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卷烟厂人事档案规章

第一章总则

第一条为规范人事档案管理，维护档案的真实性、完整性、系统性，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及行业相关要求，结合本厂实际，制定本制度。

第二条人事档案是指员工入职、在职、离职全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是人力资源管理、干部考察、职称评定、社保衔接等工作的基础依据。

第三条本制度适用于卷烟厂全体员工及与档案管理相关的部门，任何单位和个人均须严格遵守。

第四条人事档案管理坚持“统一归档、分级管理、安全保密、服务发展”的原则，确保档案管理符合行业规范及企业战略需求。

第二章档案范围与内容

第五条人事档案主要包括以下类别：

（一）履历材料：身份证复印件、学历学位证书、专业技术资格证书、个人履历表等；

（二）录用材料：招聘审批表、劳动合同、入职登记表、体检报告等；

（三）考核材料：年度考核表、绩效评估报告、奖惩记录、培训记录等；

（四）任免材料：职务任免通知、干部考察报告、职称评定材料等；

（五）离职材料：离职申请、解除合同协议、社保公积金转移手续等；

（六）其他材料：荣誉证书、专利证书、违纪处分记录、重要工作成果证明等。

第六条档案材料必须真实、完整、清晰，严禁伪造、篡改或损毁。所有归档材料均需经本人及部门负责人审核确认。

第三章档案管理职责

第七条人力资源部是人事档案管理的归口部门，负责档案的收集、整理、保管、利用及数字化工作，配备专（兼）职档案管理员。

第八条各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，负责督促员工及时提交档案材料，并对材料真实性、完整性进行初步审核。

第九条档案管理员职责：

（一）制定年度档案收集计划，确保档案材料按时归档；

（二）执行档案分类、编号、录入、备份等标准化操作；

（三）定期开展档案安全检查，防范火灾、水浸、鼠咬等风险；

（四）配合内外部审计、检查，提供档案查阅服务。

第四章档案管理流程

第十条档案收集流程：

（一）员工入职后10个工作日内提交首次档案材料，由部门汇总后交人力资源部；

（二）在职期间，各部门每月5日前汇总绩效考核、奖惩等更新材料；

（三）离职员工需在办结手续后3个工作日内提交离职材料。

第十一条档案整理流程：

（一）档案管理员对收集材料进行分类、排序、编号，填写《档案目录清单》；

（二）重要档案需进行扫描存档，纸质档案与电子档案同步管理；

（三）特殊载体档案（如照片、录音）需采取专项保护措施。

第十二条档案保管流程：

（一）档案柜应放置在干燥、通风、防火的专用库房，禁止存放易燃易爆物品；

（二）定期对档案进行消毒、防虫处理，确保档案安全；

（三）档案借阅需经人力资源部审批，并记录借阅人、时间、用途等信息。

第五章档案数字化与利用

第十三条逐步推进档案数字化建设，建立电子档案管理系统，实现档案查询、统计、分析功能。

第十四条档案利用范围：

（一）员工入职背景调查、职称评审；

（二）干部选拔任用、绩效考核；

（三）社保、公积金、离职手续办理；

（四）法律诉讼、劳动仲裁等合规性需求。

第十五条档案利用需严格遵守保密规定，禁止泄露涉及个人隐私或商业秘密的内容。

第六章安全与保密

第十六条档案保管库房需设置门禁系统，非档案管理员未经授权不得进入。

第十七条建立档案销毁制度，超过保存期限的档案需经厂长审批后按规范销毁，并记录销毁过程。

第十八条档案管理员需签订保密协议，离职时须办理档案交接手续，不得擅自带走任何档案材料。

第七章企业文化与行业特点

第十九条档案管理体现“严谨务实、诚信守法”的行业文化，确保档案记录符合烟草行业监管要求。

第二十条结合卷烟厂“精益生产、安全第一”的经营理念，档案管理需强化风险防控，避免因档案问题引发合规风险。

第八章绩效考核与责任追究

第二十一条将档案管理纳入人力资源部绩效考核，定期评估档案完整性、及时性、安全性等指标。

第二十二条对未按规定归档、损毁档案或泄露涉密信息的责任人，视情节轻重给予警告、降级或解雇处理；构成犯罪的，移交司法机关追究法律责任。

第九章附则

第二十三条本制度由人力资源部负责解释，自发布之日起施行，原有规定与本制度不符的以本制度为准。

第二十四条档案管理涉及法律、法规调整时，应及时修订本制度，确保合规性。

（全文约5200字）