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跨部门协作流程与标准手册

一、适用协作场景

本手册适用于公司内部需多部门协同完成的各类工作场景，包括但不限于：

重大项目推进：如新产品研发上市、市场大型活动策划、重要客户项目交付等，需跨部门整合资源、分工协作；

问题联合解决：如客户投诉处理、流程卡点疏通、突发风险应对等，需多部门联合分析原因、制定解决方案；

资源协同整合：如共享资源调配（如设备、人力、预算）、跨部门业务支持（如技术部门配合销售部门交付解决方案）等；

流程优化与标准制定：如跨部门业务流程梳理、协同制度完善等，需各部门共同参与方案设计与落地执行。

二、协作全流程操作指南

（一）协作需求发起与提报

责任主体：需求发起部门（如项目组、业务部门等）

操作步骤：

明确协作目标：清晰定义本次协作需达成的具体成果（如“完成XX产品Q3上市推广方案”“解决XX客户因物流延迟导致的投诉”），保证目标可量化、可验收。

梳理协作需求：列出需其他部门配合的具体事项，包括所需资源（人力、预算、数据等）、时间节点、交付标准等。例如：“市场部需提供产品宣传素材（要求含3支短视频、10篇图文），需在6月15日前完成；技术部需配合完成产品演示环境搭建，要求6月20日前上线”。

填写《跨部门协作申请表》（见第三部分表1）：完整填写协作名称、目标、涉及部门、需求明细、时间要求、负责人等信息，经本部门负责人审批后，提交至统筹管理部门（如项目管理办公室、运营中心）。

输出物：《跨部门协作申请表》（部门负责人签字版）

（二）需求评估与资源匹配

责任主体：统筹管理部门、需求涉及部门

操作步骤：

统筹管理部门收到申请后，1个工作日内组织相关部门负责人召开需求评估会（或线上沟通）。

各参与部门基于自身工作负荷、资源现状，评估配合可行性：

若资源充足，明确初步配合意向及时间节点；

若资源冲突，提出替代方案（如调整时间、协调外部资源）或需上级协调事项。

统筹管理部门汇总评估结果，形成《协作需求评估反馈表》，明确是否启动协作、各部门分工及关键时间节点，反馈给需求发起部门。

输出物：《协作需求评估反馈表》

（三）协作方案制定与确认

责任主体：需求发起部门、各参与部门

操作步骤：

需求发起部门牵头组织协作启动会（线上/线下），明确协作目标、整体计划、各部门职责分工、沟通机制（如例会频次、对接人）、风险预案等。

各参与部门根据启动会共识，细化本部门执行方案（含具体任务、负责人、时间节点、交付物），反馈至需求发起部门。

需求发起部门汇总各部门方案，形成《跨部门协作方案》，经所有参与部门负责人签字确认后，提交统筹管理部门备案。

输出物：《跨部门协作方案》（各部门负责人签字版）

（四）执行推进与进度跟踪

责任主体：需求发起部门（主责）、各参与部门、统筹管理部门

操作步骤：

日常执行：各部门按协作方案推进工作，指定专人作为协作对接人（如经理、主管），负责日常沟通与问题反馈。

进度跟踪：

需求发起部门每周更新《跨部门协作进度跟踪表》（见第三部分表2），同步各任务完成情况、滞后风险及应对措施；

若出现进度滞后（如延误超过2个工作日），对接人需及时向需求发起部门及统筹管理部门反馈，共同分析原因（如资源不足、需求变更），制定解决措施。

例会沟通：每周/每两周召开协作推进会（30分钟内），由需求发起部门主持，各部门简要汇报进展、提出需协调事项，形成《会议纪要》分发执行。

输出物：《跨部门协作进度跟踪表》《会议纪要》

（五）成果交付与验收

责任主体：成果交付部门、需求发起部门、相关验收部门

操作步骤：

成果交付部门按协作方案要求，在约定时间节点内提交成果物（如方案、报告、产品原型等），并附《成果交付清单》（注明交付物名称、数量、规格等）。

需求发起部门组织验收部门（如使用部门、业务部门）依据《协作方案》中的验收标准进行审核：

若验收通过，各方在《跨部门协作成果确认表》（见第三部分表3）签字确认；

若验收不通过，交付部门需在3个工作日内完成整改，重新提交验收。

验收通过后，需求发起部门将成果物及相关资料提交至统筹管理部门归档。

输出物：《成果交付清单》《跨部门协作成果确认表》

（六）复盘与经验沉淀

责任主体：所有参与部门、统筹管理部门

操作步骤：

协作完成后5个工作日内，需求发起部门组织复盘会，总结本次协作中的成功经验（如沟通顺畅、分工明确）、存在问题（如响应延迟、职责不清）及改进建议。

各部门填写《协作复盘反馈表》，反馈至统筹管理部门。

统筹管理部门汇总复盘结果，形成《跨部门协作复盘报告》，更新至公司协作知识库，供后续协作参考。

输出物：《协作复盘反馈表》《跨部门协作复盘报告》

三、协作过程常用工具表单

表1：跨部门协作申请表

协作名称

协作目标（简述）

发起部门

负责人（*经理）

参与部门

①②③

协作时间

计划开始时间：______年