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采购合同管理模板标准化版

一、适用范围与典型场景

常规采购：如办公设备、耗材、生产物料的重复性采购；

项目采购：如工程建设、系统开发、设备安装等专项采购；

供应商合作：与长期合作供应商的框架协议签订及单笔订单合同管理；

跨部门协同：采购部门、需求部门、财务部门、法务部门联合参与的合同全流程管理。

二、标准化操作流程指南

步骤1：采购需求确认与合同启动

需求部门填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素，经部门负责人*审批后提交至采购部门。

采购部门对接需求部门，确认需求细节，同步启动供应商筛选（如需），并收集供应商资质文件（营业执照、相关许可证等），保证供应商具备履约能力。

步骤2：合同文本草拟与条款审核

采购部门根据采购需求及供应商报价，依据本模板草拟合同文本，内容需包含：合同双方基本信息、采购标的详细描述、价格条款（含单价、总价、税费）、交付与验收条款、付款方式、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等核心条款。

法务部门*对合同条款进行合规性审核，重点关注：

标的物描述是否清晰无歧义（避免“同类产品”等模糊表述）；

违约责任是否对等（如逾期交付、质量不合格的赔偿标准）；

付款条件是否与公司财务制度匹配（如预付款比例、到货付款节点）；

争议解决方式是否明确（如约定诉讼管辖地或仲裁机构）。

审核通过后，采购部门将合同文本反馈至需求部门确认，保证双方对条款无异议。

步骤3：合同审批流程执行

合同审批实行分级管理制度，根据合同金额及风险等级确定审批权限：

金额≤5万元：需求部门负责人、采购部门负责人、财务部门*审批；

5万元＜金额≤20万元：增加法务部门、分管副总审批；

金额＞20万元：需提交总经理*审批，必要时召开专题会议审议。

审批人在OA系统或纸质审批表上签署意见，对审批通过的合同，采购部门汇总审批意见；对不通过的，注明修改原因并退回采购部门调整。

步骤4：合同签署与用印管理

审批通过后，采购部门与供应商对接合同签署事宜，确认合同份数（通常一式肆份，采购方、供应商、财务部门、法务部门各执一份）。

双方法定代表人或授权代表签字并加盖合同专用章（供应商需提供授权委托书），采购方内部凭审批完成单至行政部门*办理用印手续，严禁“未批先印”或“越权用印”。

签署完成后，采购部门在2个工作日内将合同扫描件存档至指定管理系统（如ERP或合同管理平台），并同步告知财务部门及法务部门。

步骤5：合同履行与过程跟踪

采购部门负责跟踪合同履行进度，重点监控：

供应商是否按约定时间交付（提前3天提醒，逾期启动违约责任条款）；

需求部门是否按标准验收（参照合同约定的质量、数量要求，签署《履约验收记录表》）；

财务部门是否按付款节点安排付款（凭验收单、发票等单据支付）。

履行过程中如需变更（如交付时间调整、数量增减），双方需签订《合同补充协议》，参照原审批流程执行，严禁口头约定。

步骤6：合同归档与复盘优化

合同履行完毕（含付款完成、质保期到期）后，采购部门收集合同正本、审批单、验收单、补充协议等全套资料，按“合同编号+年份”分类归档，保存期限不少于5年（涉及法律纠纷的保存至纠纷结束后2年）。

每季度末，采购部门组织法务、财务、需求部门召开合同管理复盘会，分析履约问题（如供应商延迟交付、验收不合格率等），优化模板条款及管理流程，提升合同管理效率。

三、核心模板表格设计

表1：采购合同基本信息表

合同编号

CG2024-X

签订日期

2024年X月X日

采购方名称

实业有限公司

采购方地址

市区路号

供应商名称

YY科技有限公司

供应商地址

市区路号

合同标的

[具体物品/服务名称，如“联想ThinkPad笔记本”]

标的物型号规格

[如“T14AMD锐龙版”]

采购数量

[如“50台”]

计量单位

[如“台”]

合同总金额（元）

[如“250,000.00”]

含税/不含税

[如“含13%增值税”]

交付时间

[如“2024年X月X日前”]

交付地点

[如“采购方仓库”]

付款方式

[如“签订合同后预付30%，到货验收合格后付65%，质保期满后付5%”]

质保期

[如“12个月”]

双方联系人

采购方：（电话：X-X）供应商：（电话：X-X）

备注

[如“运输费用由供应商承担”]

表2：采购物品/服务明细表

序号

物品/服务名称

规格型号

品牌/技术参数

数量

单价（元）

金额（元）

交付要求

1

联想ThinkPad笔记本

T14AMD锐龙版

AMDR7-7730U/16G/512G

30

4,800.00

144,000.00

2024年X月X日前交付至仓库

2

戴尔显示器

P2422H

23.8英寸/1080P/IPS

20

1,200.00

24,000.00

同上

3

上门安