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采购管理规定及实施细则

为规范企业采购行为，优化资源配置，防范经营风险，保障采购活动的合规性、经济性和效率性，结合国家相关法律法规及企业实际经营需求，制定本管理规定及实施细则。本规定适用于企业各部门、分支机构及下属全资、控股子公司（以下统称“采购主体”）的货物采购、服务采购及工程采购活动。货物采购指原材料、设备、办公用品等有形资产的购买；服务采购指咨询、运输、维修、技术支持等无形服务的获取；工程采购指建筑物、构筑物的新建、改建、扩建及相关的装修、拆除、修缮等。

一、管理原则

（一）合规性原则。采购活动须严格遵守《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规，符合企业内部管理制度要求，确保程序合法、手续完备。

（二）性价比优先原则。以满足使用需求为前提，综合考量质量、价格、交付周期、售后服务等因素，追求采购成本与使用价值的最优平衡，杜绝盲目追求低价或过度高配。

（三）透明公正原则。采购信息、流程标准、结果公示须公开透明，禁止暗箱操作；供应商选择、评标定标须基于客观标准，确保公平对待所有参与方。

（四）责任可追溯原则。采购各环节须留存完整记录，明确经办、审核、批准等岗位责任，实现全流程可查询、可追溯。

（五）廉洁自律原则。参与采购的相关人员须严守职业道德，禁止接受供应商馈赠、宴请或其他利益输送，杜绝商业贿赂行为。

二、组织架构与职责分工

（一）采购决策机构。设立企业采购管理委员会（以下简称“管委会”），由企业分管领导、财务负责人、法务负责人、使用部门负责人及采购部门负责人组成，负责审批年度采购计划、重大采购项目（单次采购金额超过50万元或年度累计超过200万元的采购项目）的采购方式、供应商选定及合同变更等重大事项。

（二）采购执行机构。企业设专职采购部门，负责采购活动的具体实施，主要职责包括：汇总各部门采购需求，编制采购计划；组织供应商准入评审、动态管理及退出；实施采购流程（招标、谈判、询比价等）；起草并签订采购合同；跟踪合同履行情况；协调验收及付款事宜；整理并归档采购档案。

（三）需求部门。使用部门为采购需求的提出主体，负责提交详细、明确的采购需求说明书（需包含产品/服务名称、技术参数或服务标准、数量、交付时间、特殊要求等内容），参与供应商技术评审、合同条款确认及到货/服务验收。

（四）监督机构。企业审计部门、纪检部门为采购活动的监督主体，负责对采购流程的合规性、供应商选择的公正性、合同执行的有效性进行全程监督，受理违规行为举报并开展调查。

（五）协同部门。财务部门负责审核采购预算及付款申请，监督资金使用；法务部门负责审核采购合同的合法性、条款完备性；技术/质量部门负责对采购标的的技术参数、质量标准进行专业审核，参与供应商技术能力评估及到货验收。

三、采购流程管理

（一）需求管理

1.需求提报。使用部门应在每月25日前提交下月采购需求，年度采购需求需在每年12月15日前提交。临时需求（因紧急事项或计划外需求）须填写《临时采购申请表》，经部门负责人签字确认后提交采购部门，原则上每月临时采购次数不得超过2次，单次金额不得超过10万元（特殊情况需经管委会审批）。

2.需求审核。采购部门收到需求后，需在3个工作日内对需求的合理性、必要性及预算匹配性进行初审，重点核查是否存在重复采购、超标准采购或未纳入预算的情况。初审通过后，提交财务部门审核预算，预算未覆盖的需求需补充预算申请，经分管领导审批后纳入采购计划。

3.需求确认。审核通过的需求由采购部门与使用部门确认技术参数、交付时间等关键信息，形成《采购需求确认单》，双方签字存档。技术参数应避免指定品牌或唯一供应商，确需指定的需提供技术论证报告并经技术部门负责人审批。

（二）采购计划编制与审批

1.计划编制。采购部门根据审核通过的需求，结合库存情况、历史采购数据及市场行情，编制《月度采购计划》《年度采购计划》，明确采购项目名称、类型、数量、预算金额、采购方式（招标、谈判、询比价等）、拟实施时间等内容。

2.计划审批。月度采购计划由采购部门负责人审核，分管领导审批；年度采购计划经管委会审议通过后，由企业负责人签署生效。计划外采购（临时采购除外）需提交管委会审批，说明计划外原因及必要性。

（三）供应商管理

1.供应商准入。供应商须具备独立法人资格（个体工商户仅限小额零星采购），提供有效的营业执照、资质证书（如涉及特种行业）、税务登记证、近三年财务报表（或银行资信证明）及同类项目业绩证明（合同复印件）。采购部门联合技术、质量部门组成评审小组，对供应商的资质合规性、技术能力、质量保证体系、履约能力及信用记录（通过国家企业信用信息公示系统核查）进行评审，评审得分≥80分的纳入《合格供应商名录》。

2.供应商动