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2026年口碑服务公司调研设备采购管理制度

第一章总则

第一条为规范公司调研设备采购管理工作，保障调研业务顺利开展，确保采购的调研设备质量可靠、性能适配、性价比最优，有效控制采购成本，防范采购风险，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国产品质量法》等相关法律法规及公司内部管理规范，结合公司口碑服务调研业务特点和实际经营情况，制定本制度。

第二条本制度所称调研设备，是指公司开展口碑调研、市场调研、客户需求调研等业务所需的各类专业设备及辅助工具，主要包括数据采集类（如问卷采集终端、访谈录音设备、影像拍摄设备等）、数据处理类（如高性能分析电脑、数据存储设备等）、现场调研类（如便携式打印机、移动电源、调研专用支架等）、检测校准类（如设备精度校准工具、数据校验设备等）等。

第三条本制度适用于公司调研设备的采购需求提报、采购计划编制、采购实施、供应商管理、验收入库、合同管理、付款结算及相关监督管理等全流程活动，覆盖公司各调研业务部门、各业务站点及所有参与调研设备采购工作的人员。

第四条调研设备采购管理遵循“需求导向、质量优先、公开透明、合规高效、全程追溯”的原则，在保障调研业务需求的前提下，实现采购工作的规范化、精细化管理。

第五条公司建立“统一归口、分级负责、分工协作”的调研设备采购管理机制，明确各部门管理职责，确保采购各环节无缝衔接、责任落实到人。

第二章管理职责

第六条公司管理层主要职责：审批调研设备年度采购预算和重大调研设备采购项目；协调解决采购管理过程中的重大争议和问题；审批采购管理相关的重要事项及特殊采购申请；监督采购管理制度的执行情况。

第七条采购部门是调研设备采购的归口管理部门，主要职责包括：

（一）牵头制定和修订调研设备采购管理制度及相关操作规范；

（二）统筹编制调研设备年度采购预算和月度采购计划，报管理层审批后组织实施；

（三）负责调研设备采购的组织实施工作，包括供应商调研、比价询价、招标组织、采购合同洽谈与签订等；

（四）建立和维护供应商管理体系，开展供应商资质审核、评估与动态管理；

（五）牵头组织调研设备的验收工作，协调解决验收过程中发现的问题；

（六）负责采购合同的归档管理及采购款项支付的初审工作；

（七）建立调研设备采购管理台账，完整记录采购全流程信息，确保管理过程可追溯；

（八）组织开展采购相关培训，提升采购人员及相关业务人员的规范操作意识和风险防控意识。

第八条调研业务部门（含各业务站点）主要职责包括：

（一）根据调研业务发展规划和实际工作需求，准确、及时提报调研设备采购申请，明确设备名称、规格型号、技术参数、数量、使用时限、质量要求等核心需求信息；

（二）参与供应商调研、招标文件编制及采购合同洽谈工作，提供专业技术支持；

（三）作为主要验收方，参与调研设备的验收工作，核对设备技术参数、性能指标是否符合业务需求；

（四）负责采购设备到货后的领用、使用及日常维护管理，及时反馈设备使用过程中出现的质量问题；

（五）配合采购部门开展供应商评估及采购流程优化工作。

第九条财务部门主要职责包括：

（一）负责审核调研设备年度采购预算和月度采购计划的合理性及资金保障情况；

（二）负责采购合同款项支付的审核与结算工作，严格按照合同约定及验收合格证明办理付款手续；

（三）对采购资金的使用情况进行监督，确保资金使用合规、高效；

（四）参与重大调研设备采购项目的经济性评审，提供财务专业意见。

第十条监督部门主要职责包括：

（一）对调研设备采购全流程的合规性、公正性进行监督，检查采购活动是否符合法律法规及本制度要求；

（二）受理采购过程中的投诉与举报，组织调查核实并提出处理意见；

（三）监督采购合同的履行情况及验收工作的规范性，对违规操作行为提出整改要求；

（四）定期开展采购专项监督检查，发现管理漏洞并提出改进建议。

第十一条采购人员及相关参与人员主要职责：严格遵守本制度及相关法律法规要求，秉持客观公正原则开展采购工作；保守采购过程中的商业秘密，包括供应商信息、报价信息、合同条款等；及时反馈采购过程中发现的问题，主动配合相关部门开展工作。

第三章采购需求与计划管理

第十二条调研设备采购实行“需求导向、计划先行”的管理模式，所有采购活动均需纳入年度采购预算或经审批的专项采购计划，严禁无计划、无预算采购。

第十三条采购需求提报：各调研业务部门根据业务开展需要，提前梳理采购需求，填写《调研设备采购需求申请表》，详细列明设备名称、规格型号、技术参数、数量、使用场景、质量标准、交付时限、预算金额及需求理由等信息，经部门负责人审核签字后，于每月28日前报送采购部门。对于突发应急调研任务所需的设备，可提报紧急采购需求申请，注明紧急程度及使用时限，经部门负责人签字后优先报送审批