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2026年金属制品公司办公设备全生命周期管理制度

第一章总则

第一条为规范公司办公设备全生命周期管理，实现办公设备采购合理、使用高效、维护及时、报废合规，降低管理成本，保障公司日常办公有序开展，依据《中华人民共和国政府采购法》（如涉及）、《企业内部控制基本规范》及公司行政管理制度，结合公司金属制品生产经营过程中办公设备使用实际（如行政办公、生产辅助办公需求），制定本制度。

第二条本制度所称“办公设备”，是指公司用于日常办公及生产辅助办公的各类设备，包括计算机设备（台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪）、通讯设备（固定电话、投影仪、视频会议设备）、办公家具（办公桌、办公椅、文件柜、会议桌）、其他辅助设备（碎纸机、保险柜、空调、饮水机）等，适用于公司所有部门及使用办公设备的员工，涵盖设备采购、验收、登记、使用、维护、盘点、调拨、报废等全流程管理。

第三条办公设备全生命周期管理遵循四大原则：实用性原则，根据部门办公需求合理配置设备，避免过度采购或配置与需求不符的设备；经济性原则，在满足使用需求的前提下，优先选择性价比高的设备，降低采购与维护成本；合规性原则，采购、报废等环节严格遵守公司制度及相关法律法规，确保流程合法合规；责任到人原则，明确每台设备的使用责任人，落实使用、维护责任，避免设备闲置、损坏或流失。

第四条行政部为办公设备全生命周期管理的责任部门，负责制定设备配置标准、组织采购、建立设备台账、监督使用维护、统筹调拨与报废；各部门负责提出本部门设备需求、配合设备验收、落实使用责任人、日常维护设备；财务部负责设备采购资金审核、付款及固定资产核算（如符合固定资产标准的设备）；使用员工需按制度要求正确使用设备，及时反馈设备故障，配合维护与盘点工作。

第二章办公设备采购与验收

第五条办公设备采购需依据“按需申请、预算管控”的原则开展，避免盲目采购：各部门因新增人员、设备老化无法维修或业务拓展需要新增办公设备时，需填写《办公设备采购申请表》，注明申请部门、设备名称、型号规格、数量、用途、预计预算、需求时间，由部门负责人签字确认后提交行政部；行政部收到申请后，3个工作日内审核申请合理性，对照公司《办公设备配置标准》（如“部门经理配置笔记本电脑，普通员工配置台式电脑；每10人配置1台打印机”）核查是否符合配置要求，同时结合现有设备库存情况（如是否有闲置设备可调配），对符合要求的申请，汇总后报财务部审核预算，预算通过后纳入采购计划；对不符合配置标准或可通过调拨解决的申请，行政部需向申请部门说明理由，协调解决，不得直接提交采购。

第六条办公设备采购流程需规范透明，确保采购设备质量合格、价格合理：行政部根据审核通过的采购计划，选择采购方式，小额采购（如单批金额低于XX元）可通过三家及以上供应商询价，选择报价合理、信誉良好的供应商；大额采购（如单批金额高于XX元）需通过公开招标或竞争性谈判方式采购，确保采购过程公平公正；采购前需与供应商签订《办公设备采购合同》，明确设备名称、型号、数量、质量标准、交货时间、验收要求、付款方式、售后服务（如保修期限、维修响应时间）等条款，合同需经法务部审核（如涉及大额采购）后签订；供应商按合同约定交货，交货地点为公司指定地点（如行政部仓库），行政部需通知申请部门共同参与验收，验收内容包括设备外观是否完好、型号规格是否与合同一致、配件是否齐全（如电脑充电器、打印机墨盒）、设备开机测试是否正常（如电脑运行、打印机打印效果），同时核对供应商提供的发票、产品合格证、保修卡等资料是否齐全。

第七条验收合格后，行政部需在3个工作日内完成以下工作：填写《办公设备验收单》，由行政部验收人、申请部门验收人共同签字确认，验收单注明设备名称、型号、采购日期、验收日期、供应商信息；将验收合格的设备分配至申请部门及使用责任人，同时建立《办公设备管理台账》，记录设备唯一编号（按“部门+设备类型+序号”编制，如“行政-电脑-001”）、设备名称、型号、采购日期、采购金额、供应商、保修期限、使用部门、使用责任人、验收情况，确保每台设备信息可追溯；将采购合同、验收单、发票等资料整理归档，提交财务部办理付款手续，财务部需在审核资料齐全后，按合同约定的付款方式（如“验收合格后15日内支付全款”）付款，不得逾期。

第三章办公设备使用与维护

第八条办公设备使用需落实责任到人，规范使用行为，延长设备使用寿命：设备分配至使用责任人后，使用责任人需正确使用设备，遵守设备使用规范（如“电脑不得安装与工作无关的软件，不得私自拆卸设备；打印机不得使用非原装耗材”），不得擅自转借他人或挪作他用；如使用责任人因岗位调整、离职等原因不再使用设备，需提前3个工作日向行政部申请办理设备交