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2026年跨境营销策划公司采购订单跟踪与执行制度

第一章总则

第一条为规范公司采购订单的全流程跟踪与执行管理，建立“流程规范、责任明确、跟踪到位、风险可控”的管理机制，保障采购订单按约定履约，确保营销物料、服务等采购资源及时供应，支撑跨境营销项目顺利推进，控制采购成本与履约风险，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国海关法》等境内外相关法律法规及公司章程，结合公司跨境营销策划业务采购实际（含境内采购、跨境采购、物料采购、服务采购等），制定本制度。

第二条本制度所称采购订单跟踪与执行，是指从采购订单生成、审批、下达、供应商确认，到生产/备货、物流运输、海关通关（跨境）、验收交付、款项支付的全周期管理，包括各环节的进度跟踪、质量管控、信息同步及异常处置等工作。

第三条本制度适用于公司所有采购订单的跟踪与执行工作，涉及的部门及人员包括采购部、营销策划部、跨境营销事业部、海外区域服务中心、法务部、财务部、仓储物流部、海关事务专员等部门及参与采购订单全流程的全体员工。

第四条采购订单跟踪与执行遵循以下核心原则：

（一）合规履约原则：严格遵守境内外相关法律法规及采购合同约定，确保订单跟踪与执行全流程合法合规，履约行为规范有序；

（二）全程跟踪原则：对采购订单履约全周期关键节点进行动态跟踪，及时掌握进度、质量等核心信息，确保信息透明可追溯；

（三）协同联动原则：各相关部门紧密配合、高效协同，及时共享信息、解决问题，保障订单履约顺畅；

（四）风险预判原则：提前识别订单执行过程中的潜在风险，建立预警机制，及时采取应对措施，避免或降低损失；

（五）需求匹配原则：确保订单执行结果与跨境营销项目需求精准匹配，保障物料/服务的质量、数量、时限符合项目要求。

第五条公司建立“采购部牵头统筹、相关部门分工协作、管理层分级监督”的采购订单跟踪与执行管理体系，明确各层级管理职责，保障订单履约全流程规范高效。

第二章职责分工

第六条管理层（总经理办公会）职责：

（一）审定本制度及采购订单跟踪与执行相关重大管理制度；

（二）监督检查重大采购订单（单次金额50万元及以上、核心项目专属采购、重大跨境采购）的跟踪与执行情况；

（三）协调解决订单执行过程中的跨部门重大争议、核心资源调配及重大风险处置事宜；

（四）审批重大采购订单的异常处置方案及履约变更申请。

第七条采购部（牵头统筹部门）职责：

（一）牵头制定、修订本制度，报管理层审定后组织实施；

（二）负责采购订单的生成、审核、审批流转及下达工作，确保订单信息准确完整；

（三）作为订单跟踪与执行的责任主体，负责全周期跟踪订单履约进度，包括供应商生产/备货、物流运输、通关进度（协同相关部门）等；

（四）负责与供应商的日常沟通协调，及时反馈项目需求变更（如需），核实履约过程中的问题并牵头处置；

（五）负责建立采购订单跟踪台账，完整记录订单履约全流程信息，定期更新并同步相关部门；

（六）牵头组织采购订单的验收交付工作，协调处理验收过程中的质量问题；

（七）负责采购订单相关资料的汇总、整理及归档管理；

（八）定期向管理层汇报采购订单跟踪与执行整体情况，提出优化建议。

第八条营销策划部职责：

（一）提供跨境营销项目的采购需求明细，包括物料/服务的规格、质量标准、数量、交付时限、使用场景及特殊要求；

（二）参与采购订单关键信息的审核，确认订单需求与项目要求的一致性；

（三）跟踪订单执行进度对项目推进的影响，及时反馈项目需求变更信息（如需）；

（四）参与采购订单的验收工作，核查物料/服务是否符合项目需求标准。

第九条跨境营销事业部及海外区域服务中心职责：

（一）负责跨境采购订单的属地化跟踪与支撑，提供目标市场的采购履约相关政策、物流规则、海关监管要求等信息；

（二）协助跟踪境外供应商的生产/备货进度，协调处理属地化履约问题；

（三）协助对接境外物流商及当地海关，跟进跨境订单的境外运输、通关查验及境内外物流衔接工作；

（四）参与跨境采购订单的属地化验收工作，反馈物料/服务在当地的使用适配性问题。

第十条法务部职责：

（一）负责审核采购订单的条款合规性，确保订单条款符合境内外相关法律法规及公司利益；

（二）为订单执行过程中的合同争议、违约处置等提供法律意见；

（三）协助处理订单履约过程中出现的法律纠纷，包括协商、仲裁、诉讼等相关工作。

第十一条财务部职责：

（一）负责审核采购订单的金额准确性、付款方式合规性，匹配采购预算；

（二）根据采购订单及履约进度，按合同约定办理款项支付手续；

（三）跟踪订单执行过程中的费用支出，协助开展成本控制与损失核算（异常情况）。

第十二条仓储物流部职责：

（一）负责境内采购订单物料的接收、仓储保管及出入库管理；

（二）协助跟踪境内物流进度，核查到货物料的包装完整性、数量准确性