盐厂公章使用管理制度.docx

盐厂公章使用管理制度

适用范围

本制度适用于盐厂全体员工及涉及公章使用的相关方，包括但不限于各部门负责人、行政主管、法务人员、财务人员以及外部合作单位等。公章作为企业的重要凭证，其使用必须严格遵循国家法律法规、行业规范及企业内部管理制度，确保公章使用的合法性、规范性和严肃性，维护企业合法权益。

第一章总则

1.1目的与依据

为规范盐厂公章使用行为，加强公章管理，防止公章滥用、遗失或被盗用，根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国企业法人登记管理条例》及盐厂相关管理制度，结合盐厂行业特点，制定本制度。

1.2适用对象

本制度适用于盐厂所有公章，包括但不限于企业公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、法定代表人私章等。涉及公章使用的人员必须严格遵守本制度，确保公章使用符合规定。

1.3管理原则

1.3.1依法合规原则

公章使用必须符合国家法律法规及行业规范，不得违反法律法规或企业内部管理制度。

1.3.2审批授权原则

公章使用需经审批授权，未经批准不得擅自使用。审批流程应明确、规范，确保责任到人。

1.3.3安全保密原则

公章保管和使用应严格保密，防止公章遗失、被盗用或滥用，确保企业信息安全。

1.3.4责任追究原则

对违反本制度的行为，将依法依规追究相关责任人责任，包括但不限于行政处分、经济处罚等。

第二章公章的种类与用途

2.1企业公章

企业公章是盐厂的最高效力印章，主要用于以下用途：

（1）签订合同、协议；

（2）办理企业注册、变更、注销等事项；

（3）出具企业文件、证明等；

（4）法律规定的其他用途。

2.2财务专用章

财务专用章主要用于财务相关事务，包括但不限于：

（1）开具发票、收据；

（2）办理银行结算、资金划拨；

（3）财务报表、审计报告等文件的盖章。

2.3合同专用章

合同专用章用于签订各类经济合同、合作协议等，不得用于其他用途。

2.4发票专用章

发票专用章仅用于开具增值税发票、普通发票等税务相关文件，不得挪作他用。

2.5法定代表人私章

法定代表人私章主要用于与法定代表人职务相关的签字、盖章，如签署法律文件、授权委托等。

第三章公章的保管与使用

3.1公章保管责任

3.1.1保管部门

企业公章由行政部统一保管，财务专用章由财务部保管，合同专用章由法务部保管，发票专用章由税务部门保管。法定代表人私章由法定代表人本人保管或指定专人保管。

3.1.2保管要求

（1）公章应存放在保险柜或专用文件柜中，确保存放环境安全、防火、防盗；

（2）公章保管人员应定期检查公章状态，确保公章完好无损；

（3）公章保管人员不得将公章转借他人，不得擅自使用公章。

3.2公章使用流程

3.2.1申请审批

使用公章需填写《公章使用申请表》，详细说明使用事由、用途、时间等，经部门负责人审核、行政主管或法定代表人批准后，方可使用。

3.2.2领用与归还

（1）申请人凭批准后的《公章使用申请表》到公章保管部门领用公章；

（2）使用完毕后，应及时将公章归还保管部门，并在《公章使用登记表》中记录使用时间、用途、领用人等信息。

3.2.3特殊情况处理

如遇紧急情况需紧急使用公章，可先口头请示部门负责人，事后补办审批手续。紧急情况需经行政主管或法定代表人批准。

第四章公章使用的监督与审计

4.1内部监督

行政部负责对公章使用进行日常监督，确保公章使用符合规定。财务部、法务部等部门应配合行政部开展工作。

4.2定期审计

每年由审计部门对公章使用情况进行全面审计，重点检查以下内容：

（1）公章使用审批流程是否规范；

（2）公章保管是否安全；

（3）公章使用记录是否完整；

（4）是否存在违规使用公章的行为。

4.3审计结果处理

审计发现的问题应及时整改，对违规使用公章的行为，将依法依规追究相关责任人责任。

第五章违规处理

5.1违规行为认定

以下行为属于违规使用公章：

（1）未经批准擅自使用公章；

（2）超出批准范围使用公章；

（3）将公章转借他人使用；

（4）公章保管不当导致遗失或被盗用；

（5）伪造、变造公章等违法行为。

5.2处罚措施

对违规使用公章的行为，将根据情节轻重采取以下处罚措施：

（1）警告；

（2）罚款；

（3）解除劳动合同；

（4）追究法律责任。

第六章附则

6.1解释权

本制度由盐厂行政部负责解释。

6.2生效日期

本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

6.3修订与更新

本制度将根据国家法律法规及企业实际情况进行修订与更新，修订后的制度将另行发布。

附件

1.《公章使用申请表》

2.《公章使用登记表》

3.《公章使用审批流程图》

备注

本制度旨在规范盐厂公章使用行为，保障企业合法权益，全体员工应认真学习并严格遵守。行政部将定期组织培训，提高员工对公章管理制度的认识，确保制度的有效执行。