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工程学院印章的管理与使用

工程学院印章作为学院依法履行职能、对外开展活动的重要凭证，其管理与使用直接关系到学院的行政效力、法律责任及社会声誉。规范印章管理既是贯彻落实高校内部治理体系现代化的必然要求，也是防范法律风险、保障学院权益的关键环节。结合工程学院实际工作特点，其印章管理与使用需围绕分类界定、责任体系、审批流程、操作规范、风险防控等核心环节构建全流程管理机制。

一、印章分类与界定

工程学院印章按性质与用途可划分为六类：

1.学院行政公章：代表学院行政主体资格，用于以学院名义制发的公文（如请示、报告、函件）、对外签订的合同/协议（含校企合作、设备采购等）、重要证明材料（如单位资质证明、收入证明）及其他需要学院行政确认的事项。

2.学院党委公章：代表学院党组织，用于以学院党委名义制发的党内文件（如党组织关系介绍信、党员证明）、党委会决议文件、党员发展材料及其他党组织相关事务。

3.院长（书记）签名章：用于需要学院主要负责人签署的文件（如上报教育主管部门的重要报告、大额资金使用审批单），需与本人授权书配套使用，不得单独用于一般性事务。

4.教学专用章：限定于教学管理范畴，用于学生成绩单、课程证书、实习证明、毕业设计（论文）答辩结果等教学相关材料，不得用于合同签订、资金证明等非教学事项。

5.科研专用章：用于科研项目申报书、科研成果鉴定材料、学术会议邀请函等科研活动，需与科研管理部门备案的项目信息一致，严禁用于与科研无关的经济或民事活动。

6.学生工作专用章：用于学生奖惩文件、勤工助学证明、社会实践证明等学生事务，不得替代行政公章用于对外联络或法律文书。

各类印章需在学院办公室（或综合管理部门）统一备案，刻制时需提供上级主管部门批文，由公安机关指定单位制作，严禁私自刻制或委托非正规机构制作。印章启用前需在学院官网公告，并同步告知相关合作单位及业务对接部门。

二、管理责任体系构建

工程学院印章管理实行“分级负责、专人保管、全程留痕”的责任制度，具体责任主体包括：

（一）管理部门

学院办公室为印章管理的统筹部门，负责制定印章管理办法、监督制度执行、组织定期检查。办公室主任为第一责任人，需对印章使用的合规性负领导责任。

（二）保管人员

每枚印章需指定1名专职保管人员（原则上为学院正式职工），保管人员需签订《印章保管责任书》，明确“人在章在、人离章锁”的基本要求。保管人员变动时，需办理交接手续，由办公室主任监交，填写《印章交接登记表》，记录印章状态（如是否完好、启用时间等），交接双方及监交人共同签字存档。

（三）使用申请人

用印申请人需为学院在职教职工或经授权的学生干部（仅限学生事务用印），需对用印材料的真实性、合法性负责。若因提供虚假材料导致法律纠纷，申请人需承担相应责任。

三、全流程审批与操作规范

（一）用印申请与审批

1.常规流程：申请人填写《工程学院用印审批表》（电子版或纸质版），需注明用印事由、材料名称（含文号）、份数、拟用印章类型等信息。表格需经所在部门负责人（如系主任、实验室主任）初审，重点核查材料内容是否与审批表一致、是否符合部门职责范围；初审通过后，提交分管院领导（如教学副院长、科研副院长）复审，复审需判断用印事项是否符合学院整体规划、是否存在法律风险；最终由学院办公室对审批表及材料进行形式审查（如是否缺页、签字是否完整），确认无误后方可用印。

示例：某教师申请用学院行政公章加盖校企合作协议，需先经所在系主任确认协议内容与系部科研方向一致，再由分管科研副院长审核协议条款（如知识产权归属、违约责任），最后由办公室核对协议是否加盖对方单位公章、是否有双方法定代表人签字，确认无误后用印。

2.特殊事项审批：涉及重大经济责任（如单笔金额超50万元的合同）、涉外合作（如与境外高校联合办学）、人事任免（如科级干部聘任）的用印，需经学院党政联席会议审议通过，会议纪要作为用印审批的必要附件。

3.电子用印审批：已启用电子印章系统的学院，申请人需通过OA系统提交电子材料，经部门负责人、分管领导逐级电子签批后，系统自动生成用印指令，保管人员通过数字证书登录系统完成电子签章。电子用印记录需同步存档至学院档案管理系统，保存期限与纸质用印档案一致（长期）。

（二）用印操作规范

1.用印前核查：保管人员需严格核对审批表与材料内容，重点检查：①材料是否经完整审批（签字、盖章齐全）；②材料内容是否与审批事由一致（如合同金额、合作期限等关键信息无涂改）；③用印类型是否匹配（如教学证明不得使用行政公章）。若发现材料不完整或存在疑问，需立即暂停用印并向办公室主任报告。

2.用印过程控制：用印时需确保印章清晰、端正，骑缝