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采购服务招标代理项目内控管理制度

一、总则

基本目的

为加强采购服务招标代理项目的内部控制，规范业务操作流程，防范风险，提高工作效率和服务质量，确保招标代理业务合法、合规、公正、公平、公开地开展，根据国家相关法律法规和行业规范，结合本单位实际情况，特制定本内控管理制度。

适用范围

本制度适用于本单位所有采购服务招标代理项目，涵盖从项目承接、招标方案制定、招标文件编制、开标、评标到定标以及后续项目资料归档等全过程的管理。

基本原则

1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规、政策和行业规范，确保招标代理活动合法合规。

2.独立性原则：在招标代理过程中保持独立，不受任何单位和个人的非法干预，公正地履行职责。

3.公正性原则：对待所有潜在投标人一视同仁，保证招标过程和结果的公平公正，维护各方的合法权益。

4.保密性原则：对在招标代理过程中知悉的商业秘密、技术秘密、标底等信息严格保密，不得泄露给任何无关方。

5.风险防范原则：建立健全风险预警和防控机制，对可能出现的风险进行及时识别、评估和应对，降低风险损失。

二、组织架构与职责分工

组织架构

设立招标代理业务的组织架构，包括决策层、管理层和执行层。决策层由单位高层领导组成，负责对重大招标代理项目进行决策和指导；管理层包括业务部门负责人和相关职能部门负责人，负责制定业务策略、协调资源和监督业务执行；执行层由具体的项目团队成员组成，负责招标代理项目的实际操作。

职责分工

1.业务部门

-负责招标代理项目的承接与洽谈，与委托人签订招标代理合同。

-制定招标方案，包括招标范围、招标方式、评标办法等，并报管理层审核。

-组织编制招标文件，确保文件内容符合法律法规和委托人的要求。

-发布招标公告、发售招标文件、组织现场踏勘和答疑等工作。

-组建评标委员会，协助评标委员会进行评标工作。

-与中标人签订合同，并跟踪合同的执行情况。

2.法务部门

-对招标代理合同、招标文件等法律文件进行审核，确保其合法性和有效性。

-为业务部门提供法律咨询和法律支持，处理招标过程中出现的法律纠纷。

-定期对员工进行法律培训，提高员工的法律意识和合规水平。

3.财务部门

-负责招标代理项目的财务管理，包括收取招标代理服务费、保证金等费用，并进行账务处理。

-对项目成本进行核算和控制，确保项目收支平衡。

-协助业务部门进行项目结算和审计工作。

4.档案管理部门

-负责招标代理项目资料的收集、整理、归档和保管工作。

-建立完善的档案管理制度，确保档案资料的完整性、安全性和可查阅性。

-按照规定的期限保存档案资料，对超过保存期限的档案资料进行销毁处理。

三、项目承接与合同管理

项目承接

1.项目信息收集：业务部门通过多种渠道收集采购服务招标代理项目信息，包括政府公告、企业需求等。对收集到的项目信息进行初步筛选和分析，评估项目的可行性和潜在风险。

2.项目洽谈：对于符合要求的项目，业务部门安排专人与委托人进行洽谈，了解委托人的需求和要求，介绍本单位的服务优势和业务流程。在洽谈过程中，要明确项目的范围、服务内容、收费标准、工期要求等关键条款，并形成书面记录。

3.项目评估：洽谈结束后，业务部门组织相关人员对项目进行详细评估，包括项目的规模、复杂程度、技术要求、市场竞争情况等。根据评估结果，制定项目的初步方案和报价，并报管理层审批。

4.项目签约：经管理层审批同意后，业务部门与委托人签订招标代理合同。合同内容应包括双方的权利和义务、服务内容、收费标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，要及时将合同副本交财务部门和档案管理部门备案。

合同管理

1.合同执行：业务部门按照合同约定的服务内容和要求，组织开展招标代理工作。在项目执行过程中，要及时与委托人沟通协调，反馈项目进展情况，听取委托人的意见和建议，确保项目顺利进行。

2.合同变更：如因特殊情况需要变更合同条款，业务部门应及时与委托人协商，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、时间和费用等事项，并报管理层审批。

3.合同终止：项目完成后，业务部门要按照合同约定的标准和要求，对项目进行验收。验收合格后，双方办理合同终止手续。如因委托人违约或其他原因导致合同提前终止，业务部门要按照合同约定追究委托人的违约责任，并及时清理项目相关费用和资料。

四、招标方案制定与招标文件编制

招标方案制定

1.方案策划：业务部门根据项目特点和委托人的要求，制定详细的招标方案。招标方案应包括招标范围、招标方式、评标办法、时间安排等内容。在制定招标方案时，要充分考虑项目的实际情况和市场竞争情