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档案管理制度

前言

档案作为组织各项活动的真实记录，是维护历史真实面貌的重要依据，也是组织宝贵的信息资源和无形资产。为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，更好地服务于单位的各项工作，特制定本制度。本制度旨在明确档案管理的职责、流程与要求，适用于单位内所有部门及全体员工在公务活动中形成的各类档案的管理。

一、总则

（一）管理宗旨

档案管理工作遵循统一领导、分级负责、科学管理、安全保密、依法利用的原则，确保档案从形成、积累、整理、归档到保管、利用、鉴定、销毁的全过程得到有效控制。

（二）适用范围

本制度适用于单位内部所有部门在各项工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

（三）管理体制

单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。设立档案管理部门（或指定专人），负责统筹、协调、指导和监督单位各项档案管理工作。各部门应指定兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理、预归档，并定期向档案管理部门移交。

二、档案的收集与归档

（一）归档范围

各部门在工作中形成的，反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对单位工作、历史研究和社会发展具有参考价值的文件材料，均属归档范围。主要包括：

1.单位设立、变更、发展过程中的各类审批文件、登记证照、章程、协议等；

2.单位重要会议的记录、纪要、决议等；

3.单位发布的各类正式文件、工作计划、总结、报告等；

4.各项业务工作中形成的调查材料、方案、合同、协议、统计报表等；

5.财务、人事、审计、基建等专项工作形成的专业档案；

6.获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物的文字及影像记录；

7.与单位相关的重要外部文件、信函等；

8.其他具有保存价值的文件材料。

（二）归档要求

1.材料完整：归档的文件材料应齐全、完整，每份文件的正件、附件、印件、定稿等应收集齐全。

2.手续完备：归档的文件材料应办理完毕相应的审批手续，签署完备。

3.质量规范：文件材料应字迹清楚、图样清晰、签章手续完备，符合形成材料的技术要求。手写材料应使用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用易褪色的书写工具。

4.电子归档：对于电子文件，应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并按照相关技术标准进行整理、存储和备份。

（三）归档时间

1.日常办公文件材料，一般应在办理完毕后的次季度内整理归档。

2.年度工作总结、计划、统计报表等，应在次年第一季度内归档。

3.专项工作（如大型会议、重点项目）形成的文件材料，应在工作结束后一个月内归档。

4.基建项目档案，应在项目竣工验收后三个月内归档。

5.会计档案，应按照《会计档案管理办法》的规定，在会计年度终了后，由会计部门整理装订成册，暂管一定期限后向档案管理部门移交。

三、档案的整理与保管

（一）档案整理

1.分类：档案整理应按照档案形成的规律和特点，结合单位实际情况，采用适当的分类方法（如年度-机构-问题分类法或年度-问题-机构分类法等）进行分类。

2.组卷：将同一类别的文件材料，按照其形成的时间顺序或逻辑关系，组成案卷。案卷内文件应排列有序，并编写页号。

3.编目：为每一卷档案编制卷内目录和案卷目录，明确案卷题名、起止日期、页数、保管期限等信息。档案目录应便于检索。

4.装订：案卷应采用规范的装订方式，做到整齐、牢固，便于翻阅。

（二）档案保管

1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“七防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.排架管理：档案应按照分类方案和案卷顺序号进行系统排架，便于管理和查找。可采用柜式、箱式等不同存放方式。

3.定期检查：档案管理部门应定期对库存档案进行清点和检查，发现问题及时处理，确保档案完好无损。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。

4.保密管理：严格执行保密制度，对涉密档案应单独存放，并采取更为严格的保密措施，控制接触范围。

（三）档案库房管理

非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员进入库房应履行相应手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。保持库房内整洁卫生。

四、档案的利用与保密

（一）档案利用

1.利用范围：单位内部人员因工作需要，可以查阅本部门形成的档案。查阅非本部门或重要档案，须经相关领导批准。

2.利用手续：查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅人、查阅日期等信息。查阅涉密档案须经单位分管领导批准。

3.利用要求：查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。不得擅自复制、拍摄、摘录涉密档案内容。