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2026年金属制品公司采购合同履约跟踪管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司采购合同履约跟踪工作，实时掌握合同执行进度，及时识别并解决履约过程中的问题，保障原材料、零部件等采购物资按时、按质、按量交付，维护公司合法权益，降低采购风险，确保生产经营活动稳定开展，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有金属制品生产所需原材料（如钢材、铝材等）、零部件、辅助材料等采购合同的履约跟踪工作，涉及采购部、质量管理部、生产部、仓储部、财务部等相关部门，以及与公司签订采购合同的所有供应商。

第三条跟踪原则

全程跟踪原则：从采购合同签订生效之日起，至物资验收合格入库、货款结清完毕，对履约全流程进行持续跟踪，不留跟踪盲区。

责任明确原则：明确各部门及岗位在履约跟踪中的职责，避免推诿扯皮，确保跟踪工作有序开展。

及时预警原则：对履约过程中出现的交付延迟、质量异常等潜在风险，及时识别并发出预警，提前制定应对措施。

依法合规原则：履约跟踪工作严格遵循《中华人民共和国民法典》（合同编）、《中华人民共和国产品质量法》等相关法律法规，以及公司采购管理相关规定，确保跟踪行为合法合规。

第四条合规依据

本制度制定与实施以《中华人民共和国民法典》（合同编）为核心法律依据，同时参考《企业采购风险管理指南》《金属制品行业采购管理规范》等行业标准及公司内部采购管理制度，保障履约跟踪工作的合法性与规范性。

第二章履约跟踪组织与职责

第五条采购部

作为履约跟踪的牵头部门，主要职责包括：

建立采购合同履约跟踪台账，记录合同基本信息（合同编号、供应商名称、物资名称、规格型号、数量、金额、交付期限、质量标准等）及履约进度；

负责与供应商的日常沟通，定期了解物资生产进度、发货安排，确认发货时间、物流信息，跟踪物资运输途中状态；

及时收集履约过程中的相关凭证（如发货单、物流运单等），并同步共享给仓储部、质量管理部；

发现履约异常（如交付延迟、质量问题预警等）时，第一时间与供应商沟通核实，分析原因并协调解决，同时向部门负责人及相关协作部门反馈；

整理履约跟踪记录，形成履约跟踪报告，定期向公司采购管理领导小组汇报履约整体情况。

第六条质量管理部

根据采购合同约定的质量标准，提前准备物资验收方案与检测设备，确保物资到货后能及时开展质量检验；

收到采购部通知的物资到货信息后，按时完成质量检验工作，出具检验报告，明确物资合格或不合格结论；

若检验发现质量异常，及时将检验结果反馈给采购部，协助采购部与供应商协商处理方案（如退货、换货、索赔等）；

跟踪不合格物资的处理进度，确保问题得到妥善解决，避免不合格物资流入生产环节。

第七条生产部

向采购部提供准确的物资需求时间节点，作为采购合同交付期限设定及履约跟踪的重要依据；

实时关注采购物资履约进度，若因物资未按时交付可能影响生产计划，及时向采购部发出预警，协助采购部推动供应商加快履约；

物资验收合格入库后，根据生产计划及时领用，若领用过程中发现质量问题，立即停止使用并反馈给质量管理部与采购部。

第八条仓储部

收到采购部共享的物资发货信息后，提前规划仓储空间，做好物资入库准备；

物资到货时，核对物资数量、规格型号与采购合同及发货单是否一致，检查物资包装是否完好，若发现数量短缺、包装破损等问题，当场记录并及时反馈给采购部；

配合质量管理部开展物资质量检验，检验合格后办理入库手续，登记库存台账；检验不合格的，按采购部与供应商协商的处理方案进行暂存、退货或换货操作。

第九条财务部

根据采购合同约定的付款条款，整理付款所需资料（如验收合格证明、发票等），按时完成付款审核与支付；

若因供应商履约异常（如交付延迟、质量不合格）需暂停付款或调整付款金额，根据采购部提供的书面说明及相关凭证，调整付款计划；

跟踪货款支付进度，及时将付款结果反馈给采购部，确保付款信息与履约进度同步。

第三章履约跟踪内容与流程

第十条履约前跟踪（合同签订后至物资生产发货前）

采购部在合同签订生效后3个工作日内，完成履约跟踪台账初始化，录入合同全部关键信息；

合同约定交付期限前15个工作日（若交付周期较长，可适当延长跟踪间隔），采购部通过电话、邮件等方式与供应商沟通，了解物资生产进度，确认是否能按约定时间开始发货；

若供应商反馈生产进度滞后，可能影响交付期限，采购部需详细了解滞后原因（如原材料短缺、设备故障等），要求供应商制定赶工计划，并将情况反馈给生产部，评估对生产计划的影响；

供应商确定发货时间后，采购部需获取发货单（含物资名称、数量、规格、发货日期、物流单号等信息），并在24小时内将发货信息共享给仓储部、质量管理部，提醒相关部门做好接收与检验准备。

第十一条履约中跟踪（物资发货后至到货验收前）

物资发货后，采购部根据物流信息，每