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采购申请审批单功能填写模板

一、适用场景与业务背景

行政部门采购办公文具、清洁用品等日常物资；

业务部门采购项目执行所需的原材料、样品或第三方服务；

研发部门采购实验设备、软件工具或技术资料；

各部门因新增人员、职能拓展导致的设备或物资采购需求。

二、填写流程与操作指引

第一步：明确采购需求与必要性

申请人需与部门负责人沟通确认采购需求，保证采购内容为工作必需，避免重复采购或闲置浪费。

对于常规物资（如办公用纸），需核对现有库存，避免过量采购；对于专用设备或大额采购，需简要说明使用场景及预期效益。

第二步：填写基础申请信息

在模板“基础信息”部分完整填写申请编号（由行政部门统一分配）、申请部门、申请人姓名、联系方式及申请日期。

选择采购类型（如“日常物资”“固定资产”“服务外包”等），勾选对应的紧急程度（“普通”“紧急”“特急”），紧急采购需注明原因（如“项目急需”“突发故障处理”等）。

第三步：详细填写采购明细

在“采购明细表”中逐行列出需采购的物品/服务名称，明确规格型号、品牌（如无特定要求可填“不限”）、单位、数量及主要用途。

单品预算需合理预估，总价=单价×数量，所有物品预算合计为本次采购总预算。

若涉及服务类采购（如设计、维修），需简要描述服务内容、服务周期及验收标准。

第四步：确认预算与资金来源

根据部门年度预算计划，填写本次采购对应的预算科目（如“办公经费”“研发费用”“项目专项”等），保证预算额度充足。

若为跨部门共享物资或新增预算，需提前与财务部门沟通，附上预算审批说明（如有）。

第五步：必要附件材料

根据采购类型补充附件：常规物资可无需附件；固定资产采购需提供设备参数表、3家以上供应商报价单（紧急采购可提供1-2家）；服务类采购需提供需求说明书、服务方案等。

附件需命名清晰（如“XX设备报价单-2024XX月XX日”），与申请单一并提交。

第六步：提交审批并跟踪流程

申请人确认信息无误后，通过内部审批系统或纸质版提交至部门负责人审批。

部门负责人审核需求合理性及预算匹配性后，流转至财务部门审核预算合规性，最终提交至对应权限领导（如部门总监、分管副总）审批。

申请人可通过审批系统跟踪审批进度，审批完成后，将审批单提交至采购部门执行采购。

三、采购申请审批单模板

采购申请审批单

基础信息

内容

申请编号

（由行政部门填写）

申请部门

申请人

*

联系方式

（内部分机号/企业）

申请日期

年月日

采购类型□日常物资□固定资产□服务外包□其他______

紧急程度□普通□紧急□特急

紧急原因

（特急/紧急需填写，如“项目XX阶段急需”）

采购明细表

序号

物品/服务名称

——

————–

1

2

…

…

合计金额（大写）

仟佰拾万仟佰拾元角分

合计金额（小写）

￥______________元

预算信息

预算科目

□办公经费□研发费用□项目专项□其他______

预算余额

元（可附预算审批页截图或编号）

审批流程

审批人

审批意见

签字

日期

部门负责人审批

*

年月日

财务部门审核

*

年月日

分管领导审批

*

年月日

采购部门确认

*

年月日

备注说明

（可填写特殊要求，如“需环保认证”“到货时间要求”等）

四、填写规范与常见问题提示

信息完整性：所有带“*”及下划线字段为必填项，不得遗漏；采购明细需逐项填写，不得合并填写（如“一批办公用品”），保证审批人清晰知晓采购内容。

预算准确性：单价需参考市场行情或历史采购数据，虚报、漏报可能导致审批驳回；总预算需与预算科目余额匹配，超预算需提前走预算调整流程。

附件规范性：报价单需加盖供应商公章（纸质版）或清晰扫描件（电子版），关键参数（如设备功率、服务周期）需突出标注；附件大小控制在10MB以内，避免系统卡顿。

审批时效性：普通采购需提前3个工作日提交，紧急采购需提前1个工作日并注明原因，特急采购可同步通过电话/企业告知审批人，但需在24小时内补全书面申请。

常见问题规避：

避免填写模糊需求（如“一批电脑”），需明确品牌、型号（如“联想ThinkPadT14，i5处理器，16G内存”）；

服务类采购需明确验收标准（如“设计方案需通过3轮修改，最终交付PDF+源文件”）；

严禁拆分采购（如将超预算采购拆分为多个低预算单次采购）以规避审批流程。