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2026年跨境营销策划公司采购资源调配管理制度

1.总则

1.1制定目的

为规范XX跨境营销策划公司（以下简称“公司”）采购资源的规划、获取、分配及使用流程，优化资源配置效率，降低采购成本与运营风险，保障公司跨境营销业务的顺利开展，提升核心竞争力，依据国家相关法律法规及公司实际经营需求，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司各部门、各业务线涉及跨境营销策划相关的所有采购资源调配活动，包括但不限于营销物料采购、媒体投放资源采购、技术服务采购、第三方合作资源采购等的规划、申请、审批、采购实施、资源分配、使用监督及后续评估等环节。公司下属全资、控股子公司涉及相关采购资源调配工作的，可参照本制度执行。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有采购资源调配活动必须严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度，确保流程合法、操作合规。

1.3.2效率优先原则：以保障业务需求为核心，优化采购资源调配流程，缩短响应时间，提升资源利用效率，确保资源及时匹配业务开展需求。

1.3.3成本可控原则：在满足业务质量要求的前提下，通过集中采购、资源整合、比价议价等方式降低采购成本，实现资源价值最大化。

1.3.4权责明晰原则：明确各部门在采购资源调配过程中的职责权限，做到分工明确、责任到人，确保流程闭环管理。

1.3.5公开透明原则：采购资源的获取、分配等关键环节应做到公开、公平、公正，主动接受内部监督，杜绝暗箱操作。

2.组织架构与职责分工

2.1采购管理部门

作为采购资源调配的统筹管理部门，主要职责包括：

（1）牵头制定和修订采购资源调配相关管理制度及操作细则；

（2）统筹协调各部门采购资源需求，编制年度、季度采购资源调配计划；

（3）负责采购资源的市场调研、供应商筛选、评估与管理；

（4）组织实施采购活动，包括比价、议价、招标、合同签订等；

（5）负责采购资源的统一调配、分配及动态管理，保障资源合理流转；

（6）跟踪采购资源使用情况，收集反馈信息，优化采购及调配流程；

（7）配合财务部门完成采购资金结算、成本核算相关工作。

2.2业务需求部门

作为采购资源的需求发起及使用部门，主要职责包括：

（1）根据业务开展计划，准确、及时提报采购资源需求申请，明确需求资源的名称、规格、数量、质量要求、使用时间、预算金额等关键信息；

（2）配合采购管理部门开展市场调研、供应商筛选等工作，提供专业技术支持；

（3）负责接收采购资源，对资源质量、数量进行验收确认；

（4）规范使用所分配的采购资源，做好使用记录，提高资源利用效率；

（5）及时向采购管理部门反馈资源使用过程中出现的问题及优化建议。

2.3财务部门

主要职责包括：

（1）负责审核采购资源需求申请中的预算合理性，参与采购资金的统筹规划；

（2）审核采购合同中的资金条款，办理采购资金的支付结算手续；

（3）对采购资源调配相关成本进行核算、分析，监督资金使用合规性；

（4）配合采购管理部门开展供应商信用评估中的财务状况审核工作。

2.4法务部门

主要职责包括：

（1）审核采购合同的合法性、合规性及条款完整性，防范法律风险；

（2）为采购资源调配过程中涉及的法律问题提供专业支持；

（3）参与处理采购及资源调配过程中出现的法律纠纷。

2.5监督审计部门

主要职责包括：

（1）对采购资源调配全流程进行监督检查，确保制度严格执行；

（2）核查采购资金使用的合规性、合理性，防范资金浪费及舞弊行为；

（3）受理采购资源调配过程中的违规举报，开展专项审计并提出整改建议。

3.采购资源需求提报与审核流程

3.1需求提报

各业务需求部门应根据年度、季度业务规划及具体项目进度，提前制定采购资源需求计划，填写《采购资源需求申请表》。申请表需明确以下内容：资源名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、使用场景、使用时间节点、预算金额、资金来源及其他特殊要求。需求提报应做到真实、准确、完整，避免重复提报或虚假需求。对于紧急采购需求，需在申请表中注明“紧急”字样，并说明紧急原因。

3.2部门内部审核

业务需求部门负责人应对本部门提报的采购资源需求进行初审，审核内容包括需求的合理性、必要性、预算准确性及申请材料的完整性。审核通过后，由部门负责人签字确认，提交至采购管理部门。

3.3采购管理部门审核

采购管理部门收到需求申请后，应在3个工作日内完成审核。审核重点包括：需求是否符合公司整体业务发展规划、资源是否可通过内部调配解决、需求参数是否清晰明确、预算是否合理。对于审核通过的需求申请，纳入采购资源调配计划；对于审核不通过的，应及时反馈给业务需求部门，说明驳回原因并指导其修改完善后重新提报。

3.4预算与法务审核

通过采购管理部门审核的需求申请，需提交至财务部门进行预算审核。财务部门应