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大学人事档案管理办法

第一条本办法适用于学校在编教职工、人事代理人员、非事业编制合同人员（以下统称“教职工”）及离退休人员人事档案的收集、整理、保管、利用、信息化等全流程管理工作。人事档案是教职工个人经历、政治面貌、业务能力、工作实绩等情况的历史记录材料，是学校人事管理、人才培养、队伍建设的重要依据，须严格遵循真实、完整、规范、安全的原则实施管理。

第二条人事档案管理实行“统一领导、分级负责、集中管理”体制。学校档案馆（室）为人事档案集中管理部门，负责制定档案管理制度、接收归档材料、组织整理保管、提供利用服务、推进信息化建设等工作；人事部门负责指导各二级单位（含教学、科研、管理、教辅等部门，下同）及时收集、审核应归档材料，并定期移交档案馆（室）；各二级单位指定专人（以下简称“档案协管员”）负责本单位教职工人事档案材料的日常收集、初审及移交工作，确保材料形成后及时归档。

第三条归档范围包括反映教职工个人经历、政治素质、道德品行、专业能力、工作实绩等基本信息的各类原始记录材料，具体分为十类：

（一）履历类材料。包括教职工入职登记表、岗位变动登记表、职称（职务）晋升申请表、出国（境）审批表、学历学位变更登记表、社会兼职登记表等反映个人基本信息及职业轨迹的材料。

（二）自传类材料。包括个人自传、思想汇报、入党（团）申请书、转正申请书、民主生活会对照检查材料等体现政治立场、思想动态的材料。

（三）考核鉴定类材料。包括年度考核表、聘期考核表、试用期考核表、师德考核表、教学评估表、科研项目结项鉴定意见、岗位聘任考核结论等反映工作表现与业务能力的材料。

（四）学历学位类材料。包括高中及以上阶段学籍档案（含入学登记表、成绩单、毕业论文、学位授予决定）、继续教育学历证明、国（境）外学历学位认证材料、职业资格证书（含教师资格证、专业技术资格证）等材料。

（五）职称评聘类材料。包括专业技术职务任职资格评审表、评审简表、答辩记录、专家推荐意见、职称聘任文件、岗位聘用合同（协议）等材料。

（六）职务任免类材料。包括干部任免审批表、选拔任用考察材料、任前公示结果、试用期满考核意见、轮岗交流文件、免职（退休）通知等材料。

（七）工资待遇类材料。包括入职定薪审批表、工资调整审批表、津贴补贴发放核定表、社会保险（含养老、医疗、失业、工伤、生育）参保记录、住房公积金缴存证明等材料。

（八）党团类材料。包括入党志愿书、入党积极分子培养考察表、预备党员考察表、党员组织关系介绍信（存根）、民主评议党员登记表、团籍档案（含入团志愿书、团员登记表）等材料。

（九）奖惩类材料。包括校级及以上表彰奖励文件（含荣誉证书复印件、表彰决定）、处分决定（含调查核实材料、申辩意见、复核决定）、诫勉谈话记录、廉政审查意见等材料。

（十）其他类材料。包括人事争议调解记录、经济责任审计报告、学术不端处理结论、与个人权益相关的法律文书（含仲裁裁决书、法院判决书）等需要归档的材料。

第四条归档材料须符合以下要求：（1）应为办理完毕的正式文件，有承办单位公章或责任人签字；（2）内容真实准确，填写规范完整，无涂改或刮擦（确需修改的，须由原形成单位注明原因并加盖公章）；（3）载体为标准A4纸（特殊尺寸材料需折叠或粘贴至A4纸），字迹清晰可辨（手写材料需用蓝黑或碳素墨水）；（4）电子材料需与纸质材料内容一致，采用PDF格式存储，分辨率不低于300dpi。

第五条材料收集实行“谁形成、谁负责”原则。各二级单位应在材料形成后30个工作日内完成初审（重点核查材料完整性、规范性及真实性），并移交至人事部门复核；人事部门复核通过后，于10个工作日内移交档案馆（室）归档。因特殊情况（如跨年度考核、延迟审批）未能按时移交的，形成单位须书面说明原因，经人事部门审核同意后，最迟不超过材料形成年度的次年6月30日前完成移交。

第六条档案馆（室）接收材料时须履行清点登记手续，填写《人事档案材料移交清单》（一式两份，移交方与接收方各执一份），并对不符合要求的材料出具《补正通知书》，要求移交单位在15个工作日内补充或更正。

第七条人事档案整理遵循“分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”原则，按国家相关标准采用“十类法”分类，每类材料按形成时间或重要程度排序。整理流程包括：（1）鉴别：剔除重复、虚假或无保存价值的材料；（2）登记：填写卷内目录，注明材料名称、形成日期、页数；（3）技术处理：对破损材料进行修复，对过宽过长材料进行折叠，对小于A4纸的材料进行托裱；（4）装订：使用线装方式固定，封面标注姓名、档案号、分类号。

第八条档案保管须配备专用库房，设置防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防磁等设施，库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%。档案柜架须符合国家标准，按“一人一档”原则编号存放，建立电