2026年跨境营销策划公司采购资料归档管理制度.docxVIP

2026年跨境营销策划公司采购资料归档管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购资料的归档管理工作，保障采购资料的真实性、完整性、安全性和可追溯性，强化采购业务全流程管控，为公司经营决策、审计监督、风险防控提供可靠依据，结合公司跨境营销策划业务采购工作实际，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各类采购业务相关资料的收集、整理、审核、归档、保管、利用及销毁等全生命周期管理工作，涵盖跨境营销策划所需的物料采购、服务采购、技术采购等各类采购项目，包括但不限于境内采购、境外采购业务产生的全部资料。

第三条采购资料归档管理遵循“统一标准、分级负责、全程管控、安全保密、便于利用”的原则，确保采购资料归档及时、分类清晰、管理规范，同时严格遵守国家档案管理相关法律法规及公司保密管理规定。

第四条公司档案管理部门为采购资料归档管理的统筹责任部门，负责制定采购资料归档标准、组织开展归档指导、负责资料的集中保管与利用审批；采购部负责采购资料的日常收集、初步整理、按时移交；财务部负责采购费用结算相关资料的提供与审核；各需求部门（如市场部、创意策划部等）配合提供采购需求相关资料；人力资源部负责相关责任人的考核问责。

第二章采购资料归档范围界定

第五条采购资料归档范围涵盖采购业务全流程产生的各类具有保存价值的文件资料，包括纸质版资料、电子版文件及相关电子存储介质，具体分为以下六大类：

（一）采购决策与审批类资料：包括采购需求申请表、采购可行性分析报告、采购立项审批表、招标/询价方案及审批文件、采购方式确认书（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等）、管理层关于采购事项的决策纪要等。

（二）采购交易类资料：包括供应商资质文件（营业执照、资质证书、信用证明、境外供应商合规证明等）、招标公告、投标文件、询价函及回复、报价单、比价表、中标通知书、采购合同及补充协议（含境内外采购合同）、采购订单、订单变更文件等。

（三）采购执行类资料：包括采购物料或服务的验收单、检验报告、质量合格证明、物流运输单据（含跨境运输单据、报关单据等）、入库单、出库单、供应商履约评价报告、采购过程中的沟通函件（邮件、书面函等）等。

（四）费用结算类资料：包括采购发票（含增值税发票、境外发票）、付款申请单、银行转账凭证、费用报销单、成本核算相关资料、采购尾款支付审批文件等。

（五）供应商管理类资料：包括供应商准入审核表、供应商信息档案、供应商年度评估报告、供应商黑名单文件、供应商合作终止协议及说明等。

（六）其他相关资料：包括采购业务相关的政策法规文件、行业标准、内部管理规范、采购争议处理文件（协商记录、仲裁决定书、判决书等）、采购项目总结报告等。

第六条以下资料不纳入采购资料归档范围：重复打印或复制的无价值资料、与采购业务无关的个人文件、临时通知类文件（无长期保存价值）、已作废且无参考价值的草稿、复印件（有原件的）等。

第三章采购资料归档流程

第七条资料收集。采购部指定专人作为采购资料管理员，负责采购业务全流程资料的实时收集工作。在采购项目启动后，同步跟进资料生成情况，确保各类资料在产生时及时收集齐全，无遗漏、无缺失。对于境外采购业务资料，需同步收集符合境内外相关规定的合规性文件，确保资料可追溯、可核查。各相关部门需积极配合采购部，及时提供本部门负责的采购相关资料。

第八条整理与审核。采购资料管理员在采购项目完成（或阶段性完成）后15个工作日内，对收集的资料进行系统整理。整理需遵循“按项目分类、按流程排序”的原则，将同一采购项目的资料集中整理，按采购决策、交易、执行、结算、供应商管理的顺序排列，对资料进行编号、装订（纸质版）。整理完成后，填写《采购资料整理审核表》，提交采购部负责人审核。审核重点关注资料的完整性、真实性、合规性，审核通过后，方可移交归档；审核发现资料缺失或不合规的，需及时补充完善后再提交审核。

第九条移交与归档。采购部将审核通过的采购资料移交至档案管理部门，移交时需提交《采购资料移交清单》，明确移交资料的项目名称、资料类别、数量、纸质版/电子版情况等信息。档案管理部门接收后，需在3个工作日内完成资料核查，核对资料与移交清单是否一致、资料整理是否规范。核查无误后，双方在移交清单上签字确认，完成移交手续。档案管理部门需对接收的资料进行统一编号、登记，建立采购资料归档台账，纸质版资料存入专用档案库房，电子版资料纳入公司电子档案管理系统，进行加密存储。

第十条电子版资料归档特殊要求。电子版采购资料需单独建立电子档案目录，与纸质版资料编号对应，确保一一可追溯。电子档案需采用符合安全标准的存储格式，定期进行备份（至少双重备份），备份介质需妥善保管，做好标识。对于境外采购业务的电子资料，需确保符合跨境数据传输相关规定，避免数据安全风险。

第四章采购