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2026年跨境电商公司员工人事档案管理制度

第一章总则

第一条为规范XX跨境电商公司（以下简称“公司”）员工人事档案管理工作，建立“完整归集、规范归档、安全保密、高效利用”的全流程管理体系，保障员工合法权益与公司档案资产安全，提升人力资源管理规范化水平，依据《中华人民共和国档案法》《企业职工档案管理工作规定》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，结合公司跨境电商业务特性（含境内业务岗位、海外运营岗位、跨境出差岗位等员工构成），制定本制度。

第二条本制度所指员工人事档案，是指公司在招聘录用、劳动合同管理、薪酬福利、绩效考核、培训发展、岗位异动、离职等全雇佣周期中，形成的反映员工个人基本情况、工作表现、职业发展等各类具有保存价值的文字、电子等形式的资料，包括境内员工档案与海外员工专项档案。

第三条员工人事档案管理遵循“依法合规、真实完整、安全保密、全程追溯、便捷高效”的核心原则，确保档案管理全流程符合法律法规要求，档案内容真实准确、完整可查，档案信息严格保密，档案利用规范高效。

第四条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作，涵盖员工档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转递、销毁等全环节；公司各部门及全体员工需严格遵守本制度规定，积极配合人事档案管理相关工作。

第五条各部门核心职责分工：

（一）人力资源部：作为员工人事档案管理的牵头部门，负责档案的统一收集、整理、归档、保管、更新，统筹档案的查阅、借阅、转递等审批流程，建立档案管理台账，负责档案管理人员的专业培训及制度的修订完善；

（二）各业务部门（含跨境运营部、海外运营部、销售部等）：负责配合人力资源部收集本部门员工入职、异动、培训、考核等相关档案资料，及时提交至人力资源部归档，协助核实档案资料的真实性；

（三）法务部：负责审核档案管理全流程的合规性，特别是员工个人信息保护、档案销毁等环节的法律风险防控，为档案管理工作提供法律支持，协助处理档案相关的争议事项；

（四）信息技术部：负责保障电子人事档案管理系统的稳定运行，搭建档案信息安全防护体系，实现档案数据的安全存储、备份与加密，协助优化档案管理系统功能；

（五）行政部：负责提供档案保管所需的物理场地（档案柜、档案室），落实档案室防火、防盗、防潮、防虫等安全保障措施，协助人力资源部做好纸质档案的日常保管；

（六）公司管理层：负责审批重大档案管理事项（如档案销毁、特殊档案查阅等），监督本制度的落实情况，协调解决档案管理工作中的重大问题。

第二章组织架构与核心岗位职责

第六条人事档案管理架构：公司设立员工人事档案管理专项组（以下简称“专项组”），由人力资源部负责人担任组长，行政部、法务部负责人担任副组长，人力资源部档案专员、各部门档案联络员、信息技术专员、行政安保人员为成员。专项组下设档案归集管理组、安全保密组、审核监督组，明确各组人员分工、沟通机制及决策流程。

第七条档案归集管理组岗位职责（由人力资源部、各部门档案联络员组成）：

（一）资料收集：负责员工全雇佣周期档案资料的归集工作，包括入职材料（简历、学历证明、身份证明、离职证明等）、在职材料（劳动合同、薪酬调整记录、绩效考核表、培训记录、岗位异动审批单等）、离职材料（离职申请、解除/终止劳动合同证明等）；

（二）整理归档：对收集的档案资料进行分类、甄别、整理，核实资料的真实性与完整性，按统一标准装订归档，建立纸质档案与电子档案的对应关联，同步更新档案管理台账；

（三）档案更新：跟踪员工在职期间的信息变动，及时收集相关材料并更新档案内容，确保档案信息与员工实际情况一致；

（四）档案流转：负责档案查阅、借阅、转递的日常对接工作，按审批流程办理相关手续，跟踪档案流转全过程，确保档案安全回笼。

第八条安全保密组岗位职责（由行政部、信息技术部、人力资源部档案专员组成）：

（一）物理安全：负责档案室的日常安全管理，落实防火、防盗、防潮、防虫、防高温等防护措施，定期检查档案室环境及安全设施，排查安全隐患；

（二）信息安全：负责电子档案的安全防护，落实数据加密、访问权限管控、定期备份等措施，防止电子档案信息泄露、丢失或篡改；

（三）保密管理：严格遵守档案保密规定，规范档案查阅、借阅流程，严禁擅自泄露档案信息，对档案管理过程中的涉密信息进行严格管控；

（四）应急处置：制定档案安全应急预案，针对档案损毁、丢失、信息泄露等突发情况，及时启动应急处置流程，降低损失并追溯相关责任。

第九条审核监督组岗位职责（由法务部、人力资源部、专项组纪检联络员组成）：

（一）合规审核：审核档案收集、整理、归档、查阅、借阅、转递、销毁等全流程的合规性，核查档案资料的合法性与真实性，确保符合相关法律法规及本制度要求；

（二）流程监督：监督档案管理各环节工作的执行情况，核查档案管理台账