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2025年负责人名章自查报告范文

为全面强化负责人名章管理的规范性与安全性，切实防范用印风险，我单位于2025年X月X日至X月X日组织开展了负责人名章专项自查工作。本次自查以《XX单位负责人名章使用管理办法（2023修订版）》为依据，覆盖2024年1月1日至2025年6月30日期间的全部用印记录，通过系统数据比对、纸质档案核查、关键岗位访谈等方式，对用印审批、登记、保管、监督全流程进行了深度排查。现将自查情况报告如下：

一、自查工作开展情况

本次自查由单位办公室牵头，联合财务、法务、审计部门组成专项工作组，明确全面覆盖、重点核查、责任到人的工作原则。工作组首先梳理了负责人名章管理的制度框架，包括《用印审批单填写规范》《名章保管交接班记录要求》《电子签章与实体章协同管理细则》等配套文件，确保自查标准统一。

在范围上，重点覆盖合同签署、财务付款、对外公函、资质证明出具四类高频用印场景，共计抽取2024年以来用印记录876条（其中电子签章记录412条，实体章记录464条），占同期总用印量的92%。核查内容包括：用印审批单是否完整（含用印事由、文件份数、申请人、审批人签字）、审批流程是否符合申请-部门初审-分管领导复核-主要负责人终审四级程序、实体章与电子签章用印记录是否一一对应、保管人员是否严格执行双人保管、分柜存放要求、异常用印（如跨区域用印、非工作时间用印）是否留存书面说明等。

为提升核查效率，工作组开发了用印记录比对模板，将系统电子数据与纸质登记本逐字段核对，重点标注审批人缺失用印事由模糊登记时间与实际用印时间间隔超过24小时等异常项；同时与12名直接接触名章的管理人员、37名用印申请人开展一对一访谈，了解制度执行中的实际痛点。

二、存在的主要问题

通过全面核查，发现当前负责人名章管理在流程执行、登记规范、保管协同、监督机制四方面存在具体问题，具体表现如下：

（一）用印审批流程执行存在偏差

1.紧急用印补流程不及时。2024年3月至2025年5月期间，共发现17例紧急用印情况（主要为项目投标文件、银行贷款资料），其中5例未在24小时内补全审批手续，最长延迟达3个工作日（2025年4月12日某工程投标文件用印）。经访谈，原因系申请人误以为分管领导口头同意即可用印，未严格执行事后24小时内提交书面审批单的制度要求。

2.跨部门用印审批责任不清。在2024年11月某合作协议用印中，因涉及市场部与技术部联合签署，双方均未主动发起审批流程，导致用印审批单中用印事由仅标注合作协议，未明确具体合作内容及风险点，最终由办公室兜底补填，存在责任推诿现象。

（二）用印登记信息完整性不足

1.实体章登记存在漏项。抽查464份实体章用印登记本，发现23份登记单缺失文件份数字段（占比4.96%），11份未填写用印文件编号（占比2.37%），其中2024年7月某批次财务付款凭证用印登记中，连续5份登记单仅标注付款凭证，未注明具体合同编号及金额，导致后续审计追溯困难。

2.电子签章与实体章登记不同步。412条电子签章记录中，有19条未同步至实体章登记本（占比4.61%），主要集中在2025年1-3月新上线电子签章系统试运行阶段，因系统接口调试问题，部分电子用印记录未自动同步至纸质台账，而管理人员未人工补录，造成双轨记录脱节。

（三）名章保管环节存在隐患

1.临时交接记录不规范。2024年以来，名章保管人员因休假、出差发生交接12次，其中3次仅通过口头交接，未填写《名章保管交接记录表》（2024年6月、2025年2月、2025年5月各1次）；2次交接表中交接时间交接物品状态字段填写模糊（如仅标注正常未说明具体情况），无法准确追溯保管责任。

2.非工作时间用印保管措施不到位。2024年9月、2025年3月各发生1次非工作时间用印（均为银行贷款紧急放款），名章保管人员将实体章带离单位时，未使用专用保管箱，仅放置于随身公文包中，存在遗失风险。

（四）监督机制有效性待提升

1.内部抽查频率不足。2024年全年仅开展2次名章管理专项检查（分别为6月、12月），且检查内容局限于登记本表面完整性，未深入核查用印文件与审批单的匹配性；2025年1-6月虽增加至3次，但未形成固定抽查计划，存在运动式检查倾向。

2.问题整改跟踪不到位。2024年6月检查发现的登记漏项问题（涉及15份登记单），整改报告显示已补录信息，但2025年3月复查时，仍有2份登记单因补录人员笔误导致信息错误，暴露出整改质量把关不严。

三、问题原因分析

（一）制度宣贯与执行培训不到位

尽管2023年修订了名章管理制度，但后续仅开展1次集中培训（2023年11月），未针对新入职员工、转岗人员进行常态化培