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企业人事考勤管理系统使用说明书

前言

欢迎使用本企业人事考勤管理系统。为确保您能够高效、准确地使用系统各项功能，特编制本说明书。本系统旨在规范企业考勤管理流程，提升人事管理效率，保障员工与企业的合法权益。请在使用前仔细阅读本说明书，并建议将其留存以备日后查阅。

一、系统概述

本系统是一套集员工信息管理、考勤数据采集、考勤规则配置、异常处理、报表生成等功能于一体的综合性人事管理平台。通过系统化管理，实现考勤数据的实时更新与精准统计，为企业决策提供数据支持。系统支持多终端访问，操作界面简洁直观，力求为用户带来便捷的使用体验。

二、系统登录与初始设置

2.1系统登录

1.访问方式：打开浏览器，输入企业提供的系统访问地址。

2.账号密码：使用管理员分配的工号（或用户名）及初始密码登录。首次登录系统后，请务必修改初始密码，以保障账号安全。

3.密码修改：登录后，在“个人中心”或“账户设置”模块中，找到“密码修改”功能，按照提示完成旧密码验证及新密码设置。建议密码包含字母、数字及特殊符号，且定期更换。

2.2个人信息维护

登录后，员工可在“个人信息”模块查看并完善个人基本资料，如联系方式、紧急联系人等。确保信息准确无误，以便企业在必要时进行联系。

三、员工日常操作指南

3.1考勤打卡

1.打卡方式：系统支持多种打卡方式，具体以企业配置为准，常见方式包括指纹识别、人脸识别、手机APP定位打卡或网页端打卡。

2.打卡时间：请严格按照企业规定的上下班时间进行打卡。系统将记录打卡时间，并与预设的考勤规则进行比对。

3.打卡记录查询：员工可在“个人考勤”模块下的“打卡记录”中，查询本人近期的打卡情况，包括打卡时间、打卡地点（若支持）及打卡状态（正常、迟到、早退、缺卡等）。

3.2请假与出差申请

1.请假申请：

*进入“考勤申请”模块，选择“请假申请”。

*填写请假类型（如事假、病假、年假等）、请假起止时间、请假事由等信息。

*根据企业流程，选择相应的审批人。

*提交申请后，可在“申请记录”中查看审批进度。

2.出差申请：

*进入“考勤申请”模块，选择“出差申请”。

*填写出差地点、起止时间、出差事由、交通工具等信息。

*上传相关证明材料（如出差通知单，若有）。

*选择审批人并提交。

3.审批结果：申请提交后，将按照预设的审批流程流转。员工可实时关注审批状态，审批通过或驳回后，系统会给予相应提示。

3.3加班申请（若适用）

1.员工因工作需要确需加班的，应提前（或按企业规定时限内）提交加班申请。

2.在“考勤申请”模块中选择“加班申请”，填写加班日期、预计开始与结束时间、加班事由等。

3.提交给直接上级审批。审批通过后，加班记录将纳入考勤统计。

3.4个人考勤记录与报表查询

1.员工可在“个人考勤”模块中，按日、周或月查询自己的考勤汇总情况，包括正常出勤天数、请假天数、加班时长、迟到早退次数等。

2.部分系统支持导出个人考勤报表，方便员工核对。

四、管理员操作指南（以人事管理员为例）

4.1组织架构与员工信息管理

1.组织架构维护：管理员可在“组织管理”模块中，创建、编辑或删除部门信息，调整部门层级结构，确保组织架构与企业实际情况一致。

2.员工信息管理：

*新增员工：录入员工基本信息（姓名、性别、工号、所属部门、职位、入职日期等），并为其分配初始登录账号。

*信息维护：对员工的职位变动、部门调整、联系方式更新等信息进行修改。

*员工离职：为离职员工办理系统内离职手续，标记离职状态，冻结其账号权限。

4.2考勤规则配置

此模块为考勤管理的核心，管理员需根据企业规章制度进行详细设置。

1.班次管理：定义不同的班次（如标准班、弹性班、倒班等），设置各班次的上下班时间、打卡有效时间段、午休时间等。

2.考勤周期设置：设定考勤统计的周期（如自然月、每月X日至次月X-1日）。

3.打卡规则：设置迟到、早退、旷工的判定标准（如迟到X分钟以内不计迟到，超过X分钟计迟到等）。

4.请假类型与假期规则：配置企业认可的请假类型（事假、病假、年假、婚假、产假等），并设定各类假期的申请条件、审批流程、天数限制及薪资计算方式（若系统支持）。

5.加班规则：设定加班的申请条件、审批流程、加班费计算标准（如平时加班、周末加班、法定假日加班的倍率）。

6.排班管理：根据企业需求，对员工进行手动排班或设置自动排班规则，将员工与特定班次关联。

4.3考勤数据监控与异常处理

1.实时监控：查看当日或指定时段内员工的打卡情况，包括已打卡、未打卡人员列表。

2.异常考勤处理：

*对于迟到、早退、缺卡等异常记录