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2026年金属制品公司HR系统数据安全管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为保障公司HR系统数据安全，防范数据泄露、丢失、篡改等风险，维护员工信息权益与公司经营秩序，依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规，结合金属制品公司HR系统运营实际（含员工招聘、考勤、薪酬、绩效、档案等数据管理），制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有使用、管理、维护HR系统的部门及人员，包括人力资源部门、信息技术部门（以下简称“IT部门”）、各业务部门负责人及需查询HR数据的授权人员；涵盖HR系统存储的所有数据，如员工基本信息（姓名、身份证号、联系方式等）、用工信息（劳动合同、入职离职记录等）、薪酬福利数据（工资明细、社保公积金缴纳记录等）、绩效培训数据（考核结果、培训档案等）。

第三条核心原则

HR系统数据安全管理遵循四项原则：一是最小权限原则，仅向满足工作必需的人员授予HR系统操作权限，严禁超范围授权；二是全程管控原则，对数据的采集、存储、传输、使用、销毁等全流程实施安全管理；三是责任到人原则，明确各环节安全责任人，确保问题可追溯；四是合规优先原则，所有数据管理行为需符合国家法律法规及公司规章制度，保障员工信息隐私。

第四条管理目标

通过本制度实施，实现HR系统数据安全“零重大泄露事故”“零恶意篡改事件”，确保数据完整性（无丢失、无篡改）、保密性（不泄露给未授权人员）、可用性（授权人员可正常访问使用），同时建立快速响应机制，在数据安全事件发生时1小时内启动处置流程。

第二章组织机构与职责

第五条人力资源部门职责

人力资源部门作为HR系统数据的业务主管部门，负责制定HR数据采集标准，确保数据采集合法合规（如员工入职时明确告知信息用途及保密措施）；梳理数据使用需求，向IT部门申请权限分配，明确各岗位权限范围（如薪酬专员仅可操作薪酬数据，部门负责人仅可查询本部门员工考勤数据）；定期核查权限使用情况，每季度清理冗余、过期权限；培训本部门人员掌握HR系统安全操作规范，如密码设置要求、数据查询禁忌等；发现数据异常（如非授权查询、数据缺失）时，立即联系IT部门并留存记录，配合后续调查。

第六条IT部门职责

IT部门作为HR系统技术支撑部门，负责搭建HR系统安全架构，部署防火墙、数据加密、入侵检测等安全设备，定期（每季度）进行系统漏洞扫描与修复；设置HR系统访问控制机制，如账号与人员实名绑定、登录需双重认证（密码+验证码/人脸识别）、操作日志自动记录（含操作人、时间、内容、IP地址）；负责数据存储安全，采用加密存储方式保存敏感数据（如身份证号、银行卡号部分字符脱敏显示），定期（每月）备份数据并验证备份有效性；响应HR系统故障与安全事件，在接到问题反馈后30分钟内启动排查，2小时内给出初步处理方案；每半年对HR系统安全性能进行评估，出具安全报告并提出优化建议。

第七条各业务部门职责

各业务部门负责人负责管控本部门人员HR系统使用行为，严禁要求员工提供非工作必需的HR数据，严禁授权非本部门人员查询本部门HR数据；对本部门需使用HR数据的场景进行审核，如因团队管理需查询员工考勤数据时，需向人力资源部门提交书面申请，获批后方可操作；发现本部门人员存在违规使用HR系统行为（如共享账号、泄露数据）时，立即制止并上报人力资源部门与IT部门。

第八条员工权利与义务

员工有权知晓个人信息在HR系统中的存储范围与使用用途，有权要求更正错误数据；需配合公司完成信息采集（提供真实、完整的个人信息），不得伪造、隐瞒数据；严禁以任何方式获取、传播未授权的HR数据（如查询其他员工薪酬、泄露离职员工联系方式），严禁攻击、篡改HR系统数据；发现个人信息泄露或系统异常时，可向人力资源部门或IT部门投诉反馈。

第三章HR系统数据全流程安全管理

第一节数据采集安全（数据产生阶段）

第九条采集规范

人力资源部门采集员工数据需以“工作必需”为限，不得采集与工作无关的信息（如员工私人社交账号、家庭隐私信息）；采集敏感信息（如身份证号、银行卡号）时，需通过公司内网系统或加密表单提交，严禁通过非加密邮件、即时通讯工具（如普通微信、QQ）传输；新员工入职时，需签署《信息保密告知书》，明确员工信息使用范围及双方保密责任，告知书由人力资源部门存档至少3年。

第十条数据校验

数据采集后，人力资源部门需在24小时内完成校验，核对数据完整性（如身份证号位数是否正确、银行卡号与开户行是否匹配）与准确性（如姓名与身份证号是否一致），发现错误及时联系员工更正；对无效数据