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工程项目会议管理制度

一、总则

为规范工程项目管理过程中的会议行为，提高会议效率，确保信息传递准确、决策及时有效，保障项目各项工作有序推进，特制定本制度。本制度适用于公司所有在建工程项目的各类会议管理，项目各参与方均应严格遵守。

会议管理应遵循高效、务实、精简、规范的原则，旨在通过有效的会议沟通与决策，解决项目实施过程中的问题，协调各方资源，明确工作责任，促进项目目标的顺利实现。

二、会议组织与职责

（一）会议召集

1.各类会议均需有明确的召集部门或召集人。项目例会通常由项目经理或其授权的项目副经理召集；专题会议由相关业务负责人根据工作需要提议并召集；临时会议由项目经理根据紧急情况决定召集。

2.召集人负责确定会议议题、参会人员范围、会议时间及地点，并提前将会议通知（含议题、议程、相关背景资料）送达参会人员。

（二）会议主持

1.会议一般由召集人主持，或由召集人指定具备相应权限和经验的人员主持。

2.主持人负责掌控会议节奏，引导议题讨论，确保参会人员充分发表意见，集中焦点，避免跑题，推动形成决议，并按时结束会议。

（三）参会人员

1.参会人员应按时出席会议，因故不能出席者，需提前向会议召集人或主持人请假，并根据需要安排合适的授权代表参加，授权代表应能承担相应的意见表达和决策职责。

2.参会人员应提前熟悉会议议题及相关资料，会上积极发言，充分发表建设性意见，遵守会议纪律。

（四）会议记录

1.每次会议均需指定专人负责记录，会议记录人应客观、准确、完整地记录会议讨论的主要内容、关键观点、形成的决议、待办事项、责任人及完成时限。

2.会议记录应在会议结束后尽快整理完毕，经会议主持人审核确认后分发至相关参会人员及需要知晓的部门或人员。

三、会议类型与要求

（一）项目启动会议

1.目的：明确项目目标、范围、组织架构、职责分工、总体计划及各相关方期望。

2.时机：项目正式启动初期，通常在合同签订后、主要资源投入前召开。

3.参会人员：项目经理、项目核心团队成员、主要分包商代表、业主代表（如需要）、设计单位代表（如需要）及其他关键干系人。

4.主要内容：项目背景介绍、目标解读、范围界定、组织及职责宣布、总体进度计划、风险初步识别、资源配置说明、沟通协调机制建立等。

（二）项目例会

1.目的：定期回顾项目进展，检查计划执行情况，协调解决项目实施过程中出现的问题，安排后续工作。

2.频率：根据项目规模和进展阶段确定，通常可分为周例会、月例会。对于关键施工阶段或问题较多时期，可适当增加频次。

3.参会人员：项目经理、项目各职能部门负责人（如工程、技术、质量、安全、物资、商务等）、施工班组代表、相关分包商代表。必要时邀请业主、监理、设计单位代表参加。

4.主要内容：

*上次会议决议事项的落实情况；

*项目进度、质量、安全、成本等方面的当前状况汇报；

*存在的问题及需要协调解决的事项；

*下一阶段工作计划安排；

*其他需要通报和讨论的事项。

（三）专题会议

1.目的：针对项目实施过程中某个特定议题（如技术方案、质量问题、安全隐患、合同纠纷、资源调配等）进行深入研讨、分析并形成解决方案。

2.时机：当出现需要专题研究解决的特定问题时，由相关负责人提议召开。

3.参会人员：根据议题内容确定，通常包括与议题相关的技术专家、部门负责人、具体执行人员及其他相关方代表。

4.主要内容：聚焦特定议题，进行资料分享、问题分析、方案论证、决策制定或达成共识。

（四）方案评审会议

1.目的：对项目重要的技术方案、施工组织设计、专项施工方案、重大变更方案等进行评审，确保其技术可行性、安全性、经济性和合规性。

2.时机：相关方案编制完成后，正式实施前。

3.参会人员：项目经理、技术负责人、相关专业工程师、质量安全负责人、外部专家（如需要）、业主及监理单位代表（如需要）。

4.主要内容：方案编制人进行方案介绍，评审人员对方案的各项内容进行质询和评议，提出修改意见和建议，形成评审结论。

（五）项目总结会议

1.目的：项目阶段性完成或整体竣工后，对项目实施过程进行全面回顾、总结经验教训、评估目标达成情况。

2.时机：项目阶段性里程碑完成后，或项目整体竣工验收后。

3.参会人员：项目经理、项目全体团队成员、相关分包商代表、业主代表（如需要）、公司相关管理部门代表。

4.主要内容：项目目标完成情况回顾、主要工作成果展示、经验教训总结、问题分析与改进建议、团队及个人表现评价、资料归档情况等。

四、会议流程管理

（一）会前准备

1.议题征集与确认：召集人应提前向相关人员征集会议议题，并对议题进行梳理、筛选和确认，明确会议的核心内容。

2.资