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2026年跨境电商公司证照（含跨境经营资质）年检与保管管理制度

第一章总则

第一条为规范XX跨境电商公司（以下简称“公司”）证照及跨境经营资质的年检、保管全流程管理工作，建立“分类管控、合规年检、安全保管、全程追溯”的管理体系，保障公司合法经营资格，防范证照管理风险，维护公司品牌形象与核心权益，依据《中华人民共和国行政许可法》《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国海关法》及跨境业务相关境内外监管要求，结合公司跨境电商业务特性（含境内运营许可、海外市场准入、跨境供应链资质等多元证照需求），制定本制度。

第二条本制度所指证照及跨境经营资质，是指公司及所属境内外机构在经营管理活动中依法取得的各类法定证件、许可文件及资质证明，包括但不限于境内证照（营业执照、税务登记证、进出口经营权许可证、海关报关单位注册登记证书等）、海外证照（海外分公司/代表处注册证明、当地市场准入许可证、跨境支付资质证明等）、电子证照及相关资质备案文件。

第三条证照年检与保管管理遵循“依法合规、权责清晰、全程留痕、安全可控”的核心原则，确保证照年检及时准确、保管规范安全、使用合规有序，全面覆盖证照从申领、年检、保管、使用到变更、注销的全生命周期。

第四条本制度适用于公司全体部门及所属境内外机构，涵盖证照及跨境经营资质的申领、备案、年检（含年审、续期、核验）、保管、使用、变更、注销、归档等全环节管理工作；公司全体员工及境内外机构工作人员需严格遵守本制度规定，积极配合证照管理相关工作。

第五条各部门及境内外机构核心职责分工：

（一）行政部：作为证照年检与保管管理的牵头部门，负责统筹证照管理体系搭建、证照年检的统筹协调与组织实施、证照的集中保管与备案归档、证照使用的监督检查、证照变更与注销的统筹推进，以及制度的修订完善；

（二）各业务部门（含跨境运营部、销售部、供应链部等）：负责本部门业务相关证照的需求提出、年检材料协助准备、使用申请与合规配合，及时反馈证照使用及年检过程中的问题，配合行政部开展证照监督检查工作；

（三）海外运营部及海外分公司/代表处：负责海外证照及资质的需求调研、当地法规合规性核查，牵头推进海外证照的年检工作，配合行政部开展海外证照的备案、保管与监督检查，确保海外证照管理符合当地监管要求；

（四）法务部：负责审核证照申领、年检、变更、注销的合规性，核查境内外证照相关法律法规的更新情况，为证照管理提供法律支持，协助处理证照相关的法律纠纷与风险事件；

（五）财务部：负责财务类证照（如税务登记证、外汇登记证等）的年检材料协助准备、使用审核，配合行政部开展财务类证照的保管与监督检查，规范财务场景证照使用流程；

（六）信息技术部：负责电子证照管理系统的搭建、运维与安全防护，保障电子证照的存储安全与使用稳定，协助实现证照年检、使用过程的数字化追溯；

（七）公司管理层：负责审批重大证照申领、年检、变更、注销事项，审批证照管理重大风险处置方案，监督本制度的落实情况，协调解决证照管理工作中的重大问题。

第二章组织架构与核心岗位职责

第六条证照年检与保管管理架构：公司设立证照管理专项组（以下简称“专项组”），由行政部负责人担任组长，法务部、海外运营部负责人担任副组长，行政部证照专员、各部门证照联络员、海外机构行政专员、法务专员、信息技术专员为成员。专项组下设年检管理组、保管监督组、海外证照管理组，明确各组人员分工、沟通机制及决策流程。

第七条年检管理组岗位职责（由行政部、各部门证照联络员组成）：

（一）需求调研：定期梳理公司及境内外机构所需证照及资质清单，跟踪境内外监管政策变化，调研证照年检、续期的最新要求；

（二）计划制定：依据证照有效期及年检要求，制定年度、季度证照年检计划，明确年检证照名称、责任部门、年检时限、材料清单等核心要素；

（三）实施推进：统筹协调各部门及海外机构推进证照年检工作，督促相关部门按时准备年检材料，跟踪年检进度，及时解决年检过程中出现的问题；

（四）结果归档：年检完成后，及时收集年检合格证明文件，同步更新证照管理台账，将相关材料整理归档，确保年检全程可追溯。

第八条保管监督组岗位职责（由行政部、信息技术部、法务部人员组成）：

（一）集中保管：负责公司境内证照的集中统一保管，建立电子与纸质双重档案，明确保管标准与安全要求；监督海外机构证照的保管情况，确保符合当地安全管理规范；

（二）备案登记：建立健全证照管理台账，详细记录证照名称、编号、有效期、颁发机构、年检情况、保管人、使用记录等信息，实现证照全生命周期跟踪；

（三）使用监督：监督各部门及海外机构证照使用流程的规范性，核查证照使用申请的合理性与合规性，及时纠正不规范使用行为；

（四）安全防护：负责纸质证照的物理安全防护及电子证照的信息安全防护，定期开展安全检查，排查安全隐患