企业会议议程安排及记录表.docVIP

适用情境

在企业日常运营中，无论是部门例会、项目推进会、跨部门协调会，还是年度总结会、专题研讨会等各类内部会议，均需通过规范的议程安排和记录来保障会议效率、明确决策结果并跟踪后续执行。本工具模板适用于各类需要结构化流程的企业内部会议，旨在通过标准化操作保证会议目标清晰、过程有序、成果可追溯。

操作流程详解

一、会前准备阶段

明确会议目标与范围

根据会议类型（如决策类、沟通类、汇报类），确定核心目标（如“确定项目下一阶段实施方案”“解决跨部门协作瓶颈”），并界定会议讨论范围，避免议题发散。

拟定初步议程

围绕目标设计核心议题，按重要性排序，每个议题明确讨论重点和预计时长。例如：“项目进度汇报（30分钟）→风险问题讨论（20分钟）→决议事项确认（10分钟）”。

确定参会人员与分工

根据议题内容邀请必要参会人（决策人、执行人、相关领域专家等），明确主持人（控场、引导流程）、记录人（记录讨论要点、决议、行动项）及材料准备人（如数据报告、方案文档）。

发送会议通知

提前1-3天通过企业内部系统或邮件发送通知，包含：会议主题、时间、地点/线上、议程、参会人员、需提前阅读的材料（如“请提前查阅附件《项目进度报告》”），并提醒记录人准备会议记录模板。

准备会议材料与环境

材料准备人将相关文档提前1天发送给参会人；记录人打印或准备电子版会议记录模板；会前30分钟检查会议室设备（投影仪、麦克风、会议软件）、调试线上会议工具，保证环境就绪。

二、会中执行阶段

开场与议程确认

主持人准时开场，简要说明会议目标、议程及时长安排，询问参会人员对议程是否有调整建议，确认后按议程进行。

议题讨论与记录

主持人引导各议题讨论，保证每人发言紧扣主题，控制单次发言时长；记录人实时记录：

讨论要点：不同观点的关键表述（如“建议增加预算10%用于采购设备，认为可优化现有流程降低成本”）；

决议事项：经讨论达成一致的结论（如“同意按优化后的方案推进项目，预算维持原计划”）；

行动项：明确任务内容、负责人、完成时间（如“*负责整理会议纪要，3月15日前发送给参会人”）。

时间控制与突发情况处理

主持人需关注各议题进度，超时时及时提醒（如“该议题剩余5分钟，请聚焦核心结论”）；若出现争议较大的问题，可暂时搁置或安排会后专项讨论，避免影响整体进度。

总结与下一步安排

议题讨论完毕后，主持人总结会议成果（决议事项、行动项），明确下次会议时间（如有）及后续跟进方式，记录人复述关键行动项保证信息准确。

三、会后跟进阶段

整理会议纪要

会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理正式纪要，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人、缺席人）、各议题讨论摘要、决议事项、行动项（负责人、截止时间）、附件材料清单。

审核与分发纪要

纪要完成后提交主持人审核，保证内容准确、无遗漏；审核通过后1个工作日内通过企业内部系统或邮件发送给所有参会人及相关人员，并抄送部门负责人。

行动项跟踪与归档

记录人或指定专人建立行动项跟踪表，定期（如每周）检查负责人进度，提前3天提醒截止日期；会议结束后，将会议通知、议程、纪要、附件等材料整理归档，保存期限按企业档案管理规定执行（如1-3年）。

模板示例

表1：企业内部会议议程安排表

会议基本信息

会议主题

[如：2024年Q2产品研发项目推进会]

会议时间

[如：2024年3月10日14:00-16:00]

会议地点/线上

[如：总部3楼会议室A/腾讯会议ID：X]

主持人

[如：*（研发部经理）]

记录人

[如：*（项目助理）]

参会人员

[如：（产品经理）、（技术负责人）、（测试主管）、（市场代表）]

缺席人员及原因

[如：*（运营主管）—因客户拜访请假]

议程安排

议题内容

负责人

预计时长

备注

1.开场与议程确认

说明会议目标，确认议程

*

5分钟

2.项目进度汇报

各模块负责人汇报当前进度、已完成成果及遇到的问题

、、*

30分钟

提前提交《进度跟踪表》

3.风险问题讨论

针对进度延迟、资源短缺等问题讨论解决方案

全体参会人

20分钟

重点讨论“技术瓶颈”和“人力调配”

4.决议事项确认

确定下一阶段目标、资源分配及时间节点

全体参会人

10分钟

形成书面决议，纳入纪要

5.总结与下一步安排

明确行动项、负责人及下次会议时间

*

5分钟

下次会议暂定3月17日14:00

表2：企业内部会议记录表

会议基本信息

会议主题

[同议程安排表]

会议时间

[同议程安排表]

会议地点/线上

[同议程安排表]

主持人

[同议程安排表]

记录人

[同议程安排表]

参会人员

[同议程安排表]

缺席人员及原因

[同议程安排表]

议程内容

讨论要点摘要

决议事项

行动项

1.项目进度汇报

：前端开发完成80%，后端接口联调延迟3天，因第三方A