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2026年通用设备公司采购合同履约跟踪管理制度

第一章总则

第一条为规范采购合同履约跟踪管理，确保供应商按合同约定履行义务，减少履约风险，保障公司生产经营需求，依据《中华人民共和国民法典》（合同编）、《中华人民共和国政府采购法》及公司《采购管理制度》《合同管理制度》，结合采购业务实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有采购合同（包括原材料采购合同、零部件采购合同、设备采购合同、服务采购合同等）的履约跟踪管理，覆盖合同签订后至履行完毕全流程，涉及采购管理部门、质量管理部门、生产部门、财务部门、仓储部门，其中采购管理部门牵头统筹履约跟踪工作，各相关部门配合提供跟踪数据与支持。

第三条采购合同履约跟踪遵循四项核心原则：一是“全程跟踪”原则，从合同生效起至验收付款完成，全程监控履约情况，不遗漏关键环节；二是“责任明确”原则，明确各部门及人员跟踪职责，确保工作落实到人；三是“及时预警”原则，发现履约异常（如交付延迟、质量不达标）立即预警，避免损失扩大；四是“闭环管理”原则，对履约问题从发现、处理到验证，形成完整管理闭环，确保问题解决。

第四条采购管理部门为履约跟踪牵头部门，负责制定跟踪计划、组织跟踪实施、协调异常处理、汇总跟踪数据；质量管理部门负责跟踪合同约定的质量标准落实，提供质量检验数据；生产部门负责反馈采购物资对生产的适配性与需求紧迫性；财务部门负责跟踪付款进度，核对付款条件；仓储部门负责跟踪物资到货、入库情况，提供仓储数据，各部门协同保障合同履约。

第二章组织分工与职责

第五条采购管理部门履行统筹跟踪职责：建立采购合同履约跟踪台账，记录合同编号、供应商名称、物资名称、数量、交付周期、质量要求、付款条件、跟踪责任人等信息；为每份合同指定专属跟踪责任人（原则上为合同签订人），明确跟踪频次（常规合同每周跟踪1次，紧急合同每3天跟踪1次）；跟踪责任人按频次与供应商沟通，了解履约进度（如生产进度、物流状态），记录沟通内容；收集各部门反馈的履约数据（如质量检验结果、入库记录），更新跟踪台账；发现履约异常，立即组织相关部门分析原因，制定应对措施；每月汇总履约跟踪情况，形成《采购合同履约跟踪月度报告》，上报公司管理层；协调解决履约争议，必要时启动法律程序；合同履行完毕后，组织履约总结，归档跟踪资料。

第六条质量管理部门履行质量跟踪职责：根据合同约定的质量标准，制定检验计划（如到货检验、抽样检验）；物资到货后，按计划开展检验，在3个工作日内出具检验报告，反馈给采购管理部门；检验合格的，同步通知仓储部门办理入库；检验不合格的，注明不合格项，提出处理建议（如退货、返工）；跟踪不合格物资的处理进度，验证供应商整改效果；每季度汇总采购物资质量履约数据（如合格率、不合格处理及时率），提交采购管理部门，作为供应商评价依据；参与履约异常分析，从质量角度提供专业意见。

第七条生产部门履行需求与适配跟踪职责：在合同履行期间，根据生产计划调整，及时向采购管理部门反馈物资需求紧迫性变化（如提前或延后到货）；物资入库后，按需领用并验证其在生产中的适配性（如原材料加工便利性、零部件装配精度）；发现适配性问题，24小时内反馈给采购管理部门与质量管理部门；跟踪适配性问题的处理进度，配合验证整改效果；每季度汇总物资适配性履约数据（如适配合格率、问题处理及时率），提交采购管理部门；参与履约异常分析，从生产需求角度提出应对建议。

第八条财务部门履行付款跟踪职责：建立采购合同付款台账，记录合同编号、付款金额、付款条件、付款节点；在达到付款条件后，3个工作日内核对相关凭证（如验收报告、发票），确认无误后按公司付款流程办理；付款完成后，24小时内将付款凭证反馈给采购管理部门，更新跟踪台账；未达到付款条件的，向采购管理部门说明原因（如缺少验收报告、发票未到）；跟踪供应商发票开具情况，督促其按合同约定及时提供；每季度汇总付款履约数据（如付款及时率、凭证齐全率），提交采购管理部门；参与履约争议处理，从财务角度提供意见（如是否暂停付款）。

第九条仓储部门履行到货与入库跟踪职责：建立采购物资到货台账，记录合同编号、物资名称、预计到货时间、实际到货时间；接到供应商到货通知后，24小时内准备入库场地，核对物资数量、规格与合同一致后，办理入库；入库完成后，12小时内将入库单反馈给采购管理部门与财务部门；发现到货异常（如数量短缺、规格不符），立即通知采购管理部门；跟踪异常到货的处理进度（如补货、换货）；每季度汇总到货与入库履约数据（如到货及时率、入库准确率），提交采购管理部门；配合质量管理部门开展到货检验，提供仓储场地支持。

第三章履约跟踪内容与流程

第十条履约跟踪核心内容：

交付进度跟踪：跟踪责任人每周与供应商沟通，确认生产进度（