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2026年口腔医疗管理公司行业展会参展管理制度

第一章总则

第一条为规范公司总部及旗下各口腔诊疗机构行业展会参展工作的组织与管理，提升参展成效，塑造公司品牌形象，高效对接行业资源，促进业务拓展与技术交流，依据《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《展会知识产权保护办法》等相关法律法规及行业规范，结合公司口腔医疗管理业务实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部及旗下各口腔诊疗机构参与各类口腔医疗行业相关展会的全流程管理工作，包括展会筛选、参展策划、筹备实施、现场管控、后续跟进、费用核算、档案归档等环节。公司总部各职能部门、各口腔诊疗机构全体参与参展工作的管理人员、业务人员、技术人员及行政辅助人员，均需严格遵循本制度规定。

第三条本制度所指行业展会，是指国内外各类与口腔医疗行业相关的专业展会、博览会、峰会论坛、技术交流会等活动，包括但不限于口腔医疗设备展、口腔耗材展、口腔诊疗技术研讨会、口腔机构经营管理峰会等。

第四条参展工作核心原则：

战略导向原则：参展工作需贴合公司发展战略，聚焦业务拓展、品牌推广、技术引进、资源对接等核心目标，确保参展价值与公司发展需求匹配；

合规规范原则：严格遵循相关法律法规及展会管理规定，规范参展宣传、展品展示、商务洽谈等行为，防范合规风险；

统筹高效原则：建立统筹协调机制，明确各部门职责，优化参展流程，提升参展筹备与实施效率，确保参展工作有序推进；

品牌塑造原则：注重参展形象展示，统一品牌宣传口径，通过专业的展示与服务，提升公司在行业内的品牌影响力；

成效导向原则：加强参展全流程成效管控，做好参展前目标设定、参展中过程跟踪、参展后效果评估，确保参展投入产出比合理；

权责明晰原则：明确各部门、各岗位在参展工作中的职责分工，将参展成效纳入绩效考核，落实奖惩措施，确保责任到人。

第二章核心定义与适用范围

第五条核心定义：

行业展会：指以口腔医疗行业为核心，涵盖口腔医疗设备、耗材、技术、服务、管理等相关领域，用于展示交流、商务对接、品牌推广的各类专业展会、峰会、论坛等活动；

参展全流程：指从展会信息收集、筛选评估、参展决策、方案制定、筹备实施、现场运营、客户对接、展品回收，到参展总结、费用核算、档案归档的完整工作过程；

参展筹备：指参展决策确定后，开展的展位申请、设计搭建、展品准备、宣传物料制作、人员培训、行程安排等前期准备工作；

现场管控：指展会举办期间，对展位运营、人员值守、展品管理、宣传推广、商务洽谈、安全保障等工作的现场管理与协调；

参展档案：指参展全流程产生的各类具有保存价值的文件材料，包括展会信息资料、参展方案、审批文件、合同协议、费用凭证、宣传物料、客户资料、参展总结报告等。

第六条适用范围：

展会类型范围：

（1）专业展示类展会：口腔医疗设备及耗材博览会、口腔诊疗技术展等；

（2）学术交流类展会：口腔医学学术研讨会、技术高峰论坛等；

（3）经营管理类展会：口腔机构经营管理峰会、行业发展论坛等；

（4）其他相关展会：医疗健康产业博览会、连锁品牌加盟展等与公司业务相关的展会活动。

管理环节范围：涵盖展会信息收集与筛选、参展决策与审批、参展方案制定、筹备实施、现场运营、展品管理、客户对接与跟进、参展总结、费用核算与报销、档案归档等全流程；

机构与人员范围：包括公司总部市场部（核心牵头部门）、运营部、采购部、财务部、人力资源部、IT部、合规部等职能部门，旗下各口腔诊疗机构及全体参与参展筹备、实施、跟进的相关人员。

第七条公司建立《行业展会筛选评估标准》，明确展会筛选的核心指标（如行业影响力、观众质量、参展成本、与业务匹配度等）、评估流程及决策权限，由市场部牵头，联合运营部、财务部、合规部等相关部门梳理确定，报公司管理层审批后执行。该标准根据行业发展变化、公司业务需求每年更新一次，并向各机构、各部门公示。

第三章管理职责

第八条市场部（核心牵头部门）核心职责：

负责本制度的制定、修订与维护，牵头统筹全公司行业展会参展工作的规划、组织、协调与监督；

负责行业展会信息的收集、整理与筛选，组织开展展会评估，提出参展建议，报公司管理层审批；

负责牵头制定参展方案，明确参展目标、展位选择、设计搭建要求、宣传推广策略、人员配置、预算安排等核心内容，组织相关部门审核后报公司管理层审批；

负责参展筹备工作的组织实施，包括展位申请、设计搭建对接、宣传物料制作、展品统筹协调、参展人员选拔与培训等；

负责展会现场的统筹管理，包括展位运营、人员值守安排、宣传推广实施、商务洽谈组织、品牌形象展示等；

负责牵头开展参展后续跟进工作，包括客户资料整理、业务对接跟进、参展效果评估、总结报告编制等；

负责统筹参展全流程相关档案的收集、整理与归档工作；

负责组织开展参展相关培训，提升参展人员的专