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器材设备管理制度

器材设备管理是保障组织正常运行、提升资源使用效率、延长资产生命周期的关键环节，需贯穿设备从采购到报废的全生命周期，通过规范化、精细化的制度设计，实现责任清晰、流程可控、数据可溯的管理目标。

一、采购管理

器材设备采购需遵循“需求导向、技术可行、经济合理”原则，严格履行审批程序，杜绝盲目购置与资源浪费。

（一）需求提报与审核

使用部门应于每年12月底前，结合下一年度业务规划、设备损耗情况及技术升级需求，填写《器材设备采购需求表》，注明设备名称、型号、功能参数、预计数量及预算金额。特殊情况下需临时采购的（如突发任务、设备紧急报废），需提交书面说明，经部门负责人签字确认后报设备管理部门。

设备管理部门牵头组织技术部门、财务部门对需求进行联合审核。审核内容包括：需求合理性（是否与业务目标匹配）、技术可行性（现有技术条件能否支撑设备运行）、预算合规性（是否符合年度经费计划）。审核通过后，形成《年度器材设备采购计划》，报分管领导审批；临时采购需求需单独说明理由，经分管领导签批后纳入补充计划。

（二）选型与供应商管理

采购前需开展市场调研，针对拟采购设备的技术参数、市场口碑、售后服务（含质保期、响应时间、配件供应）等进行多维度对比。单价超过5万元或批量采购总价超过10万元的设备，需组织技术专家、使用部门代表召开选型论证会，形成《选型论证报告》，明确推荐型号及理由。

供应商选择应优先考虑具备相关资质（如生产许可证、ISO认证）、信誉良好且有同类项目经验的企业。单次采购金额超过20万元的，需通过公开招标或竞争性谈判确定供应商；未达到招标限额的，采用比价采购（至少3家供应商），留存比价记录及报价单。严禁与关联方进行利益输送，采购人员需签署《廉洁承诺书》，确保过程透明。

（三）合同签订与执行

采购合同需明确设备型号、技术参数、数量、单价、交货时间、验收标准、质保期（至少1年）、违约责任等关键条款。技术复杂的设备需附加技术协议，详细列明功能要求、测试方法及验收指标。合同签订前需经法务部门审核，重点核查条款合法性、风险规避措施。

供应商需按合同约定时间送达设备，运输过程中需采取防护措施（如防震、防潮），避免运输损耗。设备管理部门需跟踪物流信息，提前协调使用部门准备存放场地及接收人员。

二、验收管理

验收是确保设备符合采购要求的关键环节，需由多方参与，严格按标准执行。

（一）到货清点与外观检查

设备到货后，设备管理部门、使用部门、供应商代表共同参与现场清点。核对设备及配件（如说明书、合格证、保修卡、专用工具）的数量、型号是否与合同一致，检查外包装是否完好（无破损、水渍、碰撞痕迹），外观是否存在变形、划痕、锈蚀等问题。清点结果填入《器材设备到货清单》，三方签字确认；发现异常的，当场拍照留存证据并书面通知供应商。

（二）功能测试与性能验证

外观检查通过后，进行功能测试。通用设备（如办公电脑、打印机）由使用部门技术人员按操作手册进行基础功能测试（如开机运行、软件安装、打印效果）；专用设备（如实验仪器、生产设备）需由供应商工程师或专业技术人员进行调试，测试内容包括运行稳定性、参数准确性（如仪器精度、设备转速）、安全保护装置有效性（如过载保护、漏电保护）等。测试过程需记录关键数据（如运行时长、测试结果），形成《设备功能测试报告》。

（三）资料归档与问题处理

验收合格后，设备管理部门收集设备技术资料（含电子版），包括说明书、合格证、保修卡、测试报告、合同副本等，统一归档至设备管理档案。使用部门领取设备并签署《设备接收确认单》，正式纳入日常管理。

若测试中发现设备不符合合同要求（如功能缺失、参数不达标），应立即暂停验收，书面通知供应商限期整改（一般不超过7个工作日）。整改后重新验收仍不合格的，按合同条款要求退货或更换，相关损失由供应商承担。

三、使用与维护管理

设备投入使用后，需通过规范化操作、定期维护及动态监测，确保其始终处于良好运行状态。

（一）使用责任与操作规范

每台设备须明确使用责任人（原则上为直接使用人员或部门设备管理员），责任人需熟悉设备性能、掌握操作流程，并负责日常保管、状态记录及基础维护。多人共用设备需建立《使用登记本》，记录使用时间、操作人、运行状态（正常/异常）等信息。

操作前需进行安全检查（如电源线路、防护装置），严禁超负载、超范围使用（如设备额定电压220V，禁止接入380V电源）。特殊设备（如压力容器、高电压设备）操作人员需持有效资格证书上岗，无证人员不得擅自操作。

（二）日常维护与定期保养

日常维护由使用责任人负责，内容包括设备清洁（如清除灰尘、油污）、运行状态观察（如异响、异味、温度异常）、易损件检查（如螺丝