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2026年金属制品公司公文标准化流转管理制度

第一章总则

第一条为规范公司公文起草、审核、签发、传递、归档全流程管理，确保公文流转高效、内容准确、格式统一，保障公司内部信息传递顺畅与决策落地，根据《党政机关公文处理工作条例》《国家行政机关公文处理办法》及公司运营实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有内部公文与对外公文，涵盖生产、销售、技术、财务、人力资源等所有部门的公文处理工作，包括公文的起草、格式审核、审批流转、传递分发、保管归档等环节，全体员工涉及公文处理时均需遵守本制度要求。

第三条公文流转遵循“规范统一、权责明确、高效便捷、安全保密”原则：公文格式需符合统一标准，避免格式混乱；明确各环节责任人，确保责任可追溯；优化流转流程，减少不必要环节，提升处理效率；涉及公司机密的公文需严格执行保密规定，防止信息泄露。

第四条行政部门作为公文标准化流转管理的牵头部门，负责制定公文格式标准、规范流转流程、监督执行情况、组织培训指导；各部门指定专人担任公文联络员，负责本部门公文的起草初审、流转对接、归档整理；公司管理层按审批权限负责公文签发，确保公文内容符合公司战略与管理要求。

第二章公文种类与格式标准

第五条公司公文主要分为以下类别，各类别适用场景明确：

（一）决议：用于公司重大决策事项（如年度战略规划审定、重大投资项目审批），需经总经理办公会或股东会审议通过后印发；

（二）决定：用于对重要事项作出安排（如部门调整、奖惩决定、管理制度发布），由相关职能部门拟定，按审批权限签发；

（三）通知：用于传达工作要求、部署具体任务（如会议通知、生产计划调整通知、培训安排），是公司使用最频繁的公文类型；

（四）报告：用于向上级汇报工作进展、情况分析或提出建议（如月度生产报告、市场调研报告、问题整改报告），需客观反映实际情况；

（五）请示：用于向上级请求指示或批准（如申请追加预算、审批新项目、解决重大问题），需一事一请，明确请求事项；

（六）函：用于与外部单位（如供应商、客户、政府部门）或公司内部部门间商洽工作、询问答复事项（如与供应商协商交货期、向政府部门咨询政策、部门间协调资源）；

（七）纪要：用于记录会议主要内容与决议（如总经理办公会纪要、部门协作会议纪要），需准确反映会议达成的共识与行动要求。

第六条公文格式需严格遵循统一标准，具体要求如下：

（一）页面设置：采用A4纸张（210mm×297mm），页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，正文行距固定为28磅；

（二）标题：使用22号宋体加粗，居中排列，标题需准确概括公文核心内容（如“关于2026年度生产车间设备更新计划的通知”），避免过于简略或冗长；

（三）主送机关：顶格使用3号仿宋字体，明确公文接收部门或人员（如“各生产车间、技术部、采购部”“总经理、分管生产副总经理”），多个主送机关按重要性或部门序列排序；

（四）正文：使用3号仿宋字体，段落首行缩进2字符，正文内容需逻辑清晰、表述准确，涉及数据需明确来源（如“根据销售部2026年5月数据，当月销售额同比增长12%”），提出要求需明确责任部门与完成时限；

（五）附件：如有附件，需在正文结束后、成文日期前注明“附件：XXX”（如“附件：2026年度设备更新清单”），附件格式与正文一致；

（六）发文机关署名与成文日期：发文机关署名为部门全称（如“行政部”“销售部”），使用3号仿宋字体，右空4字排列；成文日期用阿拉伯数字完整标注（如“2026年6月15日”），位于发文机关署名下方，居中排列；

（七）印章：正式印发的公文需加盖公司公章或部门印章，印章端正居中下压发文机关署名与成文日期，确保印章清晰、不歪斜。

第三章公文流转流程

第七条公文起草环节：由主办部门负责起草，起草人员需根据公文类别与使用场景，按格式标准撰写，确保内容真实、表述严谨、无错别字；涉及多部门协作的公文（如生产计划调整通知涉及生产部、销售部、采购部），主办部门需提前征求相关部门意见，协调达成一致后再形成初稿；初稿完成后，由部门负责人进行初审，重点审核内容是否符合工作要求、格式是否规范，初审通过后提交行政部门。

第八条公文审核环节：行政部门收到公文初稿后，在1个工作日内完成审核，审核内容包括：格式是否符合本制度标准（如标题、行距、署名是否规范）；内容是否完整（如主送机关、正文、附件是否齐全）；表述是否准确（如数据、责任部门、完成时限是否清晰）；是否符合公司相关制度与法律法规（如涉及预算的公文需符合财务管理制度）；审核发现问题的，需标注修改意见，退回主办部门修改，修改后重新提交审核；审核通过的，按公文类别与重要程度，提交对应层级领导审批。

第九