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2026年通用设备公司采购付款审核管理制度

第一章总则

第一条为规范公司通用设备（如泵阀、压缩机、传动设备）生产经营所需物资采购的付款审核管理，确保采购付款符合采购合同约定、财务制度要求与资金管控目标，避免违规付款、重复付款或超额付款，保障公司资金安全与经营效益，结合公司实际与《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《采购管理制度》等规定，制定本制度。

第二条本制度所称“采购付款审核”，是指公司在采购物资（含生产性物资如零部件、原材料，非生产性物资如办公用品、劳保用品）交付验收后，对采购部门提交的付款申请进行全流程审核，确认付款依据充分、金额准确、符合合同约定后，按权限审批并办理付款的管理活动，包括付款申请发起、付款资料审核、分级审批、资金支付与付款记录归档等环节。

第三条本制度适用于公司所有采购业务的付款审核管理，覆盖预付款（采购合同约定的预付货款）、到货款（物资验收合格后的货款）、尾款（质保期满后的剩余款项）等各类采购付款类型，不适用于应急采购的紧急付款（需按应急采购专项流程执行）与固定资产投资类采购付款（需按公司投资管理制度执行）。

第四条采购付款审核遵循“依据充分、审核严谨、权责对等、资金安全”的原则，以“付款合规率100%、付款准确率100%、资金支付及时率100%”为目标，确保每笔采购付款均有合法依据、符合合同约定，同时兼顾付款效率，保障供应商合作关系稳定。

第二章管理职责分工

第五条财务部门是采购付款审核的核心负责部门，主要职责包括：

（一）制定付款审核规范，明确各类采购付款（预付款、到货款、尾款）需提供的资料清单（如采购合同、验收报告、发票）、审核标准（如发票真伪核验、付款金额与合同一致性核对）、审核时限（一般为2-3个工作日），形成《采购付款审核要求清单》；

（二）审核付款申请与资料，对采购部门提交的《采购付款申请表》及配套资料进行全面审核，检查资料完整性（如是否缺少验收报告、发票是否合规）、付款依据合法性（如采购合同是否盖章生效、验收报告是否签字确认）、付款金额准确性（如是否与合同约定金额一致、是否扣除质量保证金）；

（三）核验发票与资金，通过税务系统核验发票真伪（如增值税专用发票需认证通过），确认发票开具信息（如开票单位、品名、金额）与采购合同、验收报告一致；结合公司资金状况与支付计划，评估付款资金的可保障性，确保付款不超出月度或季度资金预算；

（四）组织付款审批与支付，对通过审核的付款申请，按付款金额与类型分类提交至相关审批人，跟踪审批进度；在审批通过后，按财务制度与合同约定的付款方式（如银行转账、承兑汇票）办理资金支付，确保支付金额准确、收款账户信息无误；

（五）建立付款台账与归档，记录每笔采购付款的申请时间、付款类型、付款金额、供应商信息、审批流程、支付时间、支付凭证号，将《采购付款申请表》、采购合同、验收报告、发票、支付凭证等资料归档至采购付款档案，确保全流程可追溯。

第六条采购部门是采购付款申请的发起部门，主要职责包括：

（一）发起合规付款申请，在采购物资验收合格（或达到合同约定付款节点，如预付款需满足合同约定的预付条件）后，按《采购付款审核要求清单》收集整理付款资料（采购合同复印件、《采购物资验收表》、合规发票、供应商收款账户信息），填写《采购付款申请表》，注明付款类型（如“到货款”“尾款”）、付款金额、付款依据（如“依据XX号采购合同第X条约定”）；

（二）确保付款资料真实完整，核对付款资料与采购业务的一致性（如发票金额与合同约定的结算金额一致、验收报告中的物资数量与采购申请一致），对资料缺失或不符的（如发票品名与采购物资不符），及时与供应商沟通补充或更正，避免因资料问题延误付款；

（三）配合付款审核，在财务部门审核付款申请过程中，若财务部门提出疑问（如合同约定的付款比例不明确、验收报告签字不全），及时提供补充说明（如合同条款复印件、验收签字人的授权证明），协助推进审核流程；

（四）跟踪付款进度与反馈，在提交付款申请后，跟踪付款审核与审批进度，及时将付款结果（如已支付、待审批）反馈给供应商；若出现付款延迟（如审批未通过、资金紧张），向供应商说明原因并协商调整付款时间，维护合作关系。

第七条申请部门（采购需求发起部门）是采购付款的辅助确认部门，主要职责包括：

（一）确认采购物资验收结果，在采购部门发起付款申请前，对《采购物资验收表》中的验收意见进行最终确认，确保验收结果真实（如生产部门确认零部件质量合格、行政部门确认办公用品数量无误），避免因验收不实导致违规付款；

（二）配合付款审核确认，若财务部门或审批人对采购业务的合理性提出疑问（如非生产性物资采购金额过高），从需求角度提供补充说明（如采购物资的用途、必要性），协助确认付款的合理性；