01 文件控制程序.docVIP

文件编号:JG-QP-01

生效日期:2022年8月04日

程序文件

版本: A.2

文件名称:文件控制程序

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版本

文件修改栏

生效日期

A.0

首次发行（ISO9001:2008版）

2009年6月20日

A.1

内容更新（ISO9001:2015版）

2021年4月07日

A.2

内容更新，增加引用文件的文件编号（ISO9001:2015版）

2022年8月04日

编写

审核

批准

文件发行章

罗小雄

1、目的

规定体系文件的编制、审批、发放等管控方法，确保体系文件得到有效控制；使各相关部门能及时获得适当且有效的最新文件。

2、 范围

本公司所有质量体系受控文件。

3、定义

无

4、职责

4.1管理者代表：负责质量手册的制定和审核，程序文件的审核以及三级文件的批准。

4.2总经理：负责质量手册和程序文件的批准。

4.3 质量部：负责体系文件的分类、发放、记录、更改、作废及回收等控制和管理。

4.4 各职能部门：负责各部门程序文件、三级作业文件的编制。

文件类别

制定

审核

批准

质量手册

管理者代表

副总

总经理

程序文件

管理者代表

管理者代表

总经理

三阶文件

职能部门

部门负责人

管理者代表

5、 内容

5.1文件编号规定

5.1.1质量手册编号规定

QM——01

序号

序号

质量手册代码

质量手册代码

5.1.2程序文件编号规定

JG——QP——01

文件流水号01—99

文件流水号01—99

程序文件代码

程序文件代码

公司简称

公司简称

5.1.2.1程序文件表单编号

JG--QP—01——001

表单流水号

表单流水号

程序文件编号

程序文件编号

公司简称

公司简称

5.1.3三级文件编号规定

OS——X——01

文件流水号01—

文件流水号01—99

部门代码

三级文件代

三级文件代码

码

5.1.3.1部门代码：

部门

总经理

管理者代表

生产部

工程部

市场部

质量部

采购部

行政部

代码

GMD

MRD

PRD

EPD

SLD

QMD

MTD

HRD

5.1.3.2技术性文件的编号可根据实际情况，统一规范编号。

5.1.3.3外来文件的获取及编号规定

外来文件主要包括：国际、国家标准，相关法律法规要求等；其编号按照原文件编号。

5.1.4四级表单编号规定

5.1.4.1四级文件表单编号

OS——X——01——001

三级文件编号

三级文件编号

表单流水号

注明：文件版本以两位字符表示，例如：A.0，依次A.1、A.2、A.3等；若是直接引用的各类外部文件，将按原来编号和版本。

5.2文件的提交

5.2.1提交文件前，由编制部门填写《文件发放申请表》JG-QP-01-001，明确注明文件名称、发放理由及发放部门。

5.2.2编制部门将审批的《文件发放申请表》JG-QP-01-001，和需发放的文件提交到文控处；同时将文件的电子档发到文控文员电脑上。

5.3文件的发放和回收

5.3.1文控文员根据《文件发放申请表》JG-QP-01-001，首先登入《文件总览表》JG-QP-01-003。

5.3.2文控文员根据文件发放的数量，通过将原文件复印需要发放的份数，同时加盖红色“受控文件”印章，以受控副本形式下发到发放部门。

5.3.3文控文员下发文件时，应填写《文件发放/回收记录表》JG-QP-01-002，要求文件签收人签名；对于下发更改换版的新文件时，应先回收旧文件，并在旧文件上盖“作废文件”印章。

5.3.4文控文员将提交的原文件作为受控正本，不需盖章，保存于文控处。

5.3.5公司内所有受控文件必须加盖“受控文件”印章，且受控文件不得复印，一经发现由文控文员及时收回销毁并追究责任。

5.3.6外来文件需在公司执行时，首先由文控文员登记于《文件总览表》JG-QP-01-003上，并在复印分发时加盖红色“外来文件”印章，发放时填写《文件发放/回收记录表》JG-QP-01-002。

5.4文件的更改和作废

5.4.1文件可根据实际情况需要，由原编制部门提出更改或作废，但文件的更改和作废必须由原编制部门填写《文件修订/废止申请单》JG-QP-01-004，按照5.3.2执行；对于工程、技术或其它标准类的三级文件，可以不需要经过与流程有关部门的评审。

5.4.2文控文员在回收旧版文件或作废文件时，应填写《文件发放/回收记录表》JG