丢失情况。保密管理方面，涉及工资发放、成本核算等敏感信息的档案，借阅时需额外提交分管领导审批单；电子档案访问设置三级权限（查询、下载、